Prepočet skladu slúži na kontrolu a prípadný prepočet cien na skladovej karte na správne hodnoty. Po spustení prechádza všetky pohyby akcií.
Nájdete ho v module Nástroje -> Prepočet zásob, Flexi ho pri potrebných úkonoch (zmena ceny na príjme) spúšťa automaticky.
Princíp funkcie si môžeme demonštrovať na jednej konkrétnej skladovej karte. Ručné spustenie prepočtu zásob však vždy prechádza cez všetky skladové karty.
Prijímajú sa 3 kusy na skladovej karte s cenou za MJ 4,15Kč (na začiatku boli 2 kusy za rovnakú cenu). Táto cena tiež zodpovedá priemernej cene. Následne boli vydané 2 kusy, tiež za 4,15 Kč.
V praxi môže nastať situácia, keď je potrebné spätne zmeniť cenu z predchádzajúcej príjemky (napr. dodávateľ len dodal tovar, do systému Flexi ho prijal za 0 Kč a až následne, keď dostaneme faktúru, aktualizujeme cenu).
V našom prípade zmeníme cenu za MJ pri príjme 3 kusov na 10Kč.
Uložením zmeny v príjemke sa automaticky spustí prepočet zásob, ktorý aktualizuje priemernú cenu so zmenou ceny na príjemke a premietne ju do všetkých nasledujúcich výdajov. V tomto prípade sa prepočet zásob spustí len pre konkrétnu skladovú kartu.
Prepočet zásob sa preto v prípade potreby spustí automaticky. Môže však nastať situácia, keď sa z nejakého dôvodu prepočet nespustí a ceny na skladovej karte sa nezhodujú. Pre tieto situácie je k dispozícii možnosť manuálneho spustenia.
Poznámka
Pri spustení prepočtu zásob nie je možné pracovať so zásobami a odporúčame ho spustiť, keď používatelia nepracujú v systéme Flexi (napr. cez noc). Pri spracovaní veľkých objemov údajov to môže trvať dlhšie (vo výnimočných prípadoch rádovo niekoľko hodín).
Predvolený stav systému Flexi je nevytvárať požiadavky na vydanie (ak nie je dostatok zásob, vytvorenie požiadavky na vydanie neprejde). Povolenie generovania požiadaviek na výdaj môžete aktivovať v nastaveniach spoločnosti (Spoločnosť -> Nastavenia -> Moduly -> Tovar).
Požiadavka na výdaj je výdajová položka, ktorá nie je vyzdvihnutá. Použijete ho, keď potrebujete vytvoriť výdajovú položku, keď na sklade nie je dostatok položiek (fakturácia, ..). Od položky štandardného vydania ju možno odlíšiť hodnotou nákladov v stĺpci požiadavka na MJ a hodnotou nulová v stĺpci množstvo.
Na skladovej karte sa množstvo požiadaviek na výdaj odráža v stĺpci Požiadavky na MJ.
Poznámka 1
Celková hodnota požiadaviek na výdaj až do ich aktualizácie je 0.
Vytvorenie požiadavky a jej následné vysporiadanie aktualizáciou si ukážeme na jednoduchom príklade.
Máme skladovú kartu so zostatkom MJ 0 a potrebujeme vystaviť faktúru spolu s automatickým vytvorením expedície. Flexi nás tiež informuje o nedostatku zásob pri ukladaní položky faktúry.
Po uložení faktúry, pomocou ktorej bola automaticky vytvorená položka expedície (a teda aj žiadosť o expedíciu), sa môžeme vrátiť na skladovú kartu.
V tomto prípade vidíme v stĺpci Požiadavky MJ hodnotu 1 a v stĺpci Stav zásob v MJ s požiadavkami hodnotu -1. Cena za MJ požiadavky je 0,
Dostávame sa do fázy, keď tovar dorazil na sklad - vytvoríme príjemku na 1 položku.
Po uložení vidíme kladnú hodnotu v stĺpci Stav zásob MJ a v stĺpci Požiadavky MJ na skladovej karte.
V našom prípade je však požadovaný stav 0 v oboch stĺpcoch (v skutočnosti je stav zásob 0).
Spustíme teda aktualizáciu požiadaviek na odoslanie - nájdete ju v module Tools -> Update dispatch requirements. Po jeho dokončení budú na skladovej karte tieto hodnoty.
Poznámka 2
V inventúre (Items -> Inventory) sa požiadavky nezohľadňujú, preto ich pred spustením inventúry vyrovnajte.
Poznámka 3
Všetky pohľadávky by sa mali vyrovnať aj pred inicializáciou nasledujúceho účtovného obdobia. Flexi nemôže uspokojiť požiadavky na výdaj za predchádzajúce účtovné obdobie príjmom za nasledujúce účtovné obdobie.
Poznámka č. 4
Rezervácia má prednosť pred požiadavkou na výdaj.
Každá položka v skladovom doklade obsahuje dátum vystavenia (užívateľsky nastaviteľné) a skutočný dátum vytvorenia (uložený v databáze, nie je užívateľsky nastaviteľný).
Môže sa stať, že budete potrebovať zadanie späť do skladového dokladu. V štandardnom režime bude dátum vytvorenia rovnaký ako skutočný dátum vytvorenia, nie ako dátum vystavenia dokumentu.
Zarovnanie dátumu sa používa na prepísanie skutočného dátumu vytvorenia na dátum vystavenia v záhlaví dokumentu.
Tlačidlo Štart sa nachádza nad skladovými kartami.
Upozornenie pre sklad
Zadanie pohybu na sklade a následné spustenie vyrovnania dátumu by mohlo viesť k negatívnemu stavu skladu. Ak by k tomu došlo, Flexi vám neumožní vykonať narovnanie dátumu.
Môžete si však zobraziť položky v zápornej hodnote pomocou tlačidla v hornej lište.
Po dokončení procesu je potrebné vykonať prepočet zásob (Nástroje -> Prepočet zásob) - z dôvodu, že pohyby založené na spätných pohyboch aktualizujú cenu tých nasledujúcich.
Poznámka
Nastavenie termínov nie je štandardnou funkciou, pre jej aktiváciu kontaktujte obchodné oddelenie (371 124 321; obchodflexi@abra.eu).
V zriedkavých prípadoch môže byť stĺpec Stav zásob MJ na skladovej karte záporný. Toto by sa za normálnych okolností nemalo vyskytovať.
Pre tieto prípady existuje funkcia, ktorá nájde položky v zápornej hodnote. Nájdete ho na akciových kartách.
Příklad možnosti vzniku č. 1
1. Vykonám inicializáciu z roku 2018 do roku 2019, skladová karta má kladný zostatok 10ks (v oboch obdobiach)
2. Vydám 10ks v roku 2018
3. Vydám 10ks v roku 2019
4. Opäť vykonám prevod z roku 2018 do roku 2019, skladová karta má v roku 2019 zostatok -10ks
Záporný zostatok zásob je možné vyrovnať prijatím príslušného počtu kusov.
To možno dosiahnuť napríklad spätnou inventúrou k 31.12.20xx v čase, keď už v nasledujúcom roku existuje výdaj, ktorý sa po vygenerovaní inventarizačného rozdielu postará o záporný zostatok.
Príklad možnosti generovania 2
K výdaju, ktorý generuje požiadavku na výdaj (t. j. počet MJ je v stĺpci Požiadavky na MJ), vložte prostredníctvom rozhrania API kladnú hodnotu do stĺpca Kvantita. Výsledkom bude záporný zostatok v stĺpci Inventár MJ na skladovej karte.
Predvolene sa stĺpec Kvantita vyplní iba hodnotou na základe nasledujúcej účtenky, ktorá vyrovná požiadavku.
Poznámka
Zoznam položiek v mínuse nie je štandardnou funkciou, pre jej aktiváciu musíte kontaktovať obchodné oddelenie (371 124 321; obchodflexi@abra.eu).