ABRA Flexi umožňuje pokročilú správu používateľov. Okrem bežného používateľa, ktorý spracováva účtovnú agendu, je možné so systémom pracovať v obmedzenom režime napr. len na čítanie alebo ako programátor cez rozhranie REST-API. Ako ľahko teda pridať používateľa a nastaviť správne jeho rolu?
Úprava cez klientskú (desktopovú) aplikáciu
Prístup do správy používateľov cez klientskú aplikáciu umožňuje vykonávať úpravy v nastavení používateľov pre danú firmu (účtovnú jednotku).
Zoznam používateľov
Zoznam používateľov nájdete v menu Nástroje – Osoby a používatelia. Po kliknutí na túto evidenciu sa otvorí zoznam všetkých používateľov, ktorí sú v danej firme (účtovnej jednotke) evidovaní. V zozname môžete ako hlavný administrátor vykonávať zmeny a definovať oprávnenia používateľom.
Ako založiť nového používateľa?
Pokiaľ potrebujete umožniť prístup novému používateľovi, najskôr ho zadajte do zoznamu používateľov v menu Nástroje – Osoby a používatelia a otvorte nový záznam tlačidlom Nový. Každému používateľovi vyplňte prihlasovacie meno a heslo. Vyberte rolu, ktorá bude definovať, do akých evidencií bude mať používateľ prístup a aké úkony bude môcť robiť.
Poslednú vec, ktorú je potrebné vyplniť, je typ používateľa. V ABRA Flexi sú tri rozdielne typy používateľov (Normálny, REST-API a Len na čítanie). Pre používateľa typu Normálny a REST-API je potrebné mať zakúpený daný prístup. Používatelia Len na čítanie sú zdarma v neobmedzenom množstve.
Normálny používateľ (čerpá platený prístup)
Používateľ typu Normálny je bežný používateľ ABRA Flexi, ktorého zásadnou vlastnosťou je, že má právo zapisovať a vykonávať zmeny. Môže sa prihlásiť do desktopovej aplikácie i do webového rozhrania. Každý používateľ typu Normálny spotrebováva jeden zakúpený prístup z licencie.
Pozn.: Hlavný administrátor licencie
V každej licencii musí byť založený hlavný administrátor, automaticky je to vždy prvý založený používateľ pri aktivácii licencie. Tento používateľ má okrem typu NORMÁLNY a role ADMIN ešte aktívne všetky práva serveru ako i Právo zamykať doklady a Právo pridávať používateľov z inej firmy. Tieto práva potom umožňujú zakladať nové firmy, spravovať používateľské prístupy atď. V prípade, že je to žiadúce, nezabudnite i na tieto dôležité práva serveru.
Používateľ REST-API (čerpá platený API prístup)
Jedná sa o špeciálneho (virtuálneho) používateľa, ktorý využíva prístup cezí REST-API rozhranie. Tento používateľ sa nemôže prihlásiť do desktopovej aplikácie ani do webového rozhrania. Súži pre autentizáciu dátových prenosov na pozadí aplikácie, napr. práve pri napojení Flexi na externý systém (e-shop, CRM, interný systém a tak podobne.) Jeho cena je i z toho dôvodu oproti používateľovi typu Normálny nižšia.
V praxi sa stretávame s tým, že programátori pao takéhoto používateľa volia príznačné používateľské meno, pri napojení e-shopu napr. jednoducho „eshop“. Typ používateľa nastavte na REST-API. Vyplnením poľa Rola používateľa obmedzíte používateľovi prístup do evidencie v ABRA Flexi.
Používateľ Len na čítanie (nečerpá platený prístup, je bezplatný)
Používateľ typu Len na čítanie umožňuje prístup do ABRA Flexi ako cez desktopovú aplikáciu, tak cez webové rozhranie. Avšak ako jeho názov napovedá, môže takýto používateľ len čítať. Nesmie zapisovať žiadne dáta. Takýchto používateľov môžete mať zadaných v ABRA Flexi neobmedzené množstvo. Žiadnu licenciu nespotrebováva. Typ používateľa Len na čítanie sa hodí napríklad pre konateľa, ktorý potrebuje mať prehľad o tom, ako sa jeho firme darí, ale nepotrebuje zapisovať do účtovníctva . Typ používateľa tak nastavte na Len na čítanie a rolu používateľa Len na čítanie.
Pridanie používateľa z inej firmy
Ak potrebujete novo založeného používateľa pridať do ďalšej firmy, ktorú účtujete v ABRA Flexi, stačí sa prihlásiť do príslušnej firmy, do ktorej má mať zamestnanec prístup. Opäť zvolíte modul Nástroje – Osoby a používatelia a kliknete na tlačidlo Pridať používateľa z iné firmy.
Zobrazí sa zoznam všetkých používateľov, ktorí majú prístup do vášho ABRA Flexi a vyberiete toho, ktorého chcete do aktuálne otvorenej firmy pridať. Ak mám mať používateľ prístup do všetkých založených firiem, stačí mu zaškrtnúť právo serveru Pristupovať do všetkých firiem.
Odobratie používateľa
V prípade, ak používateľ v ABRA Flexi aktívne pracoval, k jeho používateľskému menu vznikla väzba na záznamy v databáza a nie je ho tak možné odstrániť len označením jeho mena a tlačidlom Zmazať.
Takémuto používateľovi je potrebné nastaviť typ používateľa Len na čítanie a rolu používateľa ZABLOKOVANÝ: Neaktívny používateľ. Tým zaistíte, že sa do ABRA Flexi alebo vybranej firmy už nebude môcť prihlásiť. Následne je dobré takémuto používateľovi na záložke Správa obmedziť platnosť do jedného roka od ukončenia spolupráce, aby ste ho v nasledujúcom období už v zozname používateľov nevideli. Napr. pokiaľ obmedzíte používateľovi platnosť do roku 2020, v účtovnom období 2021 sa už v zozname používateľov nezobrazí. Blokovať používateľa naprieč všetkými firmami môžete i cez webové rozhranie viď nižšie.
Úprava cez webové rozhranie
Prístup do správy používateľov cez webové rozhranie umožňuje vykonávať úpravy naprieč všetkými založenými firmami a ponúka prehľadný súpis všetkých založených pouíivateľov a ich atribútov. Zvoľte typ používateľa (NORMÁLNY, LEN NA ČÍTANIE, REST-API) a alebo ho jednoducho zablokujte. Webové rozhranie vyvoláte zadaním adresy serveru, kde beží Vaše Flexi, do webového prehliadača. Adresu serveru nájdete (v prípade prevádzky v cloude) na Vašom zákazníckom odkaze (v aplikácii cez voľbu Nápoveda - Môj Flexi), u Vášho IT správcu a alebo opäť priamo v aplikácii pod voľbou Nápoveda - O aplikácii - Detaily o aplikácii - Adresa centrálneho serveru.
Na takúto úpravu je však potrebné disponovať plnými administrátorskými právami.
Najskôr zvoľte v pravom hornom rohu Vaše používateľské meno a následne položku Systémové nastavenie.
Potom sa už môžete pustiť do samotnej úpravy používateľských prístupov vo voľbe Používatelia:
Po zvolení daného používateľa, ktorého chcete upraviť, sa objaví editačný formulár:
