Každé pravidlo obsahuje sadu podmínek na výskyt určitých hodnot v zadaných položkách bankovního pohybu. Jsou-li podmínky splněny, pravidlo na nalezeném pohybu doplní zadané položky a hodnoty. Typicky jsou to čísla účtů, ale i některé další položky.

Pravidla pro automatické zaúčtování si můžete:

Funkci Zaúčtování podle pravidel najdete v agendě Banka v nabídce … (Další funkce) ve spodní liště seznamu.

Otevře se okno, ve kterém s nezaúčtovanými pohyby a pravidly pro zaúčtování pracujete. Pokud ještě nejsou definována žádná pravidla, okno je prázdné a nabízí dvě možnosti: Doporučená pravidla a Spravovat pravidla.

Volbou Doporučená pravidla Flexi vyhodnotí již existující zaúčtované nestornované účetní záznamy a na základě opakujících se hodnot v nich navrhne pravidla pro totožné zaúčtování. Typickým takovým bankovním pohybem je poplatek za vedení účtu, úrok či odměna za využívání služeb.

Shody se vyhodnocují takto:

Ve všech možnostech se rozlišuje typ pohybu, tj. zvlášť příjmy a zvlášť výdaje. Výsledkem vyhodnocení jsou návrhy nových pravidel. U každého návrhu vidíte Podmínky a položky, které Pravidlo nastaví.

Tlačítkem Přidat jako nové se zobrazí formulář Nové pravidlo. Doplňte Název pravidla a definici upravte podle vlastních potřeb, nebo ji ponechte tak, jak ji Flexi doporučilo.

Pravidlo má kromě názvu dvě části. V horní části Podmínky výběru jsou podmínky pro uplatnění pravidla, které můžete upravit, přidat další tlačítkem +, nebo naopak zrušit křížkem. Ve spodní části Nastavit následující hodnoty je seznam položek, které se vyhovujícím bankovním pohybům nastaví. Zaškrtnete-li Po uplatnění tohoto pravidla neaplikovat žádné další pravidlo, další pravidla se na pohyb již nepoužijí.

Po uložení tlačítkem Uložit a zavření návrhů Flexi nabídne seznam nezaúčtovaných bankovních pohybů, které odpovídají právě vytvořenému pravidlu, pokud takové existují. U každého pohybu vidíte Navrhované změny.

Tlačítkem Zaúčtovat vše přijmete navržené vyplnění položek a zaúčtujete vybrané doklady na základě uplatněných pravidel. Volbu potvrďte tlačítkem Ano.

Po zaúčtování návrhy zmizí. Každý další stejný nezaúčtovaný bankovní pohyb Flexi při použití funkce Zaúčtování podle pravidel zobrazí a podle vytvořeného pravidla navrhne vyplnění položek pro zaúčtování.

Tlačítkem Spravovat pravidla otevřete Správu pravidel, kde máte možnost upravit nebo smazat již uložená pravidla, nebo ručně přidávat další. Pravidla se použijí v pořadí, v jakém se zobrazují. Pořadí změníte přetažením pravidla za úchyt vlevo. Ikony pro úpravu (tužka) a smazání (koš) se zobrazí po najetí myší na pravidlo.

Odkazem Nové pravidlo pod seznamem vytvoříte ručně zcela nové pravidlo. Otevře se formulář, ve kterém kromě názvu pravidla nastavíte podmínky pro určení opakujících se bankovních pohybů a vyberete pole, která má pravidlo nastavit, a jejich hodnoty.

Po uložení se nové pravidlo zařadí do seznamu existujících pravidel a Flexi opět nabídne bankovní pohyby, které odpovídají jeho podmínkám, pokud takové existují. Navržené bankovní pohyby zpracujete stejným způsobem jako v předchozím případě.

Ve Správě pravidel můžete kromě vytvoření vlastních pravidel importovat již existující pravidla z jiných Vámi zpracovávaných firem. Slouží k tomu tlačítko Import z jiné firmy ve spodní části formuláře Správa pravidel. Po jeho použití se otevře nabídka firem, ve které vyberete firmu, ze které budete pravidla importovat. Po výběru firmy se zobrazí informace o pravidlech, která se v této firmě nachází a je možné je importovat. Samotný import zahájíte tlačítkem Importovat. O provedení importu Vás Flexi bude informovat a pravidlo se zařadí do seznamu existujících pravidel ve Správě pravidel.

Pokud jste již dříve používali doplněk Automatické zaúčtování bankovních pohybů, můžete v něm nadefinovaná pravidla importovat tlačítkem Import z doplňku ve formuláři Správa pravidel. Existující pravidla z doplňku se převezmou, Flexi Vás o tom bude informovat a pravidla se zařadí do seznamu existujících pravidel.

Je možné tímto způsobem nadefinovat pravidla pro platby zálohových faktur?

Pravidlo nadefinovat lze, ale funkce předkládá jen nezaúčtované a nespárované pohyby. Pokud máte k platbě napárovanou zálohovou fakturu, tento pohyb se k zaúčtování nenabídne.