Oznámení jsou "beta" funkce, které přinášejí nové zajímavé možnosti webové aplikace Flexi, například oznámení o chybách v dokladech, nenapárované bankovní doklady, neupomenuté doklady a další. Funkce jsou zatím v betaverzi, mohou se tedy v budoucnu dále vyvíjet. Není ale důvod se jich obávat. Začněte je využívat a usnadněte si tak práci při hledání problémů v datech.

Oznámení jsou dostupná ve všech variantách licence Flexi. Podobně jako jiné části aplikace mají i Oznámení určená oprávnění, která musí mít uživatel, pod kterým úlohy běží. Uživatel s nižšími právy nebo licencí neuvidí oznámení, která potřebují vyšší práva nebo licenci.

Oznámení zapnete ve webové aplikaci Flexi v Nastavení v sekci Moje nastavení po otevření položky Oznámení.

Jednotlivé funkce se zapínají přepínačem vpravo. Úlohu je také možné spustit hned pomocí odkazu Spustit ihned s ikonou blesku.

Oznámení se v zásadě dělí na Upozornění a Automatické kontroly. Většina funkcí je formou oznámení pro uživatele: po zapnutí funkce se v sekci Oznámení dozvíte seznam dokladů nebo účtů, které služba vyhledala k opravě. Aktuální seznam upozornění vidíte na kartě Upozornění:

U jednotlivých funkcí si popíšeme jejich chování. Jak již bylo řečeno, oznámení dělíme na upozornění a automatické kontroly. Upozornění oznamují uživateli seznam chyb v datech v sekci Oznámení, kontroly kontrolují nastavení dokladů s ohledem na správnost zaúčtování.

Procesy na pozadí a zasílání oznámení probíhá jednou denně. Procesy procházejí položky staré 6 až 12 měsíců. Proces je možné vyvolat jednorázově pomocí ikony blesku (Spustit ihned).

První přepínač Zapnout upozornění zapíná automatické spouštění všech aktivovaných úloh pod ním. Zajišťuje, že úlohy, které běží na pozadí (to znamená, že nebrzdí aplikaci) a zjišťují údaje, zobrazí svůj výsledek v sekci Oznámení s ikonou "zvonečku".

Tato úloha vyhledá všechny doklady, které by měly být zaúčtované.

Tato úloha do oznámení vypíše seznam všech přijatých faktur, které mají stejné variabilní symboly.

Tato úloha do oznámení vypíše seznam všech přijatých faktur, které mají stejná čísla došlé.

Tato úloha vyhledá všechny doklady, které byly dříve uhrazené, ale už nejsou (došlo k odpárování platby).

Tato úloha vyhledá doklady, na kterých je uvedeno číslo bankovního účtu, které neodpovídá číslu bankovního účtu uvedenému u firmy v Adresáři.

Tato úloha vyhledá všechny bankovní pohyby, které byly dříve napárované, ale už nejsou (došlo k odpárování platby).

Tato úloha vypisuje oznámení o firmách, u kterých se změnilo bankovní spojení. Oznámení vás vyzve ke změně, případně si můžete zobrazit více informací o tom, jaké záznamy se mění.

Úloha vypíše seznam faktur, které jsou po splatnosti a je možné na ně odeslat upomínky.

Tato úloha vypíše úkoly se statusem jiným než Hotovo nebo Zamítnuto.

Automatické kontroly se zapínají na samostatné kartě Automatické kontroly. Probíhají na pozadí jednou denně a zapínají se přepínačem Zapnout automatické kontroly.

Pokud kontroly spustíme ihned (Spustit ihned, ikona blesku), dojde k okamžitému spuštění kontroly dokladů za posledních 30 dnů. Pokud kontroly aktivujeme na pozadí, běží každý den a opět kontrolují doklady za posledních 30 dnů.

Kontroly také nabízejí vlastní agendu Kontroly, kde můžeme definovat vlastní období pro hledání dokladů pro jednotlivé kontroly, například pokud chceme zkontrolovat celé účetní období nebo vybrané období od data do data. K hromadné jednorázové kontrole všech dokladů ve firmě slouží právě tato agenda. Otevřete ji odkazem Kontroly v úvodu karty Automatické kontroly nebo vyhledáním "Kontroly" v horním vyhledávači.

V agendě zvolíte období (přednastavené, od-do nebo pokročilé), datum, podle kterého se doklady vybírají (z definice kontroly, nebo datum uplatnění zdanitelného plnění) a kontroly, které se mají spustit. Můžete zapnout i všechny najednou přepínačem Vybrat vše.

V sekci Účetní deník je možné zapnout kontrolu, zda jsou všechny doklady správně zaúčtované.

V sekci Vydané doklady je možné zapnout kontroly týkající se nastavení Reverse charge, OSS a dalších. Seznam kontrol s popisem vidíte na snímku:

V sekci Přijaté doklady je možné zapnout kontroly týkající se opět nastavení Reverse charge, nákupu mimo EU, nastavení řádků DPH u dokladů nad nebo do 10 000 Kč a dalších. Seznam kontrol s popisem vidíte na snímku:

Po otevření této evidence získáme přehled všech vyhodnocených akcí, které jsme spustili.

Přímo z okna oznámení je možné přejít do modře uvedených seznamů dokladů s duplicitami, chybějícím zaúčtováním a podobně. Po vyřešení všech nesrovnalostí je možné zeleným "fajfkou" vpravo nahoře oznámení označit jako přečtené. V seznamu zůstávají i přečtená oznámení a je možné se k nim vrátit.

Každé oznámení má ještě vlastní menu s tlačítky "srdíčka" a "další".

Volbou "Vypnout toto oznámení" dojde k deaktivaci oznámení a toto oznámení již nebude do budoucna zasíláno.