Nesúhlasí vám banková alebo pokladničná kniha so stavom v účtovníctve alebo papierovým výpisom? Chcete vedieť, ako tieto dva výstupy fungujú? Ukážeme vám, ako sa vyhnúť problémom.
Banková a pokladničná kniha sú štandardnou súčasťou ABRA Flexi. Je to jedna z možností, ako získať stavy na účte v banke alebo v pokladnici na kontrolu voči účtovníctvu alebo papierovému výpisu.
Keď firma vedie daňovú evidenciu, fungujú knihy inak ako v prípade podvojného účtovníctva. V sprievodcovi môžete zadať niekoľko parametrov. Bankový účet alebo pokladnicu a od akého dátumu vystavenia (ďalej len dátum od) a do akého dátumu vystavenia chcete knihu zobraziť (ďalej len dátum do).
Daňová evidencia alebo nevyplnený účet na bankovom účte/pokladnici
Ak firma vedie daňovú evidenciu, správajú sa obe knihy rovnakým spôsobom. Rovnaké správanie je pri podvojnom účtovníctve v prípade, že na bankovom účte alebo pokladnici nie je vyplnené pole účet banky (v prípade bankového účtu) alebo účet pokladnice (v prípade pokladnice). Oba tieto účty sú vždy na príslušnom zázname umiestnené na záložke Účtovanie.
Ako ABRA Flexi vypočíta počiatočný zostatok pre bankovú knihu?
Počiatočný zostatok bankovej knihy v daňovej evidencii sa vypočíta tak, že ABRA Flexi sčíta všetky nestornované príjmové doklady v banke, ktoré majú dátum vystavenia menší ako zvolený dátum od a sú naviazané na vybraný bankový účet.
Od tohto čísla odpočíta všetky nestornované výdavkové doklady z banky, ktoré majú dátum vystavenia menší ako zvolený dátum od a sú naviazané na vybraný bankový účet.
Výsledné číslo sa potom použije ako počiatočný zostatok. K nemu sa následne pripočítavajú nestornované doklady v sledovanom období (medzi dátumom od a dátumom do), ktoré sú naviazané na vybraný bankový účet.
Ako ABRA Flexi vypočíta počiatočný zostatok pre pokladničnú knihu?
V pokladničnej knihe sú v ABRA Flexi počiatočné zostatky dva. Jeden pre formu úhrady v hotovosti a druhý pre formu úhrady kartou.
Oba sa získavajú podobne ako počiatočný zostatok v bankovej knihe, ale navyše sa tu uplatňuje filter na formu úhrady. V prípade, že je na doklade nastavená forma úhrady Kartou, je doklad zahrnutý do počiatočného zostatku pre platobné karty. Ak je na doklade nastavená akákoľvek iná forma úhrady alebo je toto pole prázdne, doklad sa započítava do počiatočného zostatku pre hotovosť.
Tieto čísla sa použijú ako počiatočné zostatky. K nim sa potom rovnako ako pri bankovej knihe pripočítavajú nestornované doklady naviazané na vybranú pokladnicu a spadajúce do zvoleného obdobia.
Podvojné účtovníctvo s vyplneným analytickým účtom na bankovom účte/pokladnici
Ak je na bankovom účte zvolený účet banky alebo na pokladnici účet pokladnice, začnú výpočty fungovať inak. V tomto prípade totiž ABRA Flexi pri výpočte zohľadňuje aj počiatočný stav z účtovníctva. Je to však jediný moment, kedy majú banková alebo pokladničná kniha niečo spoločné s účtovníctvom.
Ako Flexi zohľadní počiatočný stav z účtovníctva?
Z bankového účtu sa načíta účet banky alebo z pokladnice sa načíta účet pokladnice. Ide o analytický účet z účtovej osnovy (banka 221xxx alebo pokladnica 211xxx). Taktiež sa z banky alebo pokladnice načíta mena (v prípade, že nie je vyplnená, použije sa Domáca mena z nastavenia firmy).
V ďalšom kroku sa ABRA Flexi k dátumu od pokúsi nájsť prvé predchádzajúce neuzavreté účtovné obdobie. Ak takéto účtovné obdobie nenájde, použije také účtovné obdobie, do ktorého patrí dátum od.
ABRA Flexi teraz teda zistí analytický účet, menu a účtovné obdobie a môže načítať počiatočný stav (z účtovníctva). Počiatočný stav k začiatku účtovného obdobia je potom MD – počiatočný stav Dal. Pri pokladnici sa toto číslo použije ako počiatočný stav pre hotovosť. Počiatočný stav pre platby kartou je 0.
Týmto máme počiatočný stav k začiatku účtovného obdobia. K tomuto číslu ABRA Flexi pripočíta všetky nestornované príjmové doklady spadajúce dátumom vystavenia do obdobia medzi začiatkom účtovného obdobia a dátumom od. Všetky nestornované výdavkové doklady z rovnakého časového rozsahu sú odpočítané.
ABRA Flexi tak získa počiatočný zostatok pre bankovú knihu.
Pri pokladnici sa pri pripočítaní a odpočítaní dokladov opäť zohľadňuje forma úhrady rovnako ako pri daňovej evidencii.
Problémy, ktoré sa vyskytujú
S bankovou/pokladničnou knihou v daňovej evidencii väčšinou problémy nebývajú. Naopak v podvojnom účtovníctve môžu čísla občas nesúhlasiť s účtovníctvom alebo papierovým výpisom. Tento nesúlad má niekoľko možných vysvetlení:
Bankovú alebo pokladničnú knihu narúšajú aj jednodokladové prevody peňazí z jedného bankového účtu alebo pokladnice na druhý. V ABRA Flexi síce môžete zadať doklad, ktorý na strane MD má účet 221001 a na strane Dal účet 221002, ale do bankovej knihy sa tento doklad započíta len pre bankový účet, ktorý je na tomto doklade nastavený v hlavičke. Pozor – tento bankový účet ani nemusí mať priradený jeden alebo druhý analytický účet!
Riešenie? Prevody peňazí sa vykonávajú cez účet peniaze na ceste → sú potrebné dva doklady.Vo väčšine prípadov nie sú zohľadňované iné doklady ako doklady v banke (pre bankovú knihu) alebo v pokladnici (pre pokladničnú knihu). Veľmi často analýza odhalí chybu používateľa, ktorý na analytický účet z pokladnice alebo bankového účtu zaúčtoval doklad v evidencii interných dokladov. Tie sa však do bankovej/pokladničnej knihy premietnu len vtedy, keď majú dátum zaúčtovania pred prvým predchádzajúcim neuzavretým účtovným obdobím.
Riešením tohto problému je vykonávať všetky opravy priamo v banke alebo v pokladnici, nie v interných dokladoch.Ďalším dôvodom, prečo počiatočné zostatky občas nesúhlasia, je použitie rovnakého analytického účtu na dvoch rôznych bankových účtoch alebo pokladniciach. Pri výpočte počiatočného zostatku sa potom počiatočný stav z účtovníctva pripočítava k obom bankovým účtom alebo pokladniciam.
Riešením tohto problému je použiť na všetkých bankových účtoch alebo pokladniciach samostatné analytické účty.Ak nesúhlasia počiatočné zostatky, s najväčšou pravdepodobnosťou nebudú súhlasiť ani konečné zostatky.
Riešením je skontrolovať a prípadne vyriešiť všetky predchádzajúce problémy.