Pri prechode medzi účtovnými obdobiami je potrebné vykonať niekoľko krokov, aby sa do nového obdobia správne preniesli konečné stavy účtov a účtovníctvo nadväzovalo bez nezrovnalostí.
Inicializácia nového účtovného obdobia
V každom účtovnom období, v ktorom sú zadané doklady, je nutné spustiť v menu Účtovníctvo - Inicializácia nasledujúceho účtovného obdobia.
Tento krok slúži ako malá „účtovná závierka“ – koncové stavy súvahových účtov sa prenesú ako počiatočné stavy do nasledujúceho obdobia.
Po inicializácii sa môže objaviť hlásenie:
„Na účte 431001 neexistuje nulový zostatok. Chcete pokračovať v uzávierke?“
V takom prípade zvolíme „Áno“. Toto upozornenie je relevantné iba v poslednom účtovnom roku, ktorý uzatvárame. Aj v ňom však musíme inicializáciu spustiť, pretože sa pri nej vygeneruje precenenie pohľadávok a záväzkov.
Stav účtu 431
V prípade, že stav účtu 431 má nenulovú hodnotu, je potrebné preúčtovať zostatok na účty 428 alebo 429.
Pri inicializácii by stav účtu 431 mal mať hodnotu 0 Kč.
Nasadenie koncových stavov pomocou interných dokladov
V ďalšom kroku doplníme stavy zvyšných účtov prostredníctvom interných dokladov. Účty pohľadávok, záväzkov, banky, pokladne a záloh sú už správne nastavené z predchádzajúcich krokov.
Zostáva teda doplniť ostatné účty.
Pre lepšiu prehľadnosť vytvoríme štyri interné doklady:
Aktíva – na záložke Účtovanie a riadok DPH uvedieme spojovací účet pre hodnotu „základ Dal“.
Pasíva – na záložke Účtovanie a riadok DPH uvedieme spojovací účet pre hodnotu „základ MD“.
Výnosy – na záložke Účtovanie a riadok DPH uvedieme spojovací účet pre hodnotu „základ MD“.
Náklady – na záložke Účtovanie a riadok DPH uvedieme spojovací účet pre hodnotu „základ Dal“.
Do týchto dokladov zadáme všetky doteraz nepoužité účty. Ku každému účtu je vhodné doplniť popis, ktorý neskôr uľahčí orientáciu.
Precenenie neuhradených záväzkov a pohľadávok
Ak sa vykonalo precenenie neuhradených dokladov v cudzej mene k poslednému dňu obdobia, znamená to, že neuhradené doklady boli zadané s pôvodnými kurzmi.
Je možné zadať neuhradené záväzky a pohľadávky s kurzom k poslednému dňu účtovného obdobia - kurzové rozdiely sa nevytvoria.