Co je potřeba vyplnit při začátcích práce v ABRA Flexi? Jak změnit chování jednotlivých modulů Flexi? Kde naleznu informace o naší firmě, ať už jsou to kontaktní či legislativní údaje? Odpověď na tyto otázky naleznete vždy právě v nastavení firmy.

Nastavení firmy tedy slouží k vyplňování základních údajů o firmě – kontaktní údaje, spisová značka, zda je firma plátcem DPH, jazyk, měna, chování programu v jednotlivých modulech, nastavování kurzů, možnost připojit logo firmy a mnoho dalšího.

Webové rozhraní však není jedinou možností, kde lze nastavení firmy vyplnit. Používáte-li raději desktopovou aplikaci, můžete nastavení vyplnit i v ní. V takovém případě nahlédněte do druhé dokumentace.

Nás však zajímá, kde nastavení nalezneme právě ve webovém rozhraní. Naleznete jej vždy v pravém horním rohu aplikace, pod ikonou Vaše uživatele.

Primární nastavení se skládá z těchto záložek:

FIREMNÍ NASTAVENÍ

MOJE NASTAVENÍ

GLOBÁLNÍ NASTAVENÍ

Ještě než se podíváme na jednotlivé záložky a jejich možnosti, je dobré si upřesnit, že každé Vámi uložené nastavení lze založit s platností od určitého data. To v praxi znamená, že uložíte-li nastavení například k 1.1.2022, přejde nastavení v platnost až k tomuto datu. K 31.12.2021 bude platit předchozí nastavení. V běžně praxi najdeme použití například při procesu, kdy se z neplátce stává plátce DPH.

Na záložce Základní informace můžeme vyplnit veškeré základní a kontaktní informace týkající se firmy. Jedná se o informace jako název společnosti či jméno oprávněné osoby, IČ a DIČ, e-mail, telefon či datovou schránku a poštovní či fakturační adresu.

Dostáváme se k záložce, kde máme možnost určit legislativní záležitosti. Z toho vyplývá, že zejména zde je dobré, neudělat chybu.

Můžeme zde nalézt údaje jako právní formu účetní jednotky, stát legislativy společně s typem organizace (tyto údaje jsou po založení firmy již neměnné, pro změnu by bylo nutno založit firmu znovu) či určení, zdali je firma plátcem DPH, uvedení finančního úřadu a územního pracoviště, pod které Vaše společnost spadá společně se spisovou značkou, zdali se jedná o fyzickou osobu, či zdali firma pracuje v režimu OSS.

Pokud by Vás zajímal podrobný popis veškerých polí, navštivte, prosím, opět dokumentaci desktopové aplikace, kde je význam jednotlivých polí popsán.

V neposlední řadě je zde možné nahrát logo či razítko s podpisem.

Na záložce Ostatní můžeme přednastavit informace týkající se stahování cizích měn.

Kurzy

Flexi umí automaticky stahovat kurzy ČNB. Pokud je stanovena domácí měna EUR, program stahuje kurzy z Evropské Centrální Banky. Zde si můžete vybrat, zda chcete stahovat kurz denně nebo měsíčně/ročně:

Denní kurz: Pomocí tlačítka vybíráte, zda chcete kurz z aktuálního dne (ČNB ho zveřejňuje až ve 14,30 hod.) nebo z předchozího dne.

Nabízejí se tyto hodnoty:

Upozornění: když 1x za den stáhnete kurz, systém Flexi si jej „podrží“ a daný den již žádný jiný nedovolí stáhnout, nový kurz lze tedy stáhnout až následující den.

Měsíční/roční kurz: Pomocí tlačítka vybíráte, zda chcete kurz k 1. kalendářnímu dnu v období nebo k 1. pracovnímu dni v období. Další nastavení ohledně požadovaného stahování proveďte u jednotlivých měn.

Podle tohoto nastavení se vždy při spuštění programu Flexi kurzy zaktualizují. Pokud budete pořizovat doklad v cizí měně ještě před stažením aktuálních kurzů do číselníku, program si sám sáhne do kurzů devizového trhu a příslušný kurz si vybere.

Nabízejí se tyto hodnoty:

Upozornění: kurz nesmíte měnit během roku, neboť je platný pro celé účetní období; v případě, že zvolíte hodnotu v tomto poli, pak v číselníku měn v poli Způsob stahování kurzu musíte vyplnit ručně, zda se jedná o měsíční, nebo roční způsob stahování.

Komunikace

Zajímá-li Vás více o možnostech automatického odesílání e-mailů ve Flexi, prostudujte, prosím, náš návod. Zde pouze provedete finální nastavení, zdali má být aplikováno či nikoliv.

Jazyky

Zde se nabídne určení čtyř výchozích jazyků pro tisk tiskových sestav. Tato možnost se nabídne pouze v případě, že máte nahraný pokročilý parametr umožňující změnu výchozích jazyků a následně máte tuto změnu povolenou v menu Rozšířené funkce. Pro některé jazyky nemáme překlady tiskových sestav, můžete si však objednat tvorbu uživatelských reportů a přeloženou tiskovou sestavu tak získat.

U této záložky si můžete v patičce všimnout, že disponuje možností uložení nastavení k určitému datu. V hlavičce poté naleznete, jaké nastavení je zrovna aktivní. Pokud zde tedy provedete libovolné změny, budete mít možnost je uvést v platnost až od určitého data.

Pokud by Vás zajímal význam veškerých polí, naleznete veškeré jejich popisy v dokumentaci k desktopové aplikaci.

Dostáváme se k záložkám, které ovlivňují chování konkrétního modulu.

Z názvu záložky vyplývá, že se jedná o prodejní modul. Nastavení se tedy váže na faktury vydané, přijaté objednávky či vydané nabídky s přijatými poptávkami.

Typ nových dokladů

Určuje, jaký typ dokladu má být zvolen při vytváření nového dokladu.

Typ generovaných dokladů

Určuje, jaký typ dokladu má být vybrán při automatickém vytvoření nového doklad

Splatnost ve dnech

Nastavení nám umožní nastavit výchozí splatnost jednotlivých prodejních dokladů. Nastavení v typech jednotlivých dokladů či v adresáři u příslušného obchodního partnera má před tímto nastavením přednost.

Doplňující text na fakturu

Text, který bude uveden v závěru každé faktury. Pokud potřebujete texty vyplnit pouze pro některé faktury, lze tak učinit na úrovni typu faktury.

Povolit odpočet neuhrazené vydané zálohy

Ve výchozím stavu Flexi umožňuje odpočet pouze uhrazené vydané zálohy. Aktivací tohoto nastavení budete moci odpočíst i zálohu neuhrazenou.

Položky automatického zaokrouhlení dokladu nezahrnovat do DPH

Vyloučí automaticky vytvářené zaokrouhlovací položky z DPH. Využívá se při individuální metodě zaokrouhlení.

Režim rezervací

Má za úkol určit, jakým způsobem má ve firmě vznikat rezervace na základě přijatých objednávek. Detailní informace naleznete v našem návodu.

Automaticky generovat číslo zakázky shodné s objednávkou

Zajistí, že při vytvoření přijaté objednávky bude vytvořena i zakázka, která bude přenášena mezi doklady v obchodním kolečku.

Pokud by Vás zajímal podrobný popis veškerých polí, navštivte, prosím, opět dokumentaci desktopové aplikace, kde je význam jednotlivých polí popsán.

Máme zde druhou záložku ovlivňující chování jednoho z modulů. Tentokrát se podíváme na nastavení nákupního modulu. Nalezneme v něm tedy faktury přijaté, objednávky vydané či vydané poptávky s přijatými nabídkami.

Typ nových dokladů

Určuje, jaký typ dokladu má být zvolen při vytváření nového dokladu.

Typ generovaných dokladů

Určuje, jaký typ dokladu má být vybrán při automatickém vytvoření nového dokladu.

Výchozí splatnost

Opět máme možnost nastavit výchozí splatnost pro celou společnost. Nastavení v typech jednotlivých dokladů či v adresáři u příslušného obchodního partnera má před tímto nastavením přednost.

Datum pro plnění data Uplatnit zdaň. pl.

Z jakého data má být naplněno datum Uplatnit zdaň. pl.?

Vyžadovat podpis před vystavením příkazu k úhradě

Aktivací tohoto nastavení bude zapotřebí každou přijatou fakturu či ostatní závazek před nahráním do příkazu k úhradě podepsat. K tomu mohou mít právo pouze někteří uživatelé. Samotný podpis lze nastavit vždy v konkrétním dokladu mezi ostatními službami.

Povolit odpočet neuhrazené vydané zálohy

Ve výchozím stavu Flexi umožňuje odpočet pouze uhrazené přijaté zálohy. Aktivací tohoto nastavení budete moci odpočíst i zálohu neuhrazenou.

Pokud by Vás zajímal podrobný popis veškerých polí, navštivte, prosím, opět dokumentaci desktopové aplikace, kde je význam jednotlivých polí popsán.

K modulu Peníze se váže pouze obecné nastavení ohledně typu nových dokladů. V modulu nalezneme agendy jako Banka či Pokladna.

Zajímá Vás, jakým způsobem načítat a párovat bankovní výpisy s jednotlivými doklady, nahlédněte do našeho návodu.

A pokud by Vás zajímal i podrobný popis veškerých polí, navštivte, prosím, opět dokumentaci desktopové aplikace, kde je význam jednotlivých polí popsán.

Používáte-li Flexi jako systém pro evidenci skladového hospodářství, bude pro Vás tato záložka zřejmě nejdůležitější. Nalezneme zde nastavení ovlivňující chování skladového hospodářství jako takového.

Metoda oceňování

Určuje, zdali se má ve firmě používat metoda oceňování zásob FIFO nebo metoda průměrných cen. FIFO je dostupné až od varianty Premium.

Umožnit generování požadavků na výdej

Umožní vytvořit běžnou výdejku i ve chvíli, kdy není dostatek skladem. Před aktivací doporučujeme prostudovat dokumentaci, kde jsou popsány veškeré detaily chování.

Při příjmu aktualizovat nákupní cenu v ceníku

Zajistí, že nákupní cena v ceníku (používaná v cenotvorbě) bude aktualizována vždy s cenou poslední příjemky. V praxi tedy, pokud založíte položku příjemky s cenou odlišnou od nákupní ceny v ceníku, aktualizuje se dle položky příjemky.

Sklad nahrávat do účetnictví

Je-li aktivováno, skladové hospodářství je evidováno metodou A. Není-li aktivováno, skladové hospodářství je evidováno metodou B.

Typ generovaných dokladů

Určuje, jaký typ dokladu má být vybrán při vytvoření nového dokladu. K typu příjemky z EDI naleznete veškeré podrobnosti v našem návodu.

Pokud by Vás zajímal význam veškerých polí, naleznete veškeré jejich popisy v dokumentaci k desktopové aplikaci.

Chcete-li či používáte-li Flexi i pro výpočet mezd zaměstnancům, bude pro Vás nezbytné vyplnit záložku Zaměstnanci v nastavení firmy.

Za zmínku stojí, že samotný výpočet mezd není prozatím ve webovém rozhraní dostupný a obecně modul "Zaměstnanci" je ve webovém rozhraní pouze pro čtení. Výpočet mezd i nastavení parametrů zaměstnanců je zapotřebí provést v desktopové aplikaci.

Obsahuje nastavení typů dokladů a předpisy zaúčtování pro sociální a zdravotní pojištění. Jednotlivé hodnoty nastavíte pomocí rozbalovacích seznamů v dané sekci.

Sociální pojištění

Zdravotní pojištění

Tato záložka řeší nastavení typů dokladů a současně i předpisy zaúčtování pro veškeré daně, které se týkají mezd.

Zálohová daň

Srážková daň

Rezident

Slouží k nastavení typů dokladů jednotlivých dokladů generovaných z mezd. Nalezneme mezi nimi ostatní pohledávky, ostatní závazky i interní doklady.

Detailní význam polí naleznete v dokumentaci pro desktopovou aplikaci.

Na této záložce nastavujete rozvrh pravidelné pracovní doby. Tyto údaje se přenášejí na kartu zaměstnance (Personalistika – záložka Pracovní poměr – záložka Úvazek), kde jej můžete případně opravit.

Pokud vyplníte první tři hodnoty tohoto dialogu, budou se předvyplňovat hodnoty na kartě jednotlivých zaměstnanců, pokud jim nastavíte "Pracovní rozvrh" pravidelný.

Hodin denně

Uveďte počet hodin jedné směny za den.

Dnů v týdnu

uveďte počet pracovních dnů za týden.

Začátek pracovní doby

Údaj obsahuje hodinu nejčastějšího nástupu do zaměstnání.

Výpočet náhrady za svátky z průměru

Uveďte, zda chcete počítat náhrady za svátky z průměru nebo nikoliv.

Týdenní pracovní doba

V rolovacím seznamu zvolte jeden z těchto testovacích provozů:

Automaticky nastavovat období proplacení nemoci

Zaškrtávací pole určuje chování aplikace:

Při výpočtu mezd upozornit na kontrolu období proplacení u nemocí

Pokud nezaškrtnete předcházející pole Automaticky nastavovat období proplacení nemoci, doporučujeme zaškrtnout příznak Při výpočtu mezd upozornit na kontrolu období proplacení u nemocí. Při výpočtu mezd pak budete upozorněni na nevyplněné období proplacení nemoci, abyste si mohli zkontrolovat, zda se jedná o opomenutí či úmysl.

Na této záložce lze u jednotlivých závazků nastavit den v měsíci, ke kterému jsou splatné. Jedná se tak o výchozí splatnost jednotlivých závazků určených pro dané operace.

Na záložce Ostatní lze doplnit další konstanty, které mohou zasahovat do výpočtu mezd.

Význam jednotlivých polí naleznete v dokumentaci k desktopové aplikaci.

K modulu Účetnictví se váže pouze obecné nastavení ohledně typu nových dokladů. V modulu nalezneme agendy jako ostatní pohledávky, ostatní závazky či interní doklady.

Typ nových dokladů

Určuje, jaký typ dokladu má být vybrán při vytvoření nového dokladu.

Umožnit manuální přepsání interních čísel dokladů

Po zaškrtnutí příznaku můžete u jednotlivých dokladů přepisovat interní číslo dokladu.

Přenášení střediska z firmy

Bude-li aktivní, bude z příslušné firmy v adresáři přenášeno středisko do dokladu, kam bude firma vyplněna.

Kontrolovat firmy a účty při vytváření dokladu

Jelikož lze údaje, včetně bankovních účtů, o firmách v adresáři stahovat do Flexi online, je možnost i jejich kontroly. Aktivováním možnosti bude Flexi kontrolovat, zdali účet uvedený u dané firmy ve faktuře, je registrovaný (tedy stažený z rejstříku).

Ve Flexi lze celou řadu procesů zautomatizovat. Pokud se jedná o automatizace tvorby některých dokladů, musíme nejprve určit, s jakým typem má takový doklad být vytvořen. U automaticky vytvářených položek zase musíme určit účty, jakým mají být takové položky zaúčtovány.

Nalezneme zde možnost definování následujících automatických operací:

Pokud by Vás zajímal význam veškerých polí, naleznete veškeré jejich popisy v dokumentaci k desktopové aplikaci.

V tomto menu je možné přednastavit jednotlivé číselníky. Detailní návod, jak s číselníky pracovat, naleznete ve videu.

Můžeme zde také přednastavit typy dokladů pro jednotlivé moduly. Více informací naleznete v dokumentaci.

Na této záložce můžete přednastavit číslování dokladů. Více o dokladových řadách naleznete opět v dokumentaci.

V nastavení firmy můžete také přednastavit předpisy zaúčtování, které vám následně mohou ulehčit práci při zaúčtování dokladů. Více o předpisech zaúčtování naleznete v dokumentaci.

Základním nastavením se rozumí například použití jednotlivých číselníků či EAN kódů v dokladech nebo třeba odesílání informací o Vámi realizovaných postupech pro naši jednodušší opravu případných chyb.

Používat střediska

Určení, zdali chcete používat střediska v dokladech či nikoliv. Zajišťuje jejich možnost doplnění do dokladu.

Používat zakázky

Určení, zdali chcete používat zakázky v dokladech či nikoliv. Zajišťuje jejich možnost doplnění do dokladu.

Používat činnosti

Určení, zdali chcete používat činnosti v dokladech či nikoliv. Zajišťuje jejich možnost doplnění do dokladu.

Používat více měn

Určení, zdali chcete používat více měn v dokladech či nikoliv. Zajišťuje jejich možnost doplnění do dokladu.

Používat poštovní adresu

Určení, zdali chcete používat poštovní adresu v dokladech či nikoliv. Zajišťuje její možnost doplnění do dokladu.

Používat místo určení

Určení, zdali chcete používat místa určení v dokladech či nikoliv. Zajišťuje možnost doplnění místa doplnění do dokladu.

Evidovat dopravu

Určení, zdali budete mít v dokladech možnost zpřístupnění polí související s dopravou (např. možnost doplnění forem dopravy).

Používat EAN

Přejete si k ceníku zadávat EAN kód a využívat jej poté v dokladech pro potřeby čtečky? Aktivujte toto nastavení. Za upozornění však stojí, že v současné době je použití EAN kódu v souvislosti se čtečkou dostupné pouze v desktopové aplikaci.

Umožnit změny typu zadávané ceny

Pokud je volba zapnutá, je možné na dokladech určit, zdali zadaná cena je s nebo bez DPH. V opačném případě se cena zadává vždy bez daně.

Výchozí zobrazení nástěnky

Tato akce vrátí zobrazení nástěnky do výchozí podoby. Všechny vaše změny budou nevratně smazány.

Používat sdílenou nástěnku

Dovolí používat sdílenou nástěnku, která bude přístupní všem dalším uživatelům. Uživatel bude mít možnost přepínat mezi sdílenou a vlastní nástěnkou.

Zde se dostanete do menu, kde vidíte založené uživatele pro danou firmu a jejich role. Můžete zde přidat uživatele z jiné firmy, nastavit typ uživatele, měnit hesla apod. Více o tomto modulu naleznete v dokumentaci.

Zde vidíte veškeré uložené zálohy dat. Můžete si je poslat e-mailem nebo stáhnout do počítače a následně obnovit jako novou firmu.

Na této záložce můžete nahrávat pokročilé parametry v xml s rozšířenými funkcemi. Po nahrání parametru můžete tyto funkce vypnout, zapnout či úplně smazat nahraný parametr.

Zde nastavujete údaje týkající se Vašeho uživatele. Uvedený e-mail lze například využít při resetování hesla, které zde v tomto nastavení případně i změnit.

Jméno, příjmení a titul se tisknou do některých tiskových výstupů, kde je potřeba zobrazit, kdo jej vytisknul.

V neposlední řadě lze nastavit i dvojfázové ověřování. Pokud chcete, abyste měli přístup do Vašeho Flexi více zabezpečen, aktivujte si jej.

K danému uživateli se váže i nastavení vzhledu webového rozhraní. Nenachází se sice přímo na této záložce, velmi jednoduše si jej však můžete otevřít a nastavit si nejvíce vyhovující vzhled.

Na záložce Funkce poté můžeme zapnout funkce týkající se čtečky čárových kódů, ukládání a kontroly dokladů či odeslání autentizačního tokenu v HTTP hlavičce:

Na záložce Upozornění můžeme nastavit procesy, které probíhají na pozadí jednou denně. Po zapnutí upozornění můžeme vybrat, co vše má program ABRA Flexi procházet. Pomocí ikony blesku můžeme spustit kontrolu ihned.

Na záložce Automatické kontroly můžeme poté nastavit další kontroly, které má program provést. Po zapnutí automatických kontrol můžeme vybrat, co vše má program kontrolovat, případně opět pomocí ikony blesku můžeme spustit kontrolu okamžitě.

Na tomto místě můžeme zjistit vše, co nás zajímá o zakoupené licenci, tedy jakou licenci máme zakoupenou, do kdy platí podpora, jakou máme verzi aplikace, serveru apod. Také zde můžete objednat rozšířenou podporu.

Pod informacemi o licenci naleznete informaci o požadavcích na API a vašeho API limitu.

V dolní části poté můžete zjistit, jaké firmy vám zabírají největší prostor v databázi.

Na poslední záložce můžete nastavit SMTP server. Kompletní informace o jeho nastavení naleznete v dokumentaci.