V tomto článku se naučíme, jak zadat personální karty jednotlivým zaměstnancům a jak jim přednastavit údaje pro generování mezd.

Nastavení osoby a změna nastavení

Základní informace

Ostatní

Nezaopatřený partner

Adresa

Parametry mzdy

Štítky a poznámka

Přílohy

Pracovní poměr

Směny

Stálé mzdové složky

Děti

Nepřítomnost

Práce pro střediska

Srážky

Bankovní spojení

Časté dotazy

Na hlavičce karty zaměstnance je povinné vyplnit osobní číslo, které musí být unikátní. Samozřejmostí je také jméno a příjmení. Pokud máte nastavené skupiny osob, pak zde můžete přiřadit zaměstnance do konkrétní skupiny. Každý zaměstnanec může být jen v jedné skupině. Pokud máte více středisek, je nutné vybrat středisko, pod které zaměstnanec spadá. V poli Heslo můžete nastavit heslo pro výplatní pásku. Po nastavení hesla se budou ukazovat v tomto poli pouze tečky, nedá se tedy zjistit heslo zpětně, můžete ho pouze změnit.

V případě, kdy budete měnit nějaký údaj, je vhodné využívat tlačítko Přidej nastavení. Funguje to tak, že nejprve kliknete na toto tlačítko a vyplníte datum, od kdy budete změnu provádět (např. když se zaměstnanci narodí dítě a vy ho budete zadávat k uplatnění během roku). Uložíte a v tomto nastavení poté provedete změnu. Poté uvidíte v rolovacím seznamu v poli nastavení osoby obě období, např. rozdělené období podle uplatňování slevy na dítě.

Na záložce Zákl. informace je povinné vyplnit rodné číslo. To vyplňujeme bez lomítka a na základě rodného čísla se nám automaticky doplní i pohlaví a datum narození. Ostatní pole jsou nepovinná, můžete si evidovat jednotlivé kvalifikace a funkce apod.

Na záložce Ostatní vyplníme údaje o narození a občanství zaměstnance, popř. o důchodu, pokud nějaký pobírá. V takovém případě bychom zaškrtli druh důchodu a vyplnili datum, od kdy důchod pobírá v poli "Důchod od".

Pokud zaměstnanec uplatňuje slevu na nezaopatřeného partnera, je nutné nejprve zaškrtnout pole Nezaopatřený partner, čímž se vám zpřístupní ostatní pole. Pokud by byl tento partner i ZTP/P, je opět nejprve nutné zaškrtnout ZTP/P a poté můžeme vyplnit období.

Na záložce Trvalá vyplňujeme trvalou adresu zaměstnance.

Pokud se liší kontaktní adresa od trvalé, vyplníme ji na záložce Kontaktní adresa. Můžeme zde také nastavit další kontaktní údaje, jako je e-mail, mobil, fax nebo telefon.

U cizinců je zde možné nastavit adresu pro pobyt v tuzemsku.

Na záložce Základní údaje vyplňujeme údaje pro generování závazků a uplatňování slev. V poli Způsob platby nastavíme, zda budeme posílat peníze zaměstnanci na účet, složenkou nebo hotově. V poli Typ závazku zálohy a Typ závazku dobírky můžeme vybrat typy dokladů, které mají nést vygenerované závazky z mezd. Pokud máte tyto typy nastavené v nastavení firmy, nemusíte je zde vyplňovat.

Pokud má zaměstnanec podepsané růžové prohlášení, zaškrtneme také pole Podpis prohlášení k dani. Pozor! Slevu na poplatníka zaměstnanec dostane až ve chvíli, kdy zaškrtnete pole Sleva na poplatníka na další záložce Slevy na dani.

Zde vyplňujeme údaje o slevách na dani, které bude zaměstnanec uplatňovat. Pokud je zaměstnanec ZTP/P, pak zaškrtneme pole Držitel průkazu ZTP/P a vyplníme také číslo průkazu. Pakliže jsme na předchozí záložce Základní údaje zaškrtli Podpis prohlášení k dani, můžeme zde zaškrtnout pole Sleva na poplatníka. Můžeme nastavit i slevu na studenta či invaliditu a slevu na děti. Abychom mohli nastavit slevu na dítě, je nutné nejprve vyplnit údaje o tomto dítěti ve spodní záložce Děti. Poté můžeme vybrat děti v poli 1. dítě, 2. dítě a další děti pro odpočet. V těchto polích jsou zadané slevy podle pořadí dítěte, nevyplňujte proto slevu např. na 2. dítě, pokud neuplatňujete 1. dítě.

Záložku Sociální pojištění již nepoužíváme, jelikož důchodové spoření bylo zrušeno.

Na této záložce je nutné vyplnit z adresáře zdravotní pojišťovnu. Stačí ji vybrat přes tlačítko "lupy", většina zdravotních pojišťoven je zde přednastavena defaultně. Když klikneme na tlačítko Změnit, můžeme doplnit bankovní spojení, příp. je tento údaj možné vyplnit v menu Obchodní partneři - Adresy firem.

Pokud se má zaměstnanci účtovat doplatek do minima, můžeme toto nastavit v zaškrtávacím poli Zdravotní pojištění - doplatek do minimálního vyměřovacího základu. Následně můžeme ještě zvolit, že se má tento doplatek rozdělit mezi firmu a zaměstnance. V případě, že toto pole necháme nezaškrtnuté, bude doplatek hradit zaměstnanec celý sám. Pokud by se jednalo o zaměstnance na ZTP/P, např. v případě chráněných dílen, můžeme zaškrtnout taktéž pole Snížení vyměřovacího základu ZP.

Pokud je zaměstnanec cizinec a je pojištěný v jiném státu, vyplníme údaje na záložce Cizí pojištění.

V poli Štítky si můžeme nastavit přes tlačítko Vyber štítek pro rychlejší filtraci zaměstnanců, např. podle pracovního poměru apod. Do pole Poznámka poté můžeme vyplnit cokoli, co potřebujeme mít u zaměstnance zaevidované.

Do příloh můžeme nahrát např. pracovní smlouvu, mzdový výměr apod.

Na záložce Pracovní poměr klikneme na tlačítko Nový a založíme pracovní poměr zaměstnance. Pokud má zaměstnanec u jednoho zaměstnavatele např. HPP i DPP, je možné mít nastaveno pracovních poměrů více.

Na záložce Počátek nastavíme typ pracovního poměru výběrem z přednastavených poměrů. Charakteristiku jednotlivých poměrů můžete najít v přehledu pracovních poměrů.

Dále zvolíme, zda se jedná o hlavní pracovní poměr či zaměstnání malého rozsahu. Pokud u DPČ nezaškrtneme pole zaměstnání malého rozsahu, nebude brán zřetel na limit pro odvoz ZP a SP.

V poli Začátek poměru nastavíme, od kdy u nás zaměstnanec pracuje, tj. od kdy má platnou smlouvu. V poli Aktivní od vyplníme datum, od kdy u nás skutečně pracuje.

Důležité je také vyplnit pracovněprávní průměr pro první kvartál. Jedná se o tzv. pravděpodobný pracovněprávní průměr, který je nutné vyplnit pro případ, že by zaměstnanec byl na nepřítomnosti v prvním kvartálu, kdy se ještě PPP nemá z čeho vypočítat. V dalším kvartálu se průměr již vypočítá sám. Dovolenou stačí vyplnit v poli Dní dovolené ročně, na hodiny se přepočítá podle nastavení úvazku na další záložce po stisknutí tlačítka Enter.

Dole můžeme vyplnit opět typy interních dokladů, které se budou automaticky generovat z mezd. Pokud máme tyto typy nastavení v nastavení firmy, není třeba je vyplňovat i zde.

Na záložce Úvazek můžeme vyplnit údaje o pracovní době konkrétního zaměstnance. Nastavení se vyplňuje podle toho, co máme nastaveno v nastavení firmy. Pokud zde úvazek přenastavíme, bude mít toto nastavení přednost. V případě pravidelného pracovního poměru se po vyplnění polí úvazek hodin denně a pracovní dny bude automaticky počítat mzda. Pokud se jedná o úvazek nepravidelný, budeme zaměstnanci muset vyplňovat odpracované hodiny.

V dolním menu je možné nastavit Slevu SP za firmu. Podmínky a postup pro nastavení naleznete v samostatném článku zde.

Na záložce Ukončení můžeme vyplnit údaje o konci pracovní smlouvy v poli konec poměru. Pokud má zaměstnanec smlouvu na dobu určitou, můžeme zde vyplnit datum už při zakládání karty zaměstnance. V poli aktivní do vyplňujeme datum, do kdy u nás zaměstnanec pracoval. Jakmile vyplníte toto pole, zmizí vám zaměstnanec z aktualizace mezd a nebudete mu moci vyplatit např. přeplatek z ročního zúčtování. Doporučujeme tedy toto pole ponechat prázdné do doby, kdy budete mít se zaměstnancem vypořádané všechny závazky.

V poli způsob ukončení a důvod ukončení vyplňujeme údaje, které se následně budou tisknout do zápočtového listu. Nejedná se o informace pro ČSSZ, tato data vyplňujeme v dolním menu, kde vyplníme případné údaje o odstupném po zaškrtnutí pole Nárok na odstupné a také důvody ukončení poměru či neposkytnutí údajů podle formuláře ČSSZ.

Na záložce Štítky můžeme opět poměru přiřadit nějaký štítek pro jeho snadnější filtraci.

Pokud dojde k situaci, kdy je třeba něco na pracovním poměru změnit (např. prodloužit smlouvu, změnit pravidelný na nepravidelný, snížit pracovní úvazek apod.), máte vždy dvě možnosti. Buď tento pracovní poměr ukončíte a založíte si nový, nebo kliknete nahoře na Přidej nastavení, vyplníte datum, od jakého se má změna provést a poté změnu provedete. Tak ošetříte, že do daného data se bude úvazek počítat jako doposud. Nikdy neměňte např. úvazek bez tohoto nastavení, zasáhli byste si tak do již vypočítaných mezd!

Záložku Směny využijete pouze v případě nepravidelných pracovních poměrů. Po vybrání konkrétního měsíce a kliknutí na tlačítko Změnit můžete táhnutím myši nebo poklikem na daná pole nastavit přesný pracovní rozvrh daného zaměstnance. Nevýhodou je, že směny není možné importovat ani exportovat. Není nutné vyplňovat odpracované hodiny v této záložce, je možné vyplnit hodiny na řádku Fond pracovní doby v menu Aktualizace mezd.

Na záložce Stálé mzdové složky přes tlačítko Nový vybereme všechny složky, které zaměstnanec dostává, tedy např. měsíční mzdu, osobní ohodnocení, stravenkový paušál apod.

Vyplníme počáteční datum, koncové datum není nutné vyplňovat, stačí jej vyplnit při konci smlouvy. Pole Částka za hodinu využijeme v případě hodinové mzdy. Pole Procento/konstanta vyplníme v případě stravenkového paušálu. Měsíční mzdu vyplňujeme do pole Základ mzdy. Pokud vyplníte částku do pole základ i částka, ničemu to nevadí, Flexi si vezme údaj z pole, které bude potřebovat.

Na záložce Děti vyplníme údaje o všech dětech, na které bude zaměstnanec uplatňovat slevu. Po jejich nastavení je nutné uložit kartu zaměstnance v personalistice a vrátit se do ní zpátky, aby se vám údaje o dětech nabídli na záložce Slevy na dani.

Nepřítomnost můžeme vyplňovat buď zde v personalistice, nebo je možné ji vyplnit v aktualizaci mezd. Oba formuláře jsou stejné. Pokud má zaměstnanec více poměrů, dejte si pozor, ať zadáváte nepřítomnost ke správnému pracovnímu poměru. Přes tlačítko "lupy" vyberte, o jakou nepřítomnost se jedná. Přehled všech nepřítomností naleznete zde.

Pokud se jedná o nemoc, je nutné vyplnit číslo rozhodnutí ve správném tvaru. Dále vyplníme začátek a popř. konec nepřítomnosti. Pozor! Pokud se jedná o dlouhodobou nemoc, která přetrvává do dalšího měsíce, nikdy ji nezakládejte v dalším měsíci znovu, ale pouze prodlužte konec stávající nemoci. Jinak by se počítalo 14 dní placené zaměstnavatelem od začátku. Pole Hodiny první a poslední den nepřítomnosti vyplňujte pouze v případě, kdy zaměstnanec chyběl v práci např. půl dne. Pokud čerpá nepřítomnost na celé dny, ponechte tato pole prázdná.

Pokud zaměstnanec pracuje na více střediscích, zakázkách či činnostech najednou, můžete k tomu využít záložku Práce pro střediska. Podrobný popis pro práci s tímto modulem naleznete zde.

Na záložce Srážky můžeme nastavit srážky, které se pravidelně opakují. V případě jednorázové srážky, kdy vám zaměstnanec způsobil např. nějakou škodu, je lepší tuto srážku vyplňovat až v menu Aktualizace mezd, aby vám nepřekážela v personalistice.

Podrobný návod pro práci se srážkami a jejich přehled naleznete zde.

Na této záložce je nutné vyplnit všechny bankovní účty, které se zaměstnance týkají. Vyplníme zde tedy bankovní účet zaměstnance, na který mu budeme posílat mzdu, ale mohou zde být i účty pro nějaké srážky, jako je např. exekuce apod.

1) Jak můžu z personalistiky vymazat zaměstnance?

Aby bylo možné zaměstnance z personalistiky vymazat, je nutné nejprve vymazat vše, co je na zaměstnance navázáno. Nejprve tedy smažte stálé mzdové složky, poté pracovní poměr a poté vám půjde zaměstnanec smazat.

Zaměstnanci, kteří mají ukončený pracovní poměr, vymazat nejdou. Aby vám nepřekáželi v menu Personalistika, tak jim můžete dát štítek např. ukončeno a nastavit si filtr pomocí tohoto štítku.