Co je potřeba vyplnit při začátcích práce v ABRA Flexi? Jak změnit chování jednotlivých modulů? Kde najdete kontaktní a legislativní údaje o své firmě? Odpovědi na tyto otázky najdete v nastavení firmy.

Nastavení firmy slouží k vyplnění základních údajů o firmě: kontaktní údaje, spisová značka, zda je firma plátcem DPH, jazyk, měna, chování programu v jednotlivých modulech, stahování kurzů, logo firmy a mnoho dalšího.

Nastavení můžete vyplnit i v desktopové aplikaci. V takovém případě se řiďte průvodcem nastavením firmy v desktopové aplikaci.

Nastavení otevřete položkou Nastavení v levém menu dole. Stejná položka je také v nabídce uživatele pod ikonou v pravém horním rohu.

Nastavení je rozdělené do tří skupin. Firemní nastavení platí pro aktuálně otevřenou firmu, Moje nastavení pro Vašeho uživatele a Globální nastavení pro všechny firmy na serveru.

Firemní nastavení

Moje nastavení

Globální nastavení

Většinu firemního nastavení můžete uložit s platností od určitého data tlačítkem Uložit s platností k datu. Uložíte-li nastavení například k 1. 1., začne platit až od tohoto data a do té doby platí nastavení předchozí. Které nastavení je právě platné, vidíte v poli Nastavení platné pro období v pravém horním rohu formuláře. V praxi se to hodí například ve chvíli, kdy se z neplátce DPH stává plátce.

Na záložce Základní informace vyplníte základní a kontaktní údaje firmy: název společnosti, typ subjektu, IČO a DIČ, sídlo, e-mail, datovou schránku, webové stránky, telefon a poštovní či fakturační adresu.

Na záložce Legislativa určíte právní formu účetní jednotky, typ organizace, stát legislativy, převažující činnost a spisovou značku. Dále zde nastavíte, zda je firma plátcem DPH, finanční úřad a územní pracoviště, pod které spadáte, a zvláštní režimy DPH.

Význam jednotlivých polí podrobně popisuje průvodce nastavením firmy pro desktopovou aplikaci.

Na záložce Logo a razítko nahrajete logo firmy a razítko s podpisem, které se pak použijí v tiskových sestavách. Podporované formáty jsou jpg a png, maximální velikost souboru je 200 MB. U loga lze navíc nastavit Pozici loga a Způsob zobrazení.

Na záložce Ostatní nastavíte stahování kurzů, automatické odesílání dokladů, jazyky tiskových sestav a zpracování GDPR.

Kurzy

Flexi umí automaticky stahovat kurzy ČNB. Je-li domácí měnou EUR, stahuje kurzy Evropské centrální banky. Vybrat můžete denní nebo měsíční/roční kurz.

Denní kurz nabízí tyto hodnoty:

Měsíční/roční kurz nabízí hodnoty K 1. kalendářnímu dni v období a K 1. pracovnímu dni v období. Další nastavení stahování provedete u jednotlivých měn.

Podle tohoto nastavení se kurzy aktualizují při každém spuštění programu. Pokud pořizujete doklad v cizí měně ještě před stažením aktuálních kurzů do číselníku, program si sám sáhne do kurzů devizového trhu a příslušný kurz vybere.

Komunikace

Zde určíte, zda se mají doklady automaticky odesílat e-mailem, a můžete vyplnit adresu skryté kopie. Jak automatické odesílání funguje, popisuje návod automatické odesílání dokladů.

Jazyky

Zde nastavíte čtyři výchozí jazyky pro tisk tiskových sestav. Změnit je můžete jen tehdy, když máte nahraný pokročilý parametr, který změnu povoluje, a tuto změnu máte zapnutou v Rozšířených funkcích. Pro některé jazyky nemáme překlady tiskových sestav, přeloženou sestavu ale můžete získat jako uživatelský report.

GDPR

Po zapnutí volby Zpracování GDPR přibude v jednotlivých agendách možnost nahlédnout do účelů zpracování, které se ke konkrétnímu záznamu vážou.

Význam všech polí na této záložce najdete v dokumentaci k desktopové aplikaci.

Skupina Moduly obsahuje nastavení, která ovlivňují chování konkrétního modulu. Po rozbalení v menu najdete Prodej, Nákup, Finance, Zboží, Zaměstnance a Účetnictví.

Nastavení prodejního modulu se týká vydaných faktur, přijatých objednávek, vydaných nabídek a přijatých poptávek.

Typ nových dokladů

Určuje, jaký typ dokladu se zvolí při vytváření nového dokladu. Nastavení je zvlášť pro každou agendu (faktury vydané, nabídky vydané, poptávky přijaté a objednávky přijaté) a nabízí tyto hodnoty:

Typ generovaných dokladů

Určuje, jaký typ dokladu se použije při automatickém vytvoření dokladu, například z objednávky.

Na záložce Upřesnění jsou další nastavení prodejních dokladů. V pravé části najdete odkazy na související nastavení, například upomínky a typy prodejních dokladů.

Počet dnů splatnosti pro prodejní doklady

Výchozí splatnost prodejních dokladů. Přednost před ní má splatnost nastavená v typu dokladu nebo v adresáři u obchodního partnera.

Doplňující text na fakturu

Text, který se uvede v závěru každé faktury. Pokud ho potřebujete jen u některých faktur, vyplňte ho v typu faktury.

Povolit odpočet neuhrazené vydané zálohy

Ve výchozím stavu Flexi umožňuje odpočet jen uhrazené vydané zálohy. Po zapnutí půjde odečíst i záloha neuhrazená.

Položky automatického zaokrouhlení dokladu nezahrnovat do DPH

Vyloučí automaticky vytvářené zaokrouhlovací položky z DPH. Využívá se při individuální metodě zaokrouhlení.

Nastavení režimu rezervací zboží

Určuje, jak ve firmě vznikají rezervace na základě přijatých objednávek. Nabízí hodnoty Pouze ruční, Automatická při vytvoření objednávky a Automatická při vytvoření objednávky i naskladnění zboží. Podrobnosti najdete v návodu varianty tvorby rezervací. Volbou Povolit rezervaci do záporu umožníte rezervovat i zboží, které není skladem.

Automaticky generovat číslo zakázky shodné s objednávkou

Při vytvoření přijaté objednávky vznikne i zakázka, která se přenáší mezi doklady v obchodním kolečku.

Přepočítávání ceníku při změně odběratele

Určuje, zda se při změně odběratele na dokladu mají ceny přepočítat (Přepočítat ceny), ponechat beze změny (Neměnit ceny), nebo zda se má Flexi nejprve zeptat (Zeptat se).

Podrobný popis všech polí najdete v dokumentaci k desktopové aplikaci.

Nastavení nákupního modulu se týká přijatých faktur, vydaných objednávek, vydaných poptávek a přijatých nabídek.

Typ nových dokladů

Určuje, jaký typ dokladu se zvolí při vytváření nového dokladu. Hodnoty Dotázat uživatele, Poslední vybraný a Primární mají stejný význam jako v modulu Prodej.

Typ generovaných dokladů

Určuje, jaký typ dokladu se použije při automatickém vytvoření dokladu.

Na záložce Upřesnění jsou další nastavení nákupních dokladů.

Výchozí splatnost [dny]

Výchozí splatnost nákupních dokladů pro celou firmu. Jde o základní nastavení s nejnižší prioritou, splatnost je totiž možné nastavit na třech místech:

V praxi to vypadá tak, že při pořizování nové faktury se splatnost vezme z tohoto nastavení (pokud zde hodnota není vyplněna, je datum splatnosti shodné s datem vystavení). Když vyberete určitý typ faktury a je u něj nastavena splatnost, nahradí se touto splatností původní. Poté vyberete firmu a proces se zopakuje. Výsledné datum je na faktuře možné ručně přepsat.

Datum uskutečnění zdanitelného plnění

Určuje, z jakého data se má naplnit datum uplatnění zdanitelného plnění. Nabízí hodnoty Datum zdaň. pl., Přijato, Datum zaúčtování, Splatnost, Aktuální datum a Nepředvyplňovat.

Vyžadovat podpis před vystavením příkazu k úhradě

Po zapnutí musí být každá přijatá faktura nebo ostatní závazek před zařazením do příkazu k úhradě podepsaný. Podepisovat mohou jen uživatelé, kteří k tomu mají právo. Podpis se pak nastavuje přímo v konkrétním dokladu.

Povolit odpočet neuhrazené přijaté zálohy

Ve výchozím stavu Flexi umožňuje odpočet jen uhrazené přijaté zálohy. Po zapnutí půjde odečíst i záloha neuhrazená.

Podrobný popis všech polí najdete v dokumentaci k desktopové aplikaci.

Modul Finance (dříve Peníze) obsahuje agendy Banka a Pokladna. Nastavíte zde typ nových bankovních a pokladních dokladů a typy dokladů, které se použijí při importu bankovního výpisu pro příjem a výdej. U typu nových dokladů nabízí Flexi hodnoty Dotázat uživatele, Poslední vybraný a Primární, které mají stejný význam jako v modulu Prodej. V pravé části jsou odkazy na související nastavení, například bankovní účty, formy úhrady nebo měny.

Jak načítat bankovní výpisy a párovat je s doklady, popisuje návod načítání bankovních výpisů. Podrobný popis všech polí najdete v dokumentaci k desktopové aplikaci.

Používáte-li Flexi pro skladové hospodářství, je pro Vás tato část nejdůležitější. Najdete zde nastavení, která ovlivňují chování skladů.

Metoda oceňování

Určuje, zda se ve firmě používá metoda oceňování zásob FIFO, nebo metoda průměrných cen. FIFO je dostupné od varianty Premium.

Umožnit generování požadavků na výdej

Umožní vytvořit výdejku i ve chvíli, kdy zboží není dostatek skladem. Před zapnutím doporučujeme prostudovat návod aktualizace požadavků na výdej, který popisuje všechny podrobnosti.

Při příjmu aktualizovat nákupní cenu v ceníku

Nákupní cena v ceníku (používaná v cenotvorbě) se aktualizuje podle ceny poslední příjemky.

Sklad nahrávat do účetnictví

Je-li zapnuto, sklad se účtuje metodou A. Není-li zapnuto, účtuje se metodou B.

Typ nových a generovaných dokladů

Určuje typ příjemek a výdejek při vytváření nového dokladu a typ příjemky vytvořené z EDI. U typu nových dokladů nabízí Flexi hodnoty Dotázat uživatele, Poslední vybraný a Primární, které mají stejný význam jako v modulu Prodej. Podrobnosti k EDI najdete v úvodu k EDI.

Číselná řada

Sekvence, podle které se přiděluje číslo produktu.

Význam všech polí najdete v dokumentaci k desktopové aplikaci.

Používáte-li Flexi pro výpočet mezd, je nutné vyplnit i nastavení modulu Zaměstnanci.

Záložka Pojištění obsahuje typy dokladů a předpisy zaúčtování pro sociální a zdravotní pojištění. Hodnoty vyberete z rozbalovacích seznamů.

Sociální pojištění

Zdravotní pojištění

Záložka Daně řeší typy dokladů a bankovní účty pro daně, které se týkají mezd. Nahoře vyberete adresu finančního úřadu.

Záložka Doklady určuje typy dokladů generovaných z mezd. Jsou mezi nimi ostatní závazky (zálohy, srážky a dobírka pro mzdy) a interní doklady (hrubá mzda, náhrada mzdy, cestovné, stravenkový paušál a homeoffice do limitu).

Podrobný význam polí najdete v dokumentaci k desktopové aplikaci.

Záložka Úvazek nastavuje rozvrh pravidelné pracovní doby. Údaje se přenášejí na kartu zaměstnance (Personalistika, záložka Pracovní poměr, záložka Úvazek), kde je můžete případně opravit. Pokud vyplníte počet hodin, počet dní a začátek pracovní doby, budou se tyto hodnoty předvyplňovat na kartě zaměstnanců, kteří mají pravidelný pracovní rozvrh.

Záložka Splatnost určuje výchozí počet dní splatnosti jednotlivých závazků ze mzdy (sociální a zdravotní pojištění, zálohová a srážková daň, daň rezident a dobírka). Datum splatnosti se počítá od data vystavení dokladu.

Záložka Ostatní obsahuje další konstanty, které ovlivňují výpočet mezd: promile pro pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, krácení dovolené, nastavení nemoci, procento náhrady při kurzarbeitu, ochranu výplatních pásek heslem a příspěvek na penzijní připojištění.

Promile pro výpočet povinného pojištění

Bez vyplnění tohoto údaje nelze vygenerovat formulář.

Krátit dovolenou za neomluvenou absenci

Krácení se uplatňuje pouze v případě, že součet hodin neomluvené absence je celým násobkem denního hodinového úvazku.

Automaticky nastavovat období proplacení nemoci

Je-li zapnuto, nastaví se na kartě zaměstnance ve volbě Aktualizace v záložce Nepřítomnost období proplacení podle počátku nemoci zadaného v Personalistice. Není-li zapnuto, musíte období proplacení nemoci nastavit ručně, až budete nemoc zaměstnance proplácet.

Při výpočtu mezd upozornit na kontrolu období proplacení u nemocí

Pokud nemáte zapnuté automatické nastavování období proplacení, doporučujeme zapnout toto upozornění. Při výpočtu mezd pak budete upozorněni na nevyplněné období proplacení nemoci a můžete zkontrolovat, zda jde o opomenutí, nebo záměr.

Refundace 50% náhrady mzdy za nemoc (do r. 2013)

Aktivuje mzdovou složku refundace.

Procento náhrady při kurzarbeitu

Určuje výši procenta kurzarbeitu.

Chránit výplatní pásky heslem

V personalistice u zaměstnance přibude možnost zadat heslo, kterým bude výplatnice chráněna.

Příspěvek na penzijní připojištění

Aktivuje mzdovou složku Příspěvek na penzijní připojištění. Procento příspěvku zadáte v poli Procento příspěvku na penzijní připojištění.

Význam ostatních polí najdete v dokumentaci k desktopové aplikaci.

Modul Účetnictví zahrnuje agendy jako ostatní pohledávky, ostatní závazky nebo interní doklady. Na záložce Doklady nastavíte typ nových dokladů a pravidla pro tvorbu dokladů.

Typ nových dokladů

Určuje, jaký typ interního dokladu, pohledávky a závazku se zvolí při vytvoření nového dokladu. Hodnoty Dotázat uživatele, Poslední vybraný a Primární mají stejný význam jako v modulu Prodej. Pole nemusíte vyplňovat, protože typ dokladu lze při tvorbě dokladu změnit ručně.

Manuální přepis čísel dokladů

Po zapnutí můžete u jednotlivých dokladů přepisovat interní číslo dokladu.

Automatické vyplnění střediska u dokladu podle střediska u firmy v adresáři

Do dokladu se převezme středisko z firmy v adresáři, kterou na doklad vyplníte.

Kontrolovat firmy a účty při vytváření dokladu

Údaje o firmách včetně bankovních účtů lze do Flexi stahovat z rejstříku. Je-li volba zapnutá, Flexi kontroluje, zda je bankovní účet uvedený u firmy na dokladu registrovaný.

Na záložce Automatické operace určíte, s jakým typem se mají vytvářet automaticky generované doklady a na jaké účty se mají účtovat automaticky vytvářené položky.

Nastavit zde můžete:

Význam všech polí najdete v dokumentaci k desktopové aplikaci.

Ve skupině Evidence jsou číselníky a další evidence, které ovlivňují práci s doklady. Po rozbalení v menu jsou rozdělené do skupin: Doklady, Obchodní partneři, Finance, Zboží a sklady, Majetek, Personalistika, Účetnictví, Nákladové účetnictví a Texty, štítky, šablony.

Jak s číselníky pracovat, ukazuje video o číselnících.

Ve skupině Doklady najdete typy dokladů pro jednotlivé moduly, dokladové řady a stavy obchodního dokladu. Více o typech dokladů najdete v návodu k typům dokladů, číslování dokladů popisuje návod přidání dokladové řady.

Předpisy zaúčtování najdete ve skupině Evidence pod položkou Účetnictví. Přednastavené předpisy Vám usnadní zaúčtování dokladů. Více o nich najdete v návodu předpisy zaúčtování a jejich použití v typech dokladů.

Základní nastavení platí pro celou firmu a všechny uživatele. Na záložce Nastavení položek určíte například používání jednotlivých číselníků nebo EAN kódů v dokladech, na záložce Nastavení soukromí odesílání informací o používání aplikace, které nám pomáhají při opravě případných chyb.

Používat střediska

Určuje, zda chcete v dokladech používat střediska.

Používat zakázky

Určuje, zda chcete v dokladech používat zakázky.

Používat činnosti

Určuje, zda chcete v dokladech používat činnosti.

Používat více měn

Určuje, zda chcete v dokladech používat více měn.

Používat poštovní adresu

Určuje, zda chcete v dokladech doplňovat poštovní adresu.

Používat místo určení

Určuje, zda chcete v dokladech doplňovat místo určení. Pole pak můžete přidat do formuláře dokladu.

Evidovat dopravu

Zpřístupní v dokladech pole související s dopravou, například formy dopravy.

Používat EAN

Umožní zadávat k položkám ceníku EAN kód a využívat ho v dokladech pro čtečky čárových kódů.

Umožnit změnu typu zadávané ceny

Je-li volba zapnutá, můžete na dokladech určit, zda je zadaná cena s DPH, nebo bez DPH. V opačném případě se cena zadává vždy bez daně.

Výchozí zobrazení vlastní nástěnky

Vrátí zobrazení Vaší nástěnky do výchozí podoby. Všechny Vaše změny nástěnky budou nevratně smazány.

Používat sdílenou nástěnku

Zpřístupní sdílenou nástěnku všem uživatelům. Každý uživatel pak může přepínat mezi sdílenou a vlastní nástěnkou.

Zde vidíte uživatele, kteří mají přístup do aktuální firmy, a jejich role. Tlačítkem Založit uživatele založíte nového uživatele, tlačítkem Přidat uživatele z jiné firmy pod seznamem přidáte uživatele, který už existuje v jiné firmě. Můžete zde také měnit typ uživatele, role nebo hesla. Podrobnosti najdete v návodu uživatelé ve firmě.

Zde vidíte uložené zálohy dat firmy. Zálohu si můžete stáhnout do počítače nebo poslat podpoře a později ji obnovit jako novou firmu. Postup popisuje návod záloha firmy.

Zde nahráváte pokročilé parametry s rozšířenými funkcemi jako soubor XML (tlačítko Importovat soubor XML). Nahrané funkce můžete vypínat, zapínat nebo nahraný parametr úplně smazat.

Zde nastavíte SMTP server pro odesílání e-mailů z aplikace a můžete odeslat zkušební e-mail. Kompletní postup najdete v návodu nastavení SMTP serveru.

Moje nastavení se týká Vašeho uživatele.

Na záložce Přihlašovací údaje vidíte své přihlašovací jméno a můžete si změnit heslo. Pokud chcete mít přístup do Flexi lépe zabezpečený, zapněte si zde dvoufázové ověření.

Na záložce Osobní údaje zadáte jméno, příjmení, e-mail, telefon, adresu a titul. Jméno a titul se použijí v tiskových sestavách, kde je potřeba uvést, kdo doklad vytiskl, a e-mail lze využít například při obnovení hesla.

Na záložce Vzhled si nastavíte vzhled webového rozhraní: velikost řádků, světlé nebo tmavé zobrazení, rozvržení formulářů a velikost písma. V horní části je také tlačítko Vrátit se do původní pro návrat k původnímu vzhledu aplikace.

Na záložce Funkce zapnete funkce týkající se čteček čárových kódů, lokalizovaných polí, ukládání a kontroly dokladů a odesílání autentizačního tokenu.

Podpora čteček čárových kódů

Formuláře, které čtečku podporují, budou na ni reagovat a zapisovat data. Více v návodu čtečky čárových kódů.

Používání lokalizovaných polí údajů

V seznamech a nabídkách agend s vícejazyčnými poli se budou primárně používat údaje podle nastaveného jazyka aplikace.

Inkrementální ukládání dokladů

Během editace dokladů s položkami se doklad průběžně ukládá. Zrychlí to práci s doklady, které mají mnoho položek, protože se data odesílají postupně.

Kontrola dokladů během vytváření

Kontroly z agendy Kontroly se spouštějí už během vytváření dokladu. Najde-li systém chybu, zobrazí oznámení.

Odesílat autentizační token v HTTP hlavičce

Nastavení se ukládá ve Vašem prohlížeči a platí pro všechny firmy a uživatele.

Na záložce Upozornění nastavíte procesy, které probíhají na pozadí jednou denně a procházejí položky staré 6 až 12 měsíců. Po zapnutí upozornění vyberete, co má ABRA Flexi procházet. Ikonou blesku (Spustit ihned) spustíte kontrolu okamžitě.

Na záložce Automatické kontroly nastavíte další kontroly dokladů, například kontrolu DIČ nebo řádků DPH. Po zapnutí automatických kontrol vyberete, co má program kontrolovat, a ikonou blesku můžete kontrolu spustit okamžitě. K jednorázové kontrole všech dokladů ve firmě slouží agenda Kontroly.

Globální nastavení platí pro všechny firmy na serveru.

Agenda Licence a předplatné slouží ke správě licencí ABRA Flexi. Kvůli úpravě licence už nemusíte kontaktovat naše obchodní oddělení: můžete zde přidávat přístupy, aktivovat přístup k API nebo rozšířenou podporu. Pro odebrání je nadále potřeba kontaktovat obchodní oddělení.

Na přehledu vidíte své přístupy, variantu licence a technické informace o serveru. U firem v cloudu jsou k dispozici další záložky, například platby a faktury nebo využití databáze. Podrobný popis najdete v návodu licence a předplatné.

V Správě firem vidíte aktivní a archivované firmy na serveru. Tlačítkem Založit novou firmu založíte další firmu, tlačítkem Založit ze zálohy obnovíte firmu ze zálohy. Postup popisuje návod založení další společnosti.

Zde najdete seznam všech uživatelů na serveru včetně toho, do kterých firem mají přístup.

Tlačítkem Založit uživatele založíte nového uživatele. Po otevření existujícího uživatele mu upravíte typ, základní a přihlašovací údaje, výchozí roli a přístupy do firem, zapnete dvoufázové zabezpečení nebo přístup k API, případně uživatele zablokujete.

Podrobně práci s uživateli popisuje návod jak pracovat s uživateli.