Aktualizácia požiadaviek na výdaj je skladová funkcia, ktorá dodatočne vyskladní tovar pri výdajkách, na ktoré v okamihu ich vzniku nebola na sklade dostatočná zásoba. Tento článok popisuje, čo je požiadavka na výdaj, kedy funkciu spúšťať, aký má dopad na účtovníctvo a ako postupovať, keď neprejde.
Východiskovým stavom Flexi je nevytváranie požiadaviek na výdaj (pokiaľ na sklade nie je dostatok kusov, vytvorenie výdaja končí chybou).
Aktiváciu umožnenia generovania požiadaviek na výdaj vykonáte v nastavení firmy v Nastavenie -> Tovar.
Čo je požiadavka na výdaj
Požiadavka na výdaj je položka výdajky, ktorá nie je vyskladnená. Vytvorí sa pri tvorbe výdajky v čase, keď na sklade nie je dostatok tovaru (napr. kvôli fakturácii).
Od štandardného výdaja položky ju možno rozoznať pomocou kladnej hodnoty v stĺpci Požiadavka MJ a pomocou nulovej hodnoty v stĺpci Množstvo.
Účtovná hodnota požiadaviek na výdaj až do ich aktualizácie je 0. Možno ju teda spoznať aj podľa nulovej hodnoty, nemusí sa však nutne jednať o smerodajný údaj.
Na skladovej karte je množstvo požiadaviek na výdaj reflektované stĺpcom Požiadavky MJ.
Ak vzniká požiadaviek viac, vysporadúvajú sa od najstaršieho po najnovší. Prijatý tovar teda vždy najskôr pokryje najstaršiu nevybavenú požiadavku.
Kedy aktualizáciu spúšťať
Ak predávate takzvane do mínusu, teda vystavujete faktúry aj na tovar, ktorý zrovna nemáte na sklade, spúšťajte aktualizáciu najlepšie pri každom príjme. Stav skladu sa tým priebežne zrovnáva a požiadavky sa nehromadia.
Pred koncom účtovného obdobia navyše stav požiadaviek skontrolujte:
Otvorte skladové karty.
V stĺpci Požiadavky MJ uvidíte, koľko požiadaviek na výdaj je vygenerovaných. V stĺpci Stav zásob v MJ s požiadavkami potom to, koľko z nich nemožno vzhľadom na aktuálnu zásobu uspokojiť.
Vytvorte príjemku minimálne na presný počet chýbajúcich kusov.
Spustite Aktualizáciu požiadaviek na výdaj. Cieľom je, aby bol k 31. 12. stav skladu 0 alebo vyšší.
🚨 Ak vykonáte inicializáciu nasledujúceho obdobia s nevysporiadanými požiadavkami, uvidíte nesprávny stav skladu a tovar z faktúry, na ktorej požiadavka vznikla, už nikdy zo skladu nevyjde. Požiadavky z jedného účtovného obdobia totiž nemožno uspokojiť príjemkou v nasledujúcom období.
Funkciu nájdete priamo pri skladových kartách, príjemkách/výdajkách alebo v zozname skladov.
Príklad: vznik a vyrovnanie požiadavky
Vytvorenie požiadavky a jej následné vyrovnanie pomocou aktualizácie si ukážeme na jednoduchom príklade.
Na skladovej karte máme stav MJ 0 a potrebujeme fakturovať spolu s automatickým vytvorením výdajky. O nedostatku tovaru na sklade nás Flexi informuje aj pri ukladaní položky faktúry.
Po uložení faktúry, s ktorou automaticky došlo k vytvoreniu výdajky (a teda aj požiadavky na výdaj), sa môžeme vrátiť na skladovú kartu.
Môžeme tu vidieť hodnotu 1 v stĺpci Požiadavky MJ a hodnotu -1 v stĺpci Stav zásob v MJ s požiadavkami. Cena za MJ požiadavky je 0.
Dostávame sa do fázy, kedy tovar dorazil na sklad - vytvoríme príjemku na 1 kus.
Po jej uložení môžeme na skladovej karte pozorovať kladnú hodnotu v stĺpci Stav zásob MJ aj v stĺpci Požiadavky MJ.
Požadovaným stavom je však v našom prípade 0 v oboch stĺpcoch (v skutočnosti je na sklade skutočne 0).
Spustíme teda aktualizáciu požiadaviek na výdaj.
Po jej dokončení budú na skladovej karte nasledujúce hodnoty.
Účtovný dopad aktualizácie
Aktualizácia požiadaviek na výdaj nie je účtovne neutrálna operácia. Kým požiadavka visí, má účtovnú hodnotu 0. Až aktualizáciou sa z nej stane skutočný výdaj s cenou, a tá sa premietne do účtovníctva.
Aký veľký dopad to bude, závisí od toho, čo aktualizácii predchádza.
Tovar naskladníte a hneď ním vyrovnáte požiadavky
Ak prijmete na sklad 5 kusov a vyrovnáte nimi 5 požiadaviek, príjem a výdaj sa hodnotovo vyrušia a výsledný dopad na účtovníctvo je nulový.
Ak účtujete zásoby metódou A, pribudnú v účtovníctve zápisy zodpovedajúce týmto pohybom. Zostatok sa nezmení, ale v zostavách ich uvidíte, čo nemusí byť vždy žiaduce. Pri metóde B žiadne zápisy nepribudnú, pokiaľ teda dodatočne neupravíte jednorazový zápis na konci roka.
Tovar už na sklade máte a len vyrovnáte požiadavky
Tu je dopad jednoznačný. Hodnota zásob klesne o hodnotu vydaného tovaru, a to naraz, k okamihu aktualizácie.
⚠️ Ak máte obdobie už uzavreté a odvedenú závierku, môže aktualizácia zmeniť zostatky na niektorých účtoch. Pred spustením sa poraďte so svojou účtovníčkou alebo daňovým poradcom. Flexi operáciu vykoná, ale nerozhodne za vás, či je v danom období prípustná.
Nevyrovnané požiadavky z minulých období
Ak sa vám v aktuálnom období nevydávajú požiadavky na výdaj a ste si istí, že máte na sklade dosť kusov na vyrovnanie, znamená to, že máte nevybavené požiadavky z minulých období. Vyrovnať ich treba v období, v ktorom vznikli.
Prepnite sa o jedno obdobie naspäť a otvorte skladové karty.
Pridajte si stĺpec Požiadavky MJ a zoraďte podľa hodnôt od najvyššej.
Takto prejdite naspäť všetky obdobia, kým v stĺpci Požiadavky MJ nebude pri požadovanej položke nula. Toto obdobie je posledné bez požiadavky, od nasledujúceho je potrebné postupne vyrovnávať pomocou príjemky a aktualizácie.
Potom od tohto obdobia vykonajte inicializáciu do nasledujúceho obdobia, aby sa informácia o vyrovnaní skladu preniesla ďalej.
Postup opakujte, kým nie sú všetky požiadavky vo všetkých obdobiach uspokojené.
🚨 Ak máte už uzavreté obdobia a odvedené závierky, môže tento postup ovplyvniť zostatky na niektorých účtoch v účtovníctve. Pred jeho vykonaním sa poraďte so svojou účtovníčkou či daňovým poradcom.
Na čo si dať pozor
Prepočet skladu požiadavky na výdaj nevyrieši
Ak na skladovej karte visí nevyrovnaná požiadavka, prepočet skladu ju neodstráni. Prepočet pracuje s cenami, požiadavky vyrovnáva výhradne táto funkcia.
Aktualizácia hlási uzamknutý doklad
Aktualizácia zasahuje do dokladov v období, v ktorom požiadavka vznikla. Ak je doklad uzamknutý, funkcia neprejde. Máte tri možnosti:
Doklad odomknúť, aktualizáciu spustiť a závierku podľa potreby odviesť znovu ako opravnú. Toto je štandardná cesta.
Nechať si nastaviť pokročilý parameter, po ktorého aktivácii budú uzamknuté doklady pri aktualizácii ignorované (teda nebudú zahrnuté do aktualizácie). Inštalácia parametra je spoplatnená sumou 2 250 Kč bez DPH, dohodnete ju cez zákaznícku podporu.
Prestať používať cenníkovú položku a nahradiť ju novou, na ktorej požiadavka nevznikla. Toto je krajná možnosť pre výnimočné prípady: stará požiadavka zostane trvalo nevyrovnaná a na skladovej karte ju uvidíte aj naďalej, nová evidencia ňou však nebude zaťažená.
💡 Ktorá cesta sa oplatí, závisí od toho, koľkých dokladov sa oprava dotkne. Pri jednotkách položiek býva jednoduchšie položku vymeniť ako podávať opravné závierky. Rozhodnutie je účtovné, nie technické.
Vzťah k inventúre
Inventúra požiadavky zohľadňuje (navýši počet programových stavov o požiadavky na výdaj). Pre lepšiu prácu s inventúrou však odporúčame požiadavky na výdaj pred inventúrou vyrovnať.
Požiadavky neprechádzajú do ďalšieho obdobia
Pred inicializáciou nasledujúceho účtovného obdobia by mali byť všetky požiadavky vyrovnané. ABRA Flexi nedokáže uspokojiť požiadavky na výdaj z predchádzajúceho účtovného obdobia príjemkou v nasledujúcom.
Prednosť rezervácie
Rezervácia má pred požiadavkou na výdaj prednosť.
FAQ
Prečo sa po aktualizácii zmenili zostatky v účtovníctve?
Pretože aktualizáciou sa z požiadavky s nulovou hodnotou stane skutočný výdaj s cenou. Ak ste mali tovar na sklade už skôr, klesne hodnota zásob o hodnotu vydaného tovaru. Podrobne to popisuje sekcia Účtovný dopad aktualizácie.
V akom poradí sa požiadavky vyrovnávajú?
Od najstaršej po najnovšiu. Nemožno zvoliť, ktorá požiadavka sa má pokryť ako prvá.
Vyrovná požiadavky prepočet skladu?
Nie. Prepočet skladu pracuje iba s cenami. Požiadavky vyrovnáva výhradne aktualizácia požiadaviek na výdaj.
Môžem aktualizáciu spustiť v uzamknutom období?
Nie, kým je doklad uzamknutý, funkcia neprejde. Možnosti riešenia popisuje sekcia Aktualizácia hlási uzamknutý doklad.
Môžem požiadavku z minulého roka pokryť tohtoročnou príjemkou?
Nie. Požiadavky je nutné vyrovnať v období, v ktorom vznikli, a výsledok preniesť inicializáciou do ďalších období.
Súvisiace články
Späť na rozcestník.