Inicializácia nasledujúceho účtovného obdobia
Pre správnu funkčnosť aplikácie v novom účtovnom období je potrebné vykonať uzávierkové a inicializačné operácie. Ako vykonať uzávierku obdobia popisujeme nižšie, ďalšie informácie sú dostupné v kapitole Účtovná závierka a založenie nového účtovného obdobia. Jednou z podstatných častí je:
Účtovníctvo – Inicializácia nasledujúceho účtovného obdobia (možno opakovať)
Formulár uzavrie dané účtovné obdobie a stavy účtov prevedie do nasledujúceho účtovného obdobia ako počiatočné. Inicializáciu je potrebné opakovať pri vykonaní zmeny v danom období, napr. pri oprave vydanej faktúry za rok 2019.
Touto voľbou prenesiete potrebné stavy do nového roka, ale môžete naďalej vykonávať opravy v predchádzajúcom období. Túto voľbu môžete opakovane spúšťať vždy podľa vlastnej potreby. Nemusíte sa obávať, že by došlo k duplicite uzávierkových operácií.
Sprievodca uzávierkou účtovného obdobia.
Po výbere voľby „Inicializácia nasledujúceho účtovného obdobia" v module „Účtovníctvo" program zobrazí dialóg pre definíciu potrebných parametrov.
Účtovné uzávierkové operácie
Definujete účty pre nasledujúce operácie:
Účet uzavretia účtovnej knihy
Účet otvorenia účtovnej knihy
Účet prevodu hospodárskeho výsledku
Účet výsledku hospodárenia v schvaľovacom konaní
Prevod skladu
Ak chcete inicializovať počiatočné stavy skladu v novom účtovnom období, zaškrtnite túto voľbu. Program sprístupní nasledujúce parametre potrebné pre inicializáciu.
Vynechať karty s nulovým zostatkom
Nebudú prevádzané karty, ktoré majú nulový zostatok v MJ a v EUR.
Počet dní bez pohybu pre vynechanie
Voľba súvisí s predchádzajúcim parametrom. Stanovíte tým minimálny „vek" nevyužívaných kariet. Zabránite tým situácii, keď týždeň pred uzavretím obdobia „vyprázdnite" kartu tovaru/materiálu a program by ju nepreviedol na ďalšie použitie.
Potvrdzovať vynechanie karty
Voľba umožní „sledovať" proces prevodu a individuálne regulovať, ktoré karty sa majú vynechať. Tento spôsob prevodu nie je vhodný v prípade, keď sklad obsahuje tisíce položiek.
V novom účtovnom období zrušiť nepoužité staré karty
Voľba umožní vyradiť v novom účtovnom období karty, ktoré sa sem dostali omylom. Príkladom môže byť prevod kompletného skladu bez vynechania starých „ležiakov" a je potrebné chybu napraviť.
Leasing
Pre každé účtovné obdobie sa generujú samostatne záväzky leasingových splátok.
Typ dokladu pre generovanie záväzkov leasingových splátok
Typ dokladu záväzkov umožní pre každé účtovné obdobie zadať parametre účtovania a generovania interného čísla dokladu.
Prevod stavu skladu do ďalšieho účtovného obdobia
Aktuálny stav skladu (skladové karty) je uchovaný v súbore, ktorý má pre každé účtovné obdobie samostatnú tabuľku. Počiatočné stavy konkrétnych kariet sú východiskovým stavom pre aktuálny stav karty v období. Aby bolo možné začať aktualizovať karty v ďalšom účtovnom období, je potrebné aktivovať funkciu Prevod stavu skladu do ďalšieho účtovného obdobia. Funkcia prevedie karty z aktuálneho UO do súboru kariet v nasledujúcom UO.
Do počiatočných stavov kariet v novom UO sú zapísané konečné zostatky na kartách v UO. Je možné, že po prevode do nového UO vznikne situácia, keď budete musieť vykonať doplnky či zmeny v starom UO. Ak tak urobíte, musíte funkciu Prevod stavu skladu do ďalšieho účtovného obdobia aktivovať znovu. Program do nového UO prenesie nové zostatky na kartách a v prípade, že už v novom UO existujú pohyby na niektorých kartách, vykoná prepočet ich aktuálnych zostatkov. Z toho vyplýva, že funkciu Koniec roka môžete spúšťať opakovane, a teda aktualizovať starý aj nový rok súbežne.
Prenášať všetky karty
Program prenesie všetky karty bez ohľadu na ich zostatok a dátum posledného pohybu.
Vynechať nepoužívané karty (nulový zostatok, dlho bez pohybu)
Určite nastane situácia, keď určitý tovar „vypadne" z vášho sortimentu a niektoré karty prestanete používať a nechcete, aby sa v novom účtovnom období ponúkali. Na tento účel je určená práve táto voľba.
Počet dní bez pohybu
Používateľ vyplní počet dní bez pohybu (od posledného výdajného listu či prevodky). Tento dátum je vztiahnutý k poslednému dňu prevádzaného účtovného obdobia.
Potvrdzovať vynechané karty
Ak zaškrtnete potvrdzovanie, musíte každú neprevádzanú kartu potvrdiť.
V novom roku zrušiť karty, ktoré nie sú v starom roku a nemajú pohyb
Je možné, že ste vykonali prenos všetkých kariet do nového UO a potom si uvedomíte, že ste nechceli prevádzať karty dlho bez pohybu. Prenos opakujete a zaškrtnete Vynechať nepoužívané karty. Zaškrtnutím voľby „V novom UO zrušiť nepoužité staré karty" dôjde k vyčisteniu tzv. zbytočných kariet (karty bez pohybu a bez zostatku).
Uzávierkové operácie
Pri uzavretí účtovného obdobia sa uskutočnia nasledujúce operácie:
Precenenie faktúr
Na konci účtovného obdobia je potrebné vygenerovať interné doklady, ktoré precenia prijaté a vydané faktúry v cudzej mene. V nastavení Parametre firmy (viď nižšie) sú uvedené typy interných dokladov pre „zabezpečenie" tejto akcie. Voľbu nájdete v „Nastavenie firmy – Účtovníctvo – Typ dokladu pre: Kurzové rozdiely – výnos a Typ dokladu pre: Kurzové rozdiely – náklad".
Ak niektorý z údajov chýba, uzávierkova operácia túto skutočnosť oznámi, ale nezastaví sa. Iba nebudú interné doklady vygenerované a k účtovnému obdobiu bude táto chyba zaznamenaná.
Je možné, že používateľ po uzávierke zmení stav dokladu alebo doplní nový doklad do inkriminovaného obdobia. Z toho vyplýva nutnosť opakovať precenenie, teda aj účtovnú uzávierku.
Uzavretie účtovných kníh v aktuálnom období
Program vygeneruje do uzávierkového mesiaca (má číslo 99) obraty, ktoré prevedú konečné stavy účtov rozvahových a podrozvahových účtov na „Účet uzavretia účtovnej knihy". Výsledkové účty sú prevedené na „Účet prevodu hospodárskeho výsledku".
Otvorenie účtovných kníh v novom období
Program vygeneruje do počiatočného mesiaca (má číslo 0) obraty, ktoré prevedú z „Účtu otvorenia účtovnej knihy" počiatočné stavy účtov rozvahových a podrozvahových. Na „Účet výsledku hospodárenia v schvaľovacom konaní" je prevedený „Účet prevodu hospodárskeho výsledku".
Vytvorenie skladových kariet pre nasledujúce účtovné obdobie
Stavy skladu sú evidované pre každé účtovné obdobie samostatne. Preto je potrebné nastaviť počiatočné stavy skladu v novom účtovnom období. Štandardne sa po konci roka pracuje v dvoch účtovných obdobiach súčasne. V minulom období môžu nastať zmeny. Opakovaním uzávierky prenesiete zmeny do nového obdobia.
Inicializácia účtovania majetku
Program doplní dátum účtovania do položiek odpisov, ktoré spadajú do nasledujúceho účtovného obdobia. Táto aktualizácia má za následok premietnutie odpisov v novom období na stavy účtov.
Inicializácia účtovania leasingu
Program doplní dátum účtovania do splátkového kalendára a daňových nákladov, ktoré spadajú do nasledujúceho účtovného obdobia. Ďalej vygeneruje ostatné záväzky pre splátky v novom účtovnom období.
Program akceptuje zmenu koncového dátumu účtovného obdobia. Upraví daňové odpisy podľa zákonných noriem. Ak dôjde k skráteniu účtovného obdobia pod 12 mesiacov, sú daňové odpisy staršie ako jeden rok krátené na polovicu.