V software jsou již při prvním otevření přednastaveny Typy dokladů v rámci jednotlivých modulů. Pro lepší přehlednost při převodu neuhrazených pohledávek/závazků doporučujeme vytvořit si nové typy dokladů v modulech Prodej, Nákup, Ostatní pohledávky a Ostatní závazky, vše s odpovídajícími analytickými účty.
Nové typy dokladů umožní i přiřazení nových dokladových řad tak, aby interní čísla zadávaných dokladů odpovídala původním. Pokud doklady zadáváme ručně, musíme ale ve Firma – Nastavení – Ostatní – dočasně zaškrtnout volbu „Umožnit manuální přepsání interních čísel dokladů“, abychom doklad dokázali zaevidovat pod jeho původním číslem. Pokud doklady importujeme pomocí Excelu, jsou povinnými hodnotami „Interní číslo“ a „Typ dokladu“.
Do typu dokladu pro neuhrazené závazky si můžeme přiřadit i bankovní účet firmy, ze kterého bude závazek hrazen – usnadníme si následnou práci spojenou s vytvářením příkazů k úhradě.
Příklad pro podvojné účetnictví:
Firma na software ABRA Flexi přechází od 01.01.2021. Ke konci předchozího účetního období má firma evidovány neuhrazené pohledávky/závazky z roku 2018, 2019 a 2020. Pro zadání neuhrazených vydaných faktur vytvoříme tedy v modulu Prodej – Typy dokladů – Typy vydaných faktur a prodejek nový typ dokladu s názvem např. „VF do 31.12.20 neuhrazené“ a tento typ dokladu použijeme pouze pro evidenci neuhrazených nebo částečně uhrazených vydaných faktur vystavených do 31.12.2020. Počet takto nově vytvořených typů dokladů se řídí počtem primárních analytických účtů pohledávek/závazků použitých podle účtování v předchozím software. Do typu dokladu je vhodné zadat i předpis zaúčtování s analytickým účtem 395xxx, přes který bude kompletní účetní přechod proveden. K typu dokladu „VF do 31.12.20 neuhrazené“ přiřadíme nově nadefinovanou dokladovou řadu (Prodej – Dokladové řady).
Pro daňovou evidenci:
V daňové evidenci neexistují účty – jsou nahrazeny předpisy zaúčtování s vazbou na příslušný § Zákona o dani z příjmu nebo a s odkazem na daňovou neuznatelnost příjmů a výdajů. Proto se zpravidla předpis zaúčtování nezadává přímo do typu dokladu (pokud není jednotný), ale až do hlavičky jednotlivých dokladů nebo do jejich položek.