V praxi se snažíme, aby nám interní čísla seděla s časovou posloupností. Bohužel se dost často ale stane, že klient najde ještě nějaké doklady či paragony do pokladny a Vám nezbyde nic jiného, než přečíslovat celou pokladnu. Ruční přečíslování je velice pracné, níže se podíváme jak si život ulehčit pomocí importu z excelu.
Níže se podíváme na postup, jak pomocí Excelu přečíslovat pokladnu. Srovnáme si pokladnu dle interních či datumů a zkontrolujeme si, že nám posloupnost opravdu nesedí:
1. Export do Excelu
Jako první si vyexportujeme data do Excelu. Než tento krok ale uděláme, musíme si připravit sloupce, které budou zapotřebí pro zpětný import.
Skrze ozubené kolečko v úrovni sloupců:
Nastavíme zvýrazněné sloupce:
Tyto 4 sloupce nám stačí pro export. V dolní části zvolíme možnost tří teček "export do Excelu", vybereme možnost "pro import zpět do Flexi" a potvrdíme export:
Vyexportovaná data si otevřeme a odstraníme sloupce, které nepotřebujeme. Připravený soubor, pro další krok, by měl vypadat takto:
❗Hodnoty ve sloupci ID nikdy neměníme, ty si program dosazuje sám.
2. Uvolnění aktuálně použitých interních čísel
Kdybychom nyní jen změnily interní čísla dle potřeby, import by skončil neúspěchem. Objevila by se nám chybová hláška, že interní číslo je již použito na jiném záznamu.
Z tohoto důvodu, musíme náš excel přepsat na smyšlená interní čísla, která nám uvolní naši požadovanou řadu. V excelu tedy změníme interní čísla např.:
Takto připravený soubor uložíme a naimportujeme do pokladny, abychom si interní čísla uvolnili ve Flexi. Pomocí tří teček v dolní části (stejně jako pro export), zvolíme "import z Excelu" a vybereme námi připravený soubor.
Pro jistotu můžeme zaškrtnout funkci "nezakládat nové záznamy, pouze upravovat existující", tím si zajistíme, že v případě chyby a tím i vzniku nových dokladů, se import vůbec neprovede.
Potvrdíme Zkoušku importu a měly bychom dostat informaci o změně odpovídajícího počtu záznamů:
Jestliže je vše v pořádku, potvrdíme tlačítkem "Importovat".
3. Přečíslování poklady dle časové posloupnosti
Nyní máme uvolněna interní čísla, která můžeme přiřadit správným záznamům dle časové posloupnosti. V excel tedy srovnáme sloupce dle datumů a poté dosadíme správná interní čísla:
A nyní dosadím interní čísla, tak aby posloupnost interního čísla odpovídala posloupnosti datumové:
Hotový soubor nezapomeneme uložit.
💡TIP: Pokud máte na konci interního čísla rok - a tím pádem jej nemůžete jednoduše rozkopírovat - můžete použít funkci =CONCAT
Použití je jednoduché do volného sloupce (např. F) napíšete kořen čísla, které potřebujete měnit "P0001" do druhého sloupce (např. G) napíšete postfix /2026. Čísla ve sloupci F rozkopírujete se změnou čísel a sloupec G rozkopírujete bez změny čísel. Do vedlejšího sloupce (v tomto případě H - ale může být i jiný) napíšete a vyberete buňky pro spojení =CONCAT(F2:G2) a dáte ENTER. Výsledné spojení zkopírujete a vložíte jako HODNOTY do připraveného sloupce pro interní číslo
4. Zpětný import do Flexi
Připravený soubor můžeme naimportovat zpět. Opět si v pokladně zvolíme tři tečky a import z excelu. Vložíme upravený soubor a ve stejném duchu jako import výše zkontrolujeme nastavení importu:
Po zkoušce importu na nečisto potvrdíme ostré nahrání dat:
A ve výsledku budeme mít interní čísla ve stejné posloupnosti jako datumy:
