V tejto kapitole si ukážeme príklad, ako postupovať pri vystavení ponuky pre našich zákazníkov.
Pri výberovom konaní sa čas spracovania osobných údajov môže často líšiť. Zvyčajne to môže byť len niekoľko mesiacov, v niektorých prípadoch niekoľko rokov. Závisí to najmä od toho, či zákazník ponuku prijal alebo nie.
Ak ponuku neakceptujete, čas spracovania sa výrazne skráti, môže to byť len rádovo mesiacov. Samozrejme, ak údaje používate napr. na štatistiku, čas spracovania môže byť dlhší (musíte len zdôvodniť, prečo osobné údaje uchovávate - pravdepodobne budete musieť odstrániť osobné údaje ako email atď. a ponechať si napr. len mesto, PSČ atď.).
Ak je ponuka akceptovaná, čas spracovania osobných údajov je samozrejme podstatne dlhší, a to najmä preto, že na základe ponuky vznikajú v spoločnosti ďalšie účely (faktúry, ...), ktoré z definície umožňujú spracovanie týchto údajov. Napríklad v prípade faktúry v prípade platiteľa DPH je doba spracovania osobných údajov 10 rokov.
Nynie sa pozrieme na náš príklad vytvorenia definície účelu potrebného na vytvorenie citácie.
Najprv musíme vytvoriť definíciu účelu.
- Na záložke Vzhľad údajov vyplníme agendu Vydané ponuky a agendy E-mail, Adresa (mesto, názov firmy, PSČ, ulica).
- Platnosť začína "Automaticky od začiatku platnosti záznamu", t. j. účel sa vytvorí vždy, keď ponuka začne platiť.
- Platnosť účelu v prípade ponuky možno nastaviť napr. na 6 mesiacov. Ak robíme štatistické výstupy, neoprávňuje to nás na uchovávanie kontaktných údajov, ako je email - budete musieť vytvoriť ďalší účel na uchovávanie len potrebných údajov (meno, mesto, ...).
- Právny titul v prípade vystavenej ponuky je "Právny záujem".
- Doplnenie informácií, ako je Prístup k údajom, Postup po uplynutí platnosti atď., nie je povinné, ale odporúčame ich zahrnúť pre prípadné dokazovanie pred Úradom na ochranu údajov.
Účely možno následne sledovať v záznamoch GDPR -> Purposes. Podobne ako vo väčšine registrov Flexi, aj tu je možné použiť filtrovanie (podľa spoločnosti, definície účelu atď.).