V tomto článku najdete návod, jak vytvořit importní soubor z Excelu pro interní doklady, který lze nahrát do webového prostředí ABRA Flexi.
Oproti desktopové aplikaci přináší import ve webovém prostředí několik výhod:
v jednom souboru můžete importovat doklady i jejich položky,
proces je rychlejší a přehlednější,
úpravy formátu probíhají přímo při importu.
Než začnete, doporučujeme nejprve projít obecný článek o importech z Excelu ve webovém rozhraní, kde najdete všeobecné podmínky a vysvětlení práce se základními importy.
Níže si ukážeme, jak připravit soubor pro import ostatních pohledávek včetně položek dokladu.
Import interních dokladů
Po výběru možnosti „Importovat z Excelu“ je nutné zvolit typ importu:
Základní import – doklady bez položek,
Rozšířený import – doklady i jejich položky.
Flexi následně zobrazí přehled sloupců:
vlevo názvy sloupců z Excelu,
vpravo odpovídající pole ve Flexi.
Pokud některý sloupec chybí, můžete ho doplnit přes Pokročilé možnosti.
Povinné a doporučené sloupce pro interní doklady
Níže uvádíme nejdůležitější sloupce, které je potřeba vyplnit v importním souboru:
Interní číslo – povinné pole (jedinečné číslo dokladu).
Datum vystavení – ve formátu
DD.MM.YYYY. Povinné pole.Typ dokladu – kód nebo zkratka typu dokladu. Povinné pole.
Popis – textový popis interního dokladu.
Název firmy – zkratka nebo název firmy/osoby.
Celkem s daní – částka včetně DPH.
doporučujeme upřesnit také základ DPH, výši DPH a sazbu DPH.
Měna – kód měny (např. CZK, EUR, USD).
Další možnosti:
Povinné pole je také účtování – uvádí se ve tvaru
code:účet.Další sloupce lze přidat v nastavení (pravý dolní roh).
Nejjednodušší způsob, jak zjistit formát, je použít Export do Excelu ve formátu vhodném pro import, případně můžete využít properties.
Import interních dokladů včetně položek (praktická ukázka)
Pokud chcete importovat interní doklady i s položkami:
Zvolte Rozšířený import.
Připravte Excel soubor ve správném formátu.
Vzorový soubor (ke stažení) je uzpůsoben pro import položek s rozdílným zaúčtováním oproti předpisu.
Pokud chcete měnit již existující záznam, přidejte do souboru také sloupec ID.
Postup importu:
Nejprve proběhne zkouška importu, která ověří správnost údajů.
Po úspěšné kontrole spusťte import kliknutím na „Importovat“ (vpravo dole).
Zobrazí se potvrzení o úspěšném importu.
Tip pro bezpoložkové doklady:
Pokud importujete doklad bez položek, přidejte do Excelu:
sloupec Bezpol. dokl.,
hodnotu TRUE.