Od roku 2026 musí zaměstnavatelé evidovat o zaměstnancích rozšířený okruh údajů pro účely Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ).
Tento článek vás provede správným založením nové osoby v personalistice tak, aby byly všechny potřebné údaje vyplněny v souladu s požadavky JMHZ – a aby bylo možné bez problémů provést následnou registraci i podání hlášení.
Postup je rozdělen podle situace, zda zakládáte:
Cílem je minimalizovat budoucí opravy a zajistit, že data budou připravena správně už od okamžiku založení zaměstnance.
Zaměstnanec
Co bude potřeba udělat na začátku:
do systému bude třeba k zaměstnancům a pracovním poměrům doplnit nové položky, které se dosud neevidovaly
ke stávajících zaměstnancům a pracovním poměrům bude třeba naimportovat osobní identifikační čísla (OIČ) a ID pracovně-právních vztahů (IDPPV)
Personalistika - základní údaje
U zaměstnance - rezidenta vyplníte základní informace. Na snímcích obrazovek jsou vidět všechny údaje nezbytné pro řádné podávání JMH i REGZEC.
OIČ - osobní identifikační číslo
OIČ se přiděluje při prvním přihlášení fyzické osoby jako zaměstnance zaměstnavatelem do evidence zaměstnanců. Přidělené osobní identifikační číslo je zaměstnavatel povinen uvádět na všech podáních, která se zaměstnance týkají.
OIČ stávajícím zaměstnancům přiřadí ČSSZ hromadně. Zaměstnavatel bude mít možnost si stáhnout soubor (ve formátu pdf nebo csv) obsahující OIČ svých zaměstnanců od března 2026 prostřednictvím služby Seznam zaměstnanců na ePortálu ČSSZ
Personalistika - Adresa
Na záložce Adresa vyplňte adresu trvalou, pokud má zaměstnanec adresu kontaktní, pak vyplňte i tu, pokud je zaměstnancem cizinec, pak vyplňte záložku Pobyt v tuzemsku (trvalý je mimo). Ve všech případech je povinná ulice, číslo popisné, PSČ, město, stát. Kód adresy RUIAN je atribut nepovinný, tzn. že se nemusí vyplňovat, pokud jej zaměstnavatel nezná.
Kód adresy RUIAN naleznete přímo z ABRA Flexi. Použitím odkazu se prokliknete na webovou stránku, kde tento kód vyhledáte.
Použitím tlačítka Vyhledat se zobrazí informace o kódu adresního místa, který uvedete v ABRA Flexi.
Personalistika - JMHZ
Na záložce JMHZ vyplňte obecné údaje. Povinné je Nejvyšší dosažené vzdělání podle KKOV. Vyberte jednu z uvedených možností.
Dále je povinné i u rezidenta uvést Stát rezidentství. Uvedením státu rezidentství se podbarví pole pro Datum státu rezidentství od:, které ale není editovatelné. Vyplní se automaticky, datum se zapíše uložením a vytvořením nového nastavení.
Pokud má zaměstnanec v Prohlášení poplatníka uvedené vyživované děti, uvedete na záložce Děti tuto informaci.
Na detailu dítěte uveďte informaci, zda je Vámi vyživované či ne.
Tato informace bude použita při ročním zúčtování, poprvé podáváné za rok 2026, tedy počátkem roku 2027.
Stejně tak, pokud je v Prohlášení poplatníka uvedená osoba vyživující tytéž děti, vyplňte tuto informaci na záložce Osoby blízké.
Pole na záložkách Zahraniční osoba -obecné a Cizinci - pracovní oprávnění se zpřístupní pro cizince, který má stát občanství (záložka Ostatní) jiný, než - li Česká republika.
Pracovní poměr - počátek
Zde uvedete typ pracovního poměru a identifikátor zaměstnání ID PPV.
Stejně jako OIČ i ID PPV obdržíte od ČSSZ v průběhu měsíce března. Pro přidělení IP PPV platí to stejné jako u OIČ, tedy přiděluje se při prvním přihlášení fyzické osoby jako zaměstnance zaměstnavatelem do evidence zaměstnanců nebo ho stávajícím zaměstnancům přiřadí ČSSZ hromadně.
Pracovní poměr - Úvazek
Zde uvádíte pro JMHZ informaci o pracovním režimu zaměstnance. Práce probíhá převážně vyplňte pouze v případě, že se jedná o chráněný trh práce.
Pracovní poměr - Ukončení
Vyplňuje se při ukončení pracovního poměru. Pokud zaměstnanec do zaměstnání nenastoupil, použijte volbu Zaměstnanec nenastoupil.
U zahraničního zaměstnance, kterému bylo vydáno povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta nebo modrá karta je zaměstnavatel povinen oznámit, že tento zahraniční zaměstnanec nenastoupil do zaměstnání nejpozději do 45 kalendářních dnů.
Pracovní poměr - Vykonávaná pozice
Uvádí se zde informace jak pro REGZEC, tak pro JMH.
V první části jsou uvedené informace z pracovní smlouvy a jsou použité pro REGZEC.
Ve druhé části se pak uvádí údaje, které vstupují do JMH. Nejedná se o tytéž údaje jako jsou v pracovní smlouvě, ale o údaje, kde zaměstnanec reálně pracoval. Pokud se toto místo mění, je nutné zde zaznamenat změnu a vytvořit nové nastavení.
Obec výkonu práce pro JMH vstupuje do hlášení vždy údajem k 1. v měsíci. Pokud zaměstnanec během měsíce pracuje ve více obcích výkonu práce, stačí do nastavení uvést pouze to, které je platné k 1. v měsíci.
Obec výkonu práce (prac. smlouva) - kód, Obec výkonu práce - kód
Odkazem ve formuláři se prokliknete na webové stránky, kde konkrétní kód vyhledáte a zadáte do ABRA Flexi.
Zadejte název obce, pro kterou hledáte kód a vyhledejte.
Kód profese
Opět proklikem z formuláře otevřete webovou stránku.
V systematické části naleznete soubor XLS se seznamem kódů profesí. Vybraný kód zapíšete do ABRA Flexi.
Postavení v zaměstnání
Pro vyhledání kód pro postavení v zaměstnání postupujte obdobně jako v případě kódu profese.
Zahraniční zaměstnanec
Se zavedením jednotného měsíčního hlášení se mění i registrace zahraničních zaměstnanců. Budou registrováni podle nových podmínek a do jediného registru.
I u zahraničního zaměstnance vyplníte základní informace.
V případě, že zahraniční zaměstnanec při registraci nemá rodné číslo ani evidenční číslo pojištěnce EČP přiděleno, tento údaj se v rámci akce Registrace zaměstnance – nástup do zaměstnání nevyplňuje. Doporučuje se přiložit sken dokladu osvědčujícího totožnost pojištěnce. Například doklad o narození, doklad totožnosti, povolení k pobytu, cestovní doklad nebo obdobný doklad obsahující údaj o datu a místě narození.
nejprve odešlete přihlášku bez RČ i EČP,
vyčkejte na přidělení čísla,
teprve poté odešlete JMHZ.
Pole na záložkách JMHZ - Zahraniční osoba -obecné a JMHZ -Cizinci - pracovní oprávnění se zpřístupní pro cizince, který má stát občanství (záložka Ostatní) jiný, než - li Česká republika.
Vyplňte všechny potřebné údaje. Povinná jsou:
Typ dokladu - typ dokladu prokazujícího totožnost zaměstnance cizince.
Číslo dokladu - číslo dokladu prokazujícího totožnost zaměstnance.
Orgán, který vydal doklad v zahraničí - orgán, který vydal doklad prokazující totožnost zaměstnance v zahraničí.
Stát, který vydal doklad - stát, který vydal doklad prokazující totožnost zaměstnance.,
Volný přístup na trh práce - údaj, zda má cizinec volný přístup na trh práce v ČR.
Důvod pro volný přístup na trh práce - důvod, na jehož základě má cizinec volný přístup na trh práce.
Druh pracovního oprávnění - druh pracovního oprávnění, na jehož základě cizinec vykonává práci na území ČR.
ID pracovního oprávnění - jednoznačný identifikátor pracovního oprávnění, na jehož základě cizinec vykonává práci na území ČR.
Podléhá cizím právním předpisům - údaj, zda zaměstnanec podléhá právním předpisům sociálního zabezpečení jiného státu.
Pořízení dat importem
Doplnění údajů pro správné reportování v rámci JMHZ je možné provést importem do ABRA Flexi. Jsou připravené funkce jak pro export dat, tak pro jejich zpětný import.
Importy jsou rozdělené dle toho, zda pořizujete informace v personalistice nebo o pracovním poměru.
Pro import OIČ a ID PPV použijte volbu Import údajů JMHZ z ČSSZ (1.1.2026). Na e-Portálu ČSSZ stáhnete soubor, návod zde.
Stažený soubor bude ve formátu CSV. Uložte ho jako XLS. Takto přeuložený soubor snadno naimportujete do ABRA Flexi, nic není třeba nastavovat.
Užitečné odkazy
FAQ
Je nutné přihlásit do evidence zaměstnanců zaměstnance, kterým nevznikla účast na pojištění? Např. zaměstnance na dohodu o provedení práce s výdělkem do 12 000 Kč či dohodu o pracovní činnosti s výdělkem nepřevyšující 4 499 Kč?
Ano. V evidenci zaměstnanců podle zákona o JMHZ budou muset být nově evidováni i zaměstnanci, kteří dosud nebyli vedeni v registru pojištěnců ČSSZ, protože nebyli účastni nemocenského pojištění. Zákon o JMHZ nově definuje, kdo je zaměstnancem, a to bez ohledu na sjednaný nebo zúčtovaný příjem.
Jaké údaje bude zaměstnavatel dohlašovat za zaměstnance, kteří byli přihlášeni do registru pojištěnců ČSSZ prostřednictvím Oznámení o nástupu do zaměstnání?
Byl-li zaměstnanec veden v registru pojištěnců ČSSZ podle zákona o nemocenském pojištění v období od 1. ledna 2026 do 31. března 2026, je zaměstnavatel povinen dohlásit rozšířený set údajů týkajících se tohoto zaměstnance. Jde o údaje, které budou součástí nové evidence zaměstnanců, ale dosud nebyly evidovány ve stávající evidenci ČSSZ.
Seznam dohlašovaných údajů zde.
Lze podat měsíční hlášení v papírové podobě?
Nelze. Zaměstnavatelé mají 20 dní na podání, což je považováno za dostatečnou dobu i v případě technických obtíží.