Co jsou pravidla
Každé pravidlo obsahuje sadu podmínek na výskyt určitých hodnot v zadaných položkách bankovního pohybu a v případě, že jsou tyto podmínky splněny, obsahuje dále sadu položek a hodnot, které se na nalezeném záznamu mají doplnit. Typicky jsou to čísla účtů, ale i některé další položky.
Pravidla pro automatické zaúčtování si můžete:
definovat ručně sami
nebo si návrh na nová pravidla necháte systémem nabídnout automaticky na základě historie minulých již zaúčtovaných pohybů
Když máte pravidla nadefinovaná, funkce pak sama předloží všechny nezaúčtované a nespárované pohyby a navrhne na nich vyplnění položek podle těchto pravidel. Vy pak jen navržené změny potvrdíte nebo odmítnete.
Podívejme se na tuto funkci podrobněji:
Funkci Zaúčtování podle pravidel najdete skrze volbu Další funkce ve spodní části formuláře Banka.
Po použití této možnosti se otevře formulář, ve kterém můžete s nezaúčtovanými pohyby a pravidly pro zaúčtování pracovat. Pokud ještě nejsou žádná pravidla definována, bude seznam prázdný. Vám se nabízí dvě možnosti – Doporučená pravidla a Spravovat pravidla.
Doporučená pravidla
Použitím volby Doporučená pravidla Flexi vyhodnotí již existující zaúčtované nestornované účetní záznamy a navrhne pravidlo pro zaúčtování na základě opakujících se hodnot v těchto záznamech a je tedy možné u nich definovat pravidlo pro totožné zaúčtování. Takovým typickým bankovním pohybem je poplatek za vedení účtu, úrok či odměna za využívání služeb.
Shody se vyhodnocují takto:
shodný bankovní účet a částka, minimálně ve třech případech
shodný bankovní účet a popis, minimálně ve dvou případech
shodný textový popis, minimálně ve třech případech
shodný bankovní účet a variabilní symbol, minimálně ve čtyřech případech
shodná firma a textový popis, minimálně ve dvou případech
Ve všech možnostech se rozlišuje typ pohybu, tj. zvlášť příjmy a zvlášť výdaje. Výsledkem vyhodnocení existujících záznamů jsou návrhy na nová pravidla, které se zobrazí takto:
Tlačítkem Přidat jako nové se zobrazí formulář pro definici pravidla. Tu zde můžete upravit dle vlastních potřeb nebo ji ponecháte tak, jak ji Flexi doporučilo.
Pravidlo obsahuje kromě názvu dvě části definice. V horní části jsou podmínky pro aplikaci pravidla, které lze interaktivně upravit, přidat tlačítkem „+“ další nebo naopak zrušit. Ve spodní části je potom seznam položek, které se pro vyhovující bankovní pohyby mají nastavit.
Po použití tlačítka Uložit a zavření záložky s návrhy Flexi nabídne seznam nezaúčtovaných bankovních pohybů, které odpovídají právě vytvořenému pravidlu, pokud takové existují.
Tlačítkem Přijmout vše akceptujete navržené vyplnění položek a tím zaúčtujete vybrané doklady na základě aplikovaných pravidel.
Následně po potvrzení tlačítkem Ano budete informováni o zaúčtování vybraných bankovních dokladů.
Každý další stejný nezaúčtovaný bankovní pohyb Flexi při použití funkce Zaúčtování podle pravidel zobrazí a navrhne podle vytvořeného pravidla vyplnění položek pro zaúčtování.
Opět tlačítkem Přijmout vše Flexi zaúčtuje označené záznamy podle konkrétního pravidla.
Spravovat pravidla
Pomocí tlačítka Spravovat pravidla máte možnost upravit nebo smazat již uložená pravidla nebo přidávat ručně další. Zobrazí se seznam již existujících pravidel.
Pomocí tlačítka Nové pravidlo na konci seznamu zde můžete vytvořit ručně zcela nové pravidlo:
Jeho použitím se otevře formulář, ve kterém kromě názvu pravidla nastavíte podmínky pro určení opakujících se bankovních pohybů a vyberete z polí, které se mají aplikací pravidla nastavit a jejich hodnotu.
Po jeho uložení se nové pravidlo přiřadí do seznamu existujících pravidel a Flexi opět nabídne bankovní pohyby, které odpovídají podmínkám v něm, pokud takové existují. Navržené bankovní pohyby zpracujete stejným způsobem jako v předchozím případu.
Import z jiné firmy
Ve Správě pravidel máte možnost kromě vytvoření pravidel vlastních importovat již existující pravidla z jiných vámi zpracovávaných firem. K tomu slouží tlačítko Import z jiné firmy ve spodní části formuláře Správa pravidel. Po jeho použití se otevře nabídka firem, kde vyberete firmu, ze které budete importovat pravidlo. Po výběru firmy se zobrazí informace o pravidlech, které se v této firmě nachází a je možno je importovat. Samotný import zahájíte tlačítkem Importovat.
O provedení importu vás Flexi bude informovat.
Pravidlo se přiřadí do seznamu existujících pravidel ve Správě pravidel.
Import z doplňku
Pokud jste již dříve používali doplněk Automatické zaúčtování bankovních pohybů, je možné zde nadefinovaná pravidla importovat použitím tlačítka Import z doplňku ve formuláři Správa pravidel. Po jeho použití budou existující pravidla z doplňku převzata, Flexi o tom bude informovat.
Pravidlo se přiřadí do seznamu existujících pravidel.
