Agenda Adresy firem slouží k evidenci odběratelů, dodavatelů, úřadů a dalších obchodních partnerů. U každé firmy můžete spravovat identifikační údaje, adresy, bankovní spojení, kontakty, obchodní podmínky, štítky, přílohy i souhrnné informace o obchodní historii. Součástí agendy je také aktualizace údajů z dostupných rejstříků, včetně ověření nespolehlivého plátce DPH.

Agendu otevřete v nabídce: Obchodní partneři → Adresy firem

V seznamu se zobrazují všechny firmy evidované ve Flexi. Firmy můžete filtrovat podle skupiny firem nebo typu vztahu, například Dodavatel, Odběratel nebo Odběratel/dodavatel.

⚠️ Warning: Povinná pole na kartě firmy jsou pouze Název firmy a Zkratka. Ostatní údaje vyplňte podle toho, jaké funkce chcete ve Flexi využívat – například doplňování údajů na doklady, kontrolu plátcovství DPH, splatnost, kontakty nebo bankovní spojení.

Po výběru konkrétní volby se otevře tabulkový přehled dokladů vztahujících se k dané firmě.

⚠️ Warning: Hromadné změny se promítnou ihned do vybraných záznamů. Před potvrzením si vždy zkontrolujte, nad jakou skupinou firem změnu provádíte.

Po dokončení procesu se zobrazí informace o počtu nalezených aktualizací.

Pokud sloupce Zrušení nebo Nespolehlivý plátce v tabulce nevidíte, přidejte je do zobrazovaných polí v nastavení výběru sloupců.

💡 Info: Aktualizaci doporučujeme provádět pravidelně. Během aktualizace není možné v aplikaci provádět jiné činnosti. Probíhající aktualizaci můžete ukončit tlačítkem Zrušit.

Pole Nespolehlivý plátce informuje o tom, zda je obchodní partner vedený jako nespolehlivý plátce DPH.

Příznak je needitovatelný. Flexi ho doplňuje automaticky po aktualizaci údajů pomocí tlačítka Aktualizovat vše.

Aby se informace správně ověřila, musí mít obchodní partner vyplněné:

Pokud je firma vedená jako nespolehlivý plátce, Flexi po aktualizaci automaticky zaškrtne příznak Nespolehlivý plátce na kartě obchodního partnera.

⚠️ Warning: Pokud jste plátci DPH a přijmete plnění od nespolehlivého plátce, může vám vzniknout riziko ručení za nezaplacenou DPH.

Tlačítka Aktualizovat vše a Aktualizovat z internetu umí získávat údaje pouze pro české a slovenské firmy. U firem z jiných států nelze tímto způsobem automaticky aktualizovat údaje podle IČO nebo DIČ. Tyto záznamy je potřeba spravovat ručně podle dostupných zahraničních zdrojů.
​

⚠️ Warning: U zahraničních firem mimo ČR a SR nepočítejte s automatickým doplněním údajů z rejstříku pomocí tlačítek Aktualizovat vše nebo Aktualizovat z internetu.

Ve výchozím stavu aktualizuje tlačítko Aktualizovat vše všechny obchodní partnery, kterých se aktualizace týká. V některých případech ale můžete potřebovat konkrétní firmy z aktualizace vynechat. Typicky jde o firmy, u kterých máte údaje upravené ručně a nechcete, aby je hromadná aktualizace změnila.

Při další aktualizaci pomocí tlačítka Aktualizovat vše Flexi tyto firmy vynechá.

✅ Správné nastavení poznáte tak, že se vybrané firmy při následující hromadné aktualizaci z rejstříku neaktualizují.

Po vyplnění názvu firmy Flexi automaticky navrhne hodnotu pole Zkratka. Zkratku můžete upravit, musí ale zůstat jedinečná.

💡 Info: Pole Skupina firem doporučujeme vyplňovat i v případě, že není povinné. Pomůže vám při filtrování firem, účtování a další práci s adresářem.

Pole Název slouží k uvedení názvu firmy podle obchodního rejstříku. Název se tiskne na doklady. Pokud je název delší, můžete použít také pole Název – druhá řádka. Text z tohoto pole se tiskne na dokladech na druhém řádku.

Pole Zkratka je povinné a musí být jedinečné. Flexi ji navrhne automaticky podle názvu firmy, ale můžete ji ručně upravit
​

slouží k uvedení mezinárodního identifikačního čísla obchodního partnera – typicky pro elektronickou komunikaci / EDI nebo pro případy, kdy je potřeba na dokladech uvádět identifikaci partnera ve formě čárového kódu pro čtečku.

Důležité je odlišit ho od EANu skladové položky/produktu – tady jde o identifikaci firmy/obchodního partnera, ne zboží.

Skupina firem slouží k členění obchodních partnerů. Pomáhá při filtrování, vyhledávání a nastavení návazností v dalších agendách.

Záložka Pošt. adresa slouží k evidenci doručovací adresy. Poštovní adresa se používá například při tisku faktury do okénka pro adresu. Pokud je poštovní adresa stejná jako fakturační, ponechte zaškrtnuté pole Poštovní adresa je shodná s fakturační.

Pokud se liší, vyplňte samostatně:

Na záložce Upřesnění nastavujete obchodní a provozní údaje, které se mohou přenášet do dokladů.

Pole Splatnost [dny] použijte, pokud má mít konkrétní odběratel jinou splatnost než výchozí typ vydané faktury. Při vystavení vydané faktury Flexi použije splatnost uvedenou na kartě firmy.

Pole Limit fakturace umožňuje nastavit maximální hodnotu neuhrazených faktur pro daného odběratele. Pokud se limit překročí, Flexi na tuto skutečnost upozorní při ukládání faktury.

Určuje, zda se má tomuto obchodnímu partnerovi při odesílání dokladů e-mailem přikládat také elektronická verze dokladu ve formátu ISDOC. Tento formát slouží pro strojové zpracování/import dokladu v účetních systémech. Pokud odběratel ISDOC nevyžaduje, není nutné volbu zapínat.

Pokud zaškrtnete pole Zákaz prodeje po překročení splatnosti, nebude možné uložit fakturu nebo výdejku pro firmu, která překročila nastavenou splatnost.
​

Volba „Při částečné fakturaci objednávky označit za hotovou“ určuje, že pokud bude objednávka daného odběratele vyfakturována jen částečně, systém ji přesto nastaví do stavu Hotovo místo Částečně hotovo. Použijte ji tedy v případě, kdy částečně vyfakturované objednávky tohoto partnera už nemají zůstávat otevřené k dalšímu zpracování.

Texty se mohou využít například u vydaných faktur nebo v e-mailové komunikaci.

Pomocí štítků můžete firmy dále členit podle vlastních pravidel.

Štítky využijete například pro označení:

Štítek přidáte tlačítkem Připojit. Pokud potřebný štítek ještě neexistuje, založte ho přes Správa štítků.

Záložka Souhrn. informace zobrazuje obchodní statistiky vybrané firmy.

Najdete zde například:

Údaje z této záložky se zobrazují podle přístupových práv uživatele.

Přílohu přidáte tlačítkem Nový. Při vložení můžete zvolit soubor z počítače, odkaz na internet nebo odkaz na soubor.

Záložka Bankovní spojení slouží k evidenci bankovních účtů obchodního partnera. Bankovní spojení využijete hlavně u dodavatelů. Při vytváření přijaté faktury nebo závazku se může automaticky doplnit účet označený jako Primární bankovní spojení.

U bankovního spojení můžete vyplnit:

💡 Info: Bankovní spojení českých plátců DPH se při aktualizaci stahují z registru plátců DPH.

Hlášení se může zobrazit při vytváření dokladu v případě, že je bankovní účet dodavatele nebo odběratele zadaný ručně a nemá zaškrtnutý příznak Registrovaný účet.

Registrované účty do adresáře doplníte pomocí tlačítka Aktualizovat vše v agendě Obchodní partneři → Adresy firem. Flexi při aktualizaci stáhne k jednotlivým firmám dostupné registrované účty a označí je jako registrované.

Pokud kontrolu registrovaných účtů při vytváření dokladů nechcete používat, můžete ji vypnout v nastavení firmy:

⚠️ Warning: Po vypnutí této volby vás Flexi při vytváření dokladů nebude upozorňovat na neregistrované účty firem.

Jeden kontakt můžete označit jako Primární kontakt. Primární kontakt se může zobrazovat na dokladech nebo tiskových výstupech podle nastavení a typu dokladu.

Záložka Místa určení slouží k evidenci dodacích míst obchodního partnera. Využijete ji například tehdy, když má odběratel jiné sídlo a jiné místo dodání zboží.

U místa určení můžete vyplnit:

Záložka Rezervace zobrazuje rezervace vztahující se k dané firmě. Rezervace se využívají v návaznosti na skladové a obchodní procesy.

Na záložce Certifikáty můžete evidovat certifikáty vztahující se k obchodnímu partnerovi. Po stisknutí tlačítka ,,Přidat" můžete certifikát naimportovat. Použijte ji v případě, že potřebujete u firmy sledovat dokumenty nebo osvědčení s návazností na obchodní vztah.

Záložka Individuální ceny v adresáři firem slouží k evidenci cen sjednaných přímo s konkrétním obchodním partnerem. Pokud zde nastavíte cenu ke konkrétní ceníkové položce, Flexi ji při vystavení dokladu pro danou firmu automaticky použije místo standardní ceny z ceníku. Lze tak evidovat například smluvní prodejní ceny odběratelů nebo individuální nákupní ceny dodavatelů.

Záložka Smlouvy v adresáři firem slouží k zobrazení a evidenci smluv navázaných na daného obchodního partnera. Využívá se zejména pro pravidelné služby nebo opakovanou fakturaci, například servisní smlouvy, nájmy nebo měsíční paušály. Ze smluv lze následně generovat faktury podle nastavených pravidel.

Záložka Dodává zboží v adresáři firem slouží k evidenci ceníkových položek, které daný obchodní partner dodává. Využívá se tedy hlavně u dodavatelů. Lze zde evidovat vazbu na zboží z ceníku, dodavatelský kód/název položky, případně nákupní cenu nebo hlavního dodavatele. Stejnou vazbu lze vidět i z druhé strany na kartě zboží v ceníku na záložce Dodavatelé.