Od varianty Business je v ABRA Flexi možné u položek evidovat šarže a expirace.
Šarže a expirace na sobě nejsou závislé, tedy jedna položka může evidovat pouze šarže nebo pouze expirace. Samozřejmě může evidovat i obojí.
Pokud hledáte návod pro webové rozhraní, nikoliv desktopovou aplikaci, přepněte se do návodu pro webové rozhraní.
Jak aktivovat evidenci šarží a expirací u ceníkové položky?
V první řadě je zapotřebí určit položky, které mají šarže či expirace evidovat. Učinit tak je zapotřebí v ceníku, v detailu ceníkové položky na záložce Další specifikace.
Pro naši ukázku si aktivujeme obě možnosti - jak evidenci šarží, tak evidenci expirací.
⚠️ Pokud chceme aktivovat / deaktivovat evidenci zpětně u již používaných ceníkových položek, nebude možné tuto operaci provést. Povolení je případně možné skrze pokročilý parametr, pro více informací kontaktujte podporu.
Doplňujícím údajem expirací může být určení trvanlivosti počtem dnů po expiraci.
Údaj je pouze informativního charakteru, používán je pouze v položce dokladu (např. vydané faktury nebo výdejky), kam se datum trvanlivosti automaticky (v případě vyplnění kolonky v ceníku) doplní.
Příjem položky se šarží a expirací
Pakliže je položka takto nastavena, je možné položku přijmout společně se šarží a expirací. Šarže a expirace lze k položce vyplnit jak z pozice příjemky, tak z pozice přijaté faktury. Ukážeme si příklad na příjemce, postup pro přijatou fakturu je však analogický.
Možnost vyplnění nalezneme na záložce Účtování/Upřesnění příslušné položky příjemky.
Najednou lze v jedné šarži či expiraci naskladnit libovolný počet položek. Kolik kusů přijmete, tolik kusů bude přijato s příslušnou šarží a expirací.
Pokud potřebujete najednou přijmout jednu položku o více šaržích a expiracích, je zapotřebí rozdělit položku do více řádků (vždy pro každou šarži a expiraci, příp. pro jejich kombinaci).
Pakliže je v příjemce vše, co potřebujeme, můžeme doklad uložit.
Přehled aktuálního stavu šarží a expirací na skladech
Jaké máme šarže aktuálně na skladě, zjistíme v detailu ceníkové položky ve spodní liště záložek.
Pokud potřebujete znát stav skladu souhrnně i se šaržemi či expiracemi, použijte jeden z našich doplňků.
Výdej položky se šarží a expirací
Nezbývá nic jiného, než položku se šarží či expirací vydat. Příklad si opět ukážeme na klasické výdejce, nicméně analogický postup je opět přes vydanou fakturu (ta standardně výdejku automaticky sama vygeneruje - dle nastavení typu faktury).
Vytvoříme si tedy výdejku s naší položkou.
Možnost uvedení šarží a expirací nalezneme opět u položky výdejky na záložce Účtování/Upřesnění. Chování je zde však jiné než u příjemky. U výdejky vybíráme ze šarží a expirací dostupných na skladě, tedy za pomoci rozbalovacího seznamu.
S uložením položky výdejky s takto nastavenými šaržemi a expiraci dojde k jejich vyskladnění.
Pokud má ceníková položka aktivní evidenci šarží a expirací, je na tuto skutečnost zapotřebí při výdeji položek dbát a nezapomenout je k položce uvést.
Šarže i expirace jsou u položky s aktivní evidencí povinným údajem. Vyplnit je musíte na každé příjemce i na každé výdejce, jinak doklad neuložíte.
⚠️ Dříve povinnost vynucena nebyla a doplňovala se volitelně pokročilým parametrem (soubory pro šarže a expirace). Právě z tohoto období pochází většina případů, kdy je část zásoby naskladněna se šaržemi a vyskladněna bez nich. Pokud u položky vidíte pohyby bez uvedené šarže, podívejte se na období, ve kterém vznikly.
Výdej dle nejstarší expirace
Na skladové kartě příslušných položek najdete příznak Výdej dle expirace. Jeho záměrem je přednostně vydávat zásobu s nejkratší expirací, tedy nezávisle na tom, kdy byla naskladněna.
🚨 Tento příznak aktuálně nefunguje. ABRA Flexi vydává vždy v pořadí, v jakém byla zásoba naskladněna, tedy podle FIFO vazeb, nikoliv podle data expirace. Stejným pořadím se řídí i předvyplnění expirace na vydané faktuře. Potřebujete-li vydávat striktně podle nejkratší expirace, vybírejte ji na výdejce ručně.
Inventura šarží a expirací
Šarže a expirace lze zpracovat i formou inventur.
Eviduje-li položka načtená do inventury šarže nebo expirace, jsou v inventuře zohledněny. Příslušná položka se zobrazí na tolika řádcích, kolik je pro danou položku kombinací šarží a expirací. Programový stav bude vždy odpovídat jedné této kombinaci.
Detailní postup k tvorbě inventury naleznete na našem webu.
FAQ
Stav skladu standardně nezohledňuje šarže ani expirace. K dispozici jsou však doplňky, které ke stavu skladu vypíší i příslušné šarže či expirace.
Jak pracovat se šaržemi a expiracemi přes API?
Šarže a expirace jsou u položek s aktivní evidencí povinným údajem automaticky, nemusíte pro to nic nastavovat. Dříve bylo možné povinnost doplnit pokročilým parametrem - soubory pro šarže či expirace se naimportovaly a po restartu Flexi nabyly platnosti.
Šarže i expirace lze rovněž zpracovat pomocí inventury.