🔒 Zamykání dokladů
🏢 Firma → Zamykání období
Potřebujete uživatelům znepřístupnit určitý modul nebo formulář?
K tomuto účelu slouží formulář Zamykání období, ve kterém lze přesně nastavit, od kdy do kdy má být daný modul uzamčen.
👤 Kdo může zamykat doklady a období
Zamykat doklady, případně celá období, může automaticky uživatel, který má přístupové právo administrátor nebo účetní.
Právo zamykat doklady lze ale delegovat i na jiné uživatele zaškrtnutím příslušného políčka v jejich přihlašovacích údajích.
Zamykání dokladů a období je dostupné pouze pro varianty Business a Premium.
🗓️ Zamykání období
Pokud máte právo zamykat doklady a období, je vám k dispozici volba Zamykání období, kterou najdete v nabídce Firma.
V této části můžete:
zcela zamknout doklady ve vybraném období a modulech,
nebo je zamknout pro všechny uživatele s výjimkou účetní.
Pokud v této volbě zamknete určitý modul v určitém období:
nelze v tomto období doklady opravovat,
nelze do modulu přidávat nové doklady.
🧭 Hlavní panel
Stiskem tlačítka nebo klávesové zkratky Alt + N otevřete formulář pro nový záznam.
Na horní liště formuláře je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".
Pro evidenci nového uzamčení klikněte na tlačítko Nový.
📝 Zamykání období – nový záznam
Po kliknutí na Nový se zobrazí okno Zamykání období – Nový záznam, které obsahuje následující pole:
📅 Od
Ručně nebo pomocí tlačítka kalendáře určíte, od kdy bude uzamčení platit.
📅 Do
Ručně nebo pomocí tlačítka kalendáře určíte, do kdy bude uzamčení platit.
🔐 Zámek – typy zámků
Pole Zámek obsahuje tyto možnosti:
🟢 Otevřeno
Tento stav umožňuje běžně pracovat s moduly a zpracovávat doklady.
Upozornění: Pokud měly moduly dříve nastaven zámek Zamknuto nebo Zamknuto mimo účetní, nelze je odemknout pouhým přenastavením na hodnotu Otevřeno.
Tímto krokem pouze umožníte pořizovat nové doklady, ale stávající doklady zůstanou zamčené.🟠 Zamknuto mimo účetní
Doklady může editovat pouze uživatel s přístupovým právem účetní.🔴 Zamknuto
Žádný uživatel nemůže vstoupit do daných modulů, editovat doklady ani vytvářet nové.
Upozornění:
Na jedno období nelze uplatnit dva různé zámky, a to ani při výběru různých modulů.
Zamknutá období se nesmí překrývat.
🧩 Platnost v modulech
Po nastavení zámku je nutné zaškrtnout moduly, kterých se má uzamčení týkat.
Zaškrtnutím modulu určíte, že se všechny doklady tohoto modulu budou chovat dle zvoleného zámku.
Ve spodní části formuláře jsou k dispozici tlačítka:
Označit vše – rychlé označení všech modulů,
Odznačit vše – zrušení označení všech modulů.
⚠️ Kontrola dokladů při ukládání zámku
Při uložení zámku proběhne kontrola dokladů zamykaného období a modulu.
Zaškrtnutím tlačítka Zamykat i neúčetní doklady, zamknete i doklady neúčetní.
Pokud existuje v daném časovém výběru nezaúčtovaný doklad (v jakémkoli modulu), budete o tom informováni:
Záleží pak na vašem rozhodnutí, zda zámek uložíte.
Nezaúčtované doklady může účetní s právem zamykat doklady a období odemknout a následně zaúčtovat.
🔓 Doklad – Zamknout / Otevřít zámek
Pokud potřebujete odemknout účetní období, nastavte pole Zámek na hodnotu Otevřeno – tím zajistíte u modulů možnost vkládat do nich nové záznamy v rámci daného období. V případě, že chcete i odemknout jednotlivé položky, přistupte na daný formulář a nad seznamem jeho položek klikněte na tlačítko Otevřít zámek.
📊 Zobrazení zámku v tabulkovém pohledu
Pokud ve volbě Zamykání období není nic označeno, ve sloupci Zámek je zobrazena hodnota Otevřeno a s doklady lze běžně pracovat.
Pokud označíte modul a přiřadíte mu zámek, ve sloupci Zámek se zobrazí příslušná hodnota:
Zamknuto – nelze editovat ani pořizovat nové doklady,
Zamknuto mimo účetní – pouze účetní může doklady editovat a vytvářet nové.
🔁 Zamykání jednotlivých dokladů
Uživatel s právem zamykat doklady a období může pomocí dvojtlačítka Zamknout / Otevřít zámek na horní liště měnit stav jednotlivých dokladů.
Levá (větší) část tlačítka
Slouží pro rychlé přepínání mezi stavy Zamknout a Otevřít zámek.Pravá (menší) část s rozbalovacím seznamem
Nabízí další možnosti:Otevřeno – doklady jsou plně přístupné,
Prohlédnuto – může označit účetní nebo administrátor; doklad je zkontrolovaný, ale stále přístupný,
pokud jej upraví uživatel bez práva zamykání, stav se automaticky změní na Otevřeno,Zamknuto mimo účetní – doklad může editovat nebo mazat pouze účetní,
Zamknuto – doklad nelze editovat ani mazat.
Stejným způsobem lze pracovat i s jednotlivými otevřenými formuláři – tlačítko se nachází na jejich horní liště.
❓ Časté dotazy (FAQ)
Mohu zamknout jen některé moduly?
Ano. Při nastavování zámku vyberete konkrétní moduly, kterých se uzamčení týká.
2. Jaký je rozdíl mezi „Zamknuto“ a „Zamknuto mimo účetní“?
U Zamknuto nemůže doklad upravovat nikdo.
U Zamknuto mimo účetní má právo úprav pouze účetní.