V tomto článku naleznete návod, jak vytvořit soubor pro import z Excelu pro agendu Míst určení do desktopové aplikace. Pro obecné principy importů z Excelu doporučujeme nastudovat první kapitolu - Úvod. Importy z Excelu jsou dostupné od varianty Business.
Importem lze vkládat nové informace nebo hromadně měnit již existující záznamy.
Místa určení se obecně vážou na adresy firem (jde pouze o záložku samostatného modulu "adresy firem"), je tedy zapotřebí nejprve provést import adres firem.
V případě, že adresy firem již existují a Vy pouze potřebujete rozšířit záložku Míst určení adresy, je nutné zjistit zkratku dané firmy, aby Flexi vědělo, kam záznamy přiřadit.
Pokud vaše licence obsahuje importy adresáře, bude k dispozici v modulu Nástroje (Nástroje -> Import -> Import z Excelu -> Místa určení).
Import míst určení
Na úvod si popíšeme využití míst určení. Některé software potřebují pro každou adresu samostatný záznam. Nicméně pokud existují firmy, jako např. Alza.cz, které mají spoustu adres, může poté vzniknout celkem nepřehledný adresář firem. V ABRA Flexi máme pro tyto účely místa určení. V praxi budeme mít jednu hl. společnost Alza.cz a ostatní adresy této společnosti vložíme do míst určení. Detailní využití a použití míst určení naleznete v samostatném článku Místa určení.
Nyní se již přesuneme k importu konkrétního místa určení. Importovat budeme následující soubor: mista_urceni.xls
V importním souboru nalezneme následující sloupce:
Jelikož Excel obsahuje názvy sloupců, zaškrtneme při výběru sloupců možnost "Ignorovat první řádku (názvy sloupců)".
Upozornění: Pořadí sloupců vybraných pro import musí být přesně shodné s pořadím sloupců v Excelu.
Sloupec ve Flexi | Hodnota | Povinný |
Zkratka firmy | Zkratka firmy z Flexi | ANO |
Název | Text (255) | ANO |
Název - druhá řádka | Text (255) | NE |
Město | Text (255) | NE |
Ulice | Text (255) | NE |
PSČ | Text (255) | NE |
Mobil | Text (255) | NE |
Text (255) | NE | |
WWW | Text (255) | NE |
EAN | Text (255) | NE |
Fax | Text (255) | NE |
ID | Celé číslo | Jen v případě aktualizace |
Popis | Text | NE |
Poznámka | Text | NE |
Primární místo určení | Logická hodnota | NE |
Region | Text (20) | NE |
Stát | Zkratka z Flexi | NE |
Telefon | Text (255) | NE |
Veškeré vlastnosti evidence adresář naleznete na adrese:
https://demo.flexibee.eu/c/demo/misto-urceni/properties
Po vybrání příslušných sloupců stiskněte tlačítko "Ok" a zobrazí se tabulka s datovými typy daných sloupců a jejich vlastnostmi.
Po stisku tlačítka "OK" vyberte příslušný soubor k importu a znovu potvrďte souhlas s importem záznamů. Import nám hlásí nové záznamy tak případné aktualizace, které je možné provádět opakovaně pomocí ID.
Pokud by import neprošel a bylo by zapotřebí Excel upravit, mělo by se zobrazit okno s konkrétními chybami, příp. možnost odeslat hlášení o chybě na podporu Flexi.
Pokud import v pořádku projde, zobrazí se v adresáři pod záložkou Místa určení nové záznamy poboček dané firmy.
FAQ
Lze Místa určení hromadně aktualizovat?
Ano, aktualizace hromadně je možná skrze Webové rozhraní či importem v obou verzích aplikace. Pro aktualizaci je ale nutný nejprve export hodnot se sloupcem ID, díky kterému bude Flexi vědět, co aktualizovat.
Je možné místa určení vést jednotlivě?
Ano, nicméně by se museli vést jako samostatné firmy přímo v Adresáři partnerů - zde může nastat komplikace v unikátnosti zkratky firmy a po čase i v množství záznamů.