Každé pravidlo obsahuje súbor podmienok na výskyt určitých hodnôt v zadaných položkách bankového pohybu. Ak sú podmienky splnené, pravidlo na nájdenom pohybe doplní zadané položky a hodnoty. Typicky ide o čísla účtov, ale aj niektoré ďalšie položky.

Pravidlá pre automatické zaúčtovanie si môžete:

Funkciu Zaúčtovanie podľa pravidiel nájdete v agende Banka v ponuke … (Ďalšie funkcie) v spodnej lište zoznamu.

Otvorí sa okno, v ktorom pracujete s nezaúčtovanými pohybmi a pravidlami na zaúčtovanie. Ak ešte nie sú definované žiadne pravidlá, okno je prázdne a ponúka dve možnosti: Odporúčané pravidlá a Spravovať pravidlá.

Voľbou Odporúčané pravidlá Flexi vyhodnotí už existujúce zaúčtované nestornované účtovné záznamy a na základe opakujúcich sa hodnôt v nich navrhne pravidlá pre rovnaké zaúčtovanie. Typickým takýmto bankovým pohybom je poplatok za vedenie účtu, úrok alebo odmena za využívanie služieb.

Zhody sa vyhodnocujú takto:

Vo všetkých možnostiach sa rozlišuje typ pohybu, t. j. zvlášť príjmy a zvlášť výdavky. Výsledkom vyhodnotenia sú návrhy nových pravidiel. Pri každom návrhu vidíte Podmienky a položky, ktoré Pravidlo nastaví.

Tlačidlom Pridať ako nové sa zobrazí formulár Nové pravidlo. Doplňte Názov pravidla a definíciu upravte podľa vlastných potrieb, alebo ju ponechajte tak, ako ju Flexi odporučilo.

Pravidlo má okrem názvu dve časti. V hornej časti Podmienky výberu sú podmienky na uplatnenie pravidla, ktoré môžete upraviť, pridať ďalšie tlačidlom +, alebo naopak zrušiť krížikom. V dolnej časti Nastaviť nasledujúce hodnoty je zoznam položiek, ktoré sa vyhovujúcim bankovým pohybom nastavia. Ak zaškrtnete Po uplatnení tohto pravidla neaplikovať žiadne ďalšie pravidlo, ďalšie pravidlá sa na pohyb už nepoužijú.

Po uložení tlačidlom Uložiť a zatvorení návrhov Flexi ponúkne zoznam nezaúčtovaných bankových pohybov, ktoré zodpovedajú práve vytvorenému pravidlu, ak takéto existujú. Pri každom pohybe vidíte Navrhované zmeny.

Tlačidlom Zaúčtovať všetko prijmete navrhnuté vyplnenie položiek a zaúčtujete vybrané doklady na základe uplatnených pravidiel. Voľbu potvrďte tlačidlom Áno.

Po zaúčtovaní návrhy zmiznú. Každý ďalší rovnaký nezaúčtovaný bankový pohyb Flexi pri použití funkcie Zaúčtovanie podľa pravidiel zobrazí a podľa vytvoreného pravidla navrhne vyplnenie položiek na zaúčtovanie.

Tlačidlom Spravovať pravidlá otvoríte Správu pravidiel, kde máte možnosť upraviť alebo zmazať už uložené pravidlá, alebo ručne pridávať ďalšie. Pravidlá sa použijú v poradí, v akom sa zobrazujú. Poradie zmeníte presunutím pravidla za úchytku vľavo. Ikony na úpravu (ceruzka) a zmazanie (kôš) sa zobrazia po prejdení myšou na pravidlo.

Odkazom Nové pravidlo pod zoznamom vytvoríte ručne celkom nové pravidlo. Otvorí sa formulár, v ktorom okrem názvu pravidla nastavíte podmienky na určenie opakujúcich sa bankových pohybov a vyberiete polia, ktoré má pravidlo nastaviť, a ich hodnoty.

Po uložení sa nové pravidlo zaradí do zoznamu existujúcich pravidiel a Flexi opäť ponúkne bankové pohyby, ktoré zodpovedajú jeho podmienkam, ak takéto existujú. Navrhnuté bankové pohyby spracujete rovnakým spôsobom ako v predchádzajúcom prípade.

V Správe pravidiel môžete okrem vytvorenia vlastných pravidiel importovať už existujúce pravidlá z iných Vami spracúvaných firiem. Slúži na to tlačidlo Import z inej firmy v spodnej časti formulára Správa pravidiel. Po jeho použití sa otvorí ponuka firiem, v ktorej vyberiete firmu, z ktorej budete pravidlá importovať. Po výbere firmy sa zobrazia informácie o pravidlách, ktoré sa v tejto firme nachádzajú a je možné ich importovať. Samotný import spustíte tlačidlom Importovať. O vykonaní importu Vás Flexi bude informovať a pravidlo sa zaradí do zoznamu existujúcich pravidiel v Správe pravidiel.

Ak ste už predtým používali doplnok Automatické zaúčtovanie bankových pohybov, môžete v ňom nadefinované pravidlá importovať tlačidlom Import z doplnku vo formulári Správa pravidiel. Existujúce pravidlá z doplnku sa prevezmú, Flexi Vás o tom bude informovať a pravidlá sa zaradia do zoznamu existujúcich pravidiel.

Je možné týmto spôsobom nadefinovať pravidlá pre platby zálohových faktúr?

Pravidlo nadefinovať je možné, ale funkcia predkladá len nezaúčtované a nespárované pohyby. Ak máte k platbe napárovanú zálohovú faktúru, tento pohyb sa na zaúčtovanie nenaponúkne.