V této kapitole se podíváme na konkrétní příklad importu z Excelu do evidence adresář. Naplnění adresáře firem je jedním z kroků přechodu na Flexi. Pro správnou evidenci klientů a partnerů je adresář nedílnou součástí. Pro obecné principy importů z Excelu doporučujeme nastudovat první kapitolu - Úvod. Importy z Excelu jsou dostupné od varianty Business.
Pokud vaše licence obsahuje importy adresáře, bude k dispozici v modulu Nástroje (Nástroje -> Import -> Import z Excelu -> Adresy firem).
Upozornění: Před importem adresáře doporučujeme rozmyslet členění do skupin (nepovinné), je důležitým pomocníkem zejména pro účtování – firmy tak mohou být rozděleny v návaznosti na analytické účty dodavatelů nebo odběratelů.
Rovněž je nutno si promyslet, co od tohoto modulu očekáváte. Ve volbě "Adresy firem" je možné vyplnit řadu údajů. Jejich vyplnění právě závisí na tom, k čemu budete adresář využívat. Samozřejmě není nutné u odběratelů vyplňovat bankovní spojení apod. (tyto evidence mají vlastní import z Excelu - Kontakty, Bankovní spojení, apod.)
Adresy firem lze postupně doplňovat, opravovat, stejně tak jako můžete doplňovat a opravovat údaje zapsané na kartě jednotlivých firem.
Nyní se již přesuneme k importu konkrétního adresáře. Importovat budeme následující soubor: adresar.xlxs
Jelikož Excel obsahuje názvy sloupců, zaškrtneme při výběru sloupců možnost "Ignorovat první řádku (názvy sloupců)".
Upozornění: Pořadí sloupců vybraných pro import musí být přesně shodné s pořadím sloupců v Excelu.
Zkratka - Jedná se o jednoznační identifikátor záznamu adresáře. Hodí se například zkratka, podle které firmu jednoznačně poznáte. (povinný údaj)
Typ vztahu - jedním z povinně vyplňovaných údajů je pole "Typ vztahu" v hlavičce hlavního panelu, který umožňuje snadnější orientaci v seznamu firem. (povinný údaj)
Možné hodnoty jsou:
Odběr./Dodav. (
typVztahu.odberDodav)Odběratel (
typVztahu.odberatel)Dodavatel (
typVztahu.dodavatel)Výrobce (
typVztahu.vyrobce)Sociálka (
typVztahu.socialka)Zdravotka (
typVztahu.zdravotka)Finanční úřad (
typVztahu.financniUrad)Výrobna (
typVztahu.vyrobna)Všechno (
typVztahu.vsechno)
IČO - IČO firmy, nepovinné.
DIČ - DIČ firmy, nepovinné.
Plátce DPH - určuje zda je firma plátce DPH, možné hodnoty jsou PRAVDA nebo NEPRAVDA.
Název - název firmy, jedná se o jméno společnosti či osoby, pro delší názvy lze využít ještě doprovodné poloe Název - druhá řádka. (povinný údaj)
E-mail, telefon, Ulice, Město, PSČ - další doprovodné infromace o společnosti, nejsou povinné.
Veškeré vlastnosti evidence adresář naleznete na adrese:
https://demo.flexibee.eu/c/demo/adresar/properties
Po vybrání příslušných sloupců stiskněte tlačítko "Ok" a zobrazí se tabulka s datovými typy daných sloupců a jejich vlastnostmi.
Po stisku tlačítka "OK" vyberte příslušný soubor k importu a znovu potvrďte souhlas s importem záznamů. Import nám hlásí nové záznamy tak případné aktualizace, které je možné provádět opakovaně pomocí zkratky.
Pokud by import neprošel a bylo by zapotřebí Excel upravit, mělo by se zobrazit okno s konkrétními chybami, příp. možnost odeslat hlášení o chybě na podporu Flexi.
Pokud import v pořádku projde, zobrazí se v adresáři nové záznamy firem.