Zamykání dokladů slouží k omezení úprav dokladů ve vybraném období nebo v konkrétních modulech. Využijete ho například po dokončení účetních kontrol, při přípravě daňového přiznání nebo ve chvíli, kdy potřebujete zamezit dalším změnám v dokladech.
Zámek můžete nastavit pro celé období a vybrané moduly, případně pracovat se zámkem jednotlivých dokladů.
Kde funkci najdete
Funkci najdete v nabídce Firma → Zamykání období.
Ve formuláři Zamykání období nastavíte, od kdy do kdy má být vybrané období uzamčené a kterých modulů se má zámek týkat.
Zároveň je možné zamykat jednotlivé doklady. To je možné provést v jednotlivých agendách pomocí funkce Zamknout.
Kdo může zamykat doklady a období
Doklady a období může automaticky zamykat uživatel s přístupovým právem:
administrátor,
účetní.
Právo zamykat doklady lze delegovat i na jiného uživatele. Nastavíte ho v jeho přihlašovacích údajích zaškrtnutím příslušného oprávnění.
⚠️ Upozornění: Zamykání dokladů a období je dostupné pouze ve variantách Business a Premium.
Zamykání období
Pokud máte oprávnění k zamykání dokladů a období, můžete ve formuláři Zamykání období:
zcela zamknout doklady ve vybraném období a modulech,
nebo je zamknout pro všechny uživatele s výjimkou účetní.
Pokud v daném období zamknete konkrétní modul:
nelze v něm opravovat doklady,
nelze do něj přidávat nové doklady.
Vytvoření nového zámku období
Přejděte do nabídky Firma → Zamykání období.
Klikněte na tlačítko Nový.
Otevře se formulář Zamykání období – Nový záznam.
Vyplňte období, typ zámku a moduly, kterých se má zámek týkat.
Záznam uložte.
💡 Nový záznam můžete otevřít také klávesovou zkratkou Alt + N.
Pole ve formuláři Zamykání období
Od
Zadejte datum, od kterého má být uzamčení platné. Datum můžete vyplnit ručně nebo vybrat pomocí kalendáře.
Do
Zadejte datum, do kterého má být uzamčení platné. Datum můžete vyplnit ručně nebo vybrat pomocí kalendáře.
Zámek
V poli Zámek vyberte, jak se mají doklady ve zvoleném období chovat.
Typ zámku | Popis |
Otevřeno | Umožňuje běžně pracovat s moduly a pořizovat nové doklady. |
Zamknuto mimo účetní | Doklady může upravovat pouze uživatel s přístupovým právem účetní. |
Zamknuto | Doklady nelze upravovat, mazat ani vytvářet nové. |
⚠️ Upozornění: Pokud byly doklady dříve uzamčené stavem Zamknuto nebo Zamknuto mimo účetní, nestačí období pouze přepnout na hodnotu Otevřeno. Tím umožníte pořizování nových dokladů, ale dříve uzamčené doklady zůstanou zamčené.
⚠️ Upozornění: Na stejné období nelze nastavit dva různé zámky, a to ani pro různé moduly. Zamčená období se nesmí překrývat.
Platnost v modulech
Po výběru typu zámku zaškrtněte moduly, kterých se má uzamčení týkat. Zaškrtnutím modulu určíte, že se všechny doklady v daném modulu budou řídit vybraným typem zámku.
Ve spodní části formuláře můžete použít tlačítka:
Označit vše – označí všechny moduly,
Odznačit vše – zruší označení všech modulů.
Kontrola dokladů při ukládání zámku
Při uložení zámku Flexi zkontroluje doklady v zamykaném období a vybraných modulech.
U účetních dokladů se kontroluje datum zaúčtování. U neúčetních dokladů se kontroluje datum vystavení. Uzamknou se všechny doklady, které podle těchto dat spadají do zadaného období.
⚠️ Upozornění: Zadané období není daňové období podle DÚZP, ale účetní období podle data zaúčtování, případně data vystavení u neúčetních dokladů. Do uzamčeného období už nebude možné provádět změny.
Jestliže se ve vybraném období nachází nezaúčtovaný doklad, Flexi vás na to upozorní. Poté se můžete rozhodnout, zda zámek přesto uložíte.
Pokud chcete zamknout i neúčetní doklady, zaškrtněte volbu Zamykat i neúčetní doklady.
💡 Doklady s DÚZP spadajícím do následujícího období mohou být i nadále zahrnuté do daňového přiznání podle nastavení a pravidel pro DPH. Samotný zámek období vychází z účetního období, ne z daňového.
💡 Nezaúčtované doklady může účetní s oprávněním k zamykání dokladů a období odemknout a následně zaúčtovat.
Odemčení období a dokladů
Pokud potřebujete odemknout účetní období, nastavte ve formuláři Zamykání období pole Zámek na hodnotu Otevřeno. Tím umožníte vytvářet nové záznamy v modulech za dané období.
Pokud potřebujete odemknout také jednotlivé doklady nebo položky, otevřete příslušný formulář a použijte tlačítko Otevřít zámek nad seznamem položek.
Zobrazení zámku v agendách
Pokud ve formuláři Zamykání období není pro daný modul a období nic nastavené, zobrazí se hodnota v liště nabídek Zamknout a s doklady lze běžně pracovat.
Pokud je modul v daném období uzamčený, uvidíte v liště nabídek Otevřít zámek.
Zamykání jednotlivých dokladů
Uživatel s oprávněním k zamykání dokladů a období může měnit stav jednotlivých dokladů pomocí dvojtlačítka Zamknout / Otevřít zámek na horní liště dokladu.
Levá, větší část tlačítka slouží k rychlému přepnutí mezi stavy:
Zamknout,
Otevřít zámek.
Pravá, menší část tlačítka otevře rozbalovací nabídku s dalšími stavy:
Stav | Popis |
Otevřeno | Doklad je plně přístupný. |
Prohlédnuto | Doklad je zkontrolovaný účetní nebo administrátorem, ale stále přístupný. Pokud ho upraví uživatel bez práva zamykání, stav se automaticky změní na Otevřeno. |
Zamknuto mimo účetní | Doklad může upravovat nebo mazat pouze účetní. |
Zamknuto | Doklad nelze upravovat ani mazat. |
Stejným způsobem můžete pracovat i s jednotlivými otevřenými formuláři. Tlačítko najdete na jejich horní liště.
FAQ
Mohu zamknout jen některé moduly?
Ano. Při nastavování zámku vyberete konkrétní moduly, kterých se má uzamčení týkat.
Jaký je rozdíl mezi stavy Zamknuto a Zamknuto mimo účetní?
U stavu Zamknuto nemůže doklad upravovat nikdo.
U stavu Zamknuto mimo účetní může doklad upravovat pouze uživatel s přístupovým právem účetní.