Splošne informacije o šifrantih najdete v razdelku Šifranti.

Vrsta dokumenta ima tri funkcije:

Osnovna prednastavitev je pripravljena. Vendar pa je treba to nastavitev prilagoditi in dopolniti glede na lastne zahteve.
Uporablja se pri izdajanju izdanih računov.

Seznam lahko odprete v modulu Prodaja z možnostjo »Vrste dokumentov – Vrste izdanih računov«.

V zgornji vrstici preglednice se nahaja več gumbov, katerih pomen je opisan v ločenem poglavju »Upravljanje programa«

S klikom na gumb Novo ali bližnjico na tipkovnici Alt+N odprete obrazec za nov zapis.

V zgornji vrstici obrazca se nahaja več gumbov, katerih pomen je opisan v ločenem poglavju »Upravljanje programa«

.

Okrajšava:Obvezno polje, lahko vsebuje največ 20 znakov. Vrednost mora biti med zapisi edinstvena. Pri ustvarjanju dokumenta se v izbirnem tipu prikaže ta vrednost. Priporočamo, da izberete čim bolj opisno okrajšavo, da bo razlikovanje vrst dokumentov v seznamu lažje.

Naziv: Obvezno polje, lahko vsebuje največ 255 znakov. Na splošno predstavlja zapis v poročilih, tiskovnih sestavih ali izbirnih seznamih, zato mora biti zapis nedvoumno označen. Če ste v začetnih nastavitvah nastavili tuje jezike, lahko polje »Naziv« izpolnite v izbranih tujih jezikih s klikom na gumb +. Te jezikovne različice naziva se natisnejo na dokumentih pri tiskanju v tujih jezikih. S klikom na gumb - zaprete polje z nazivom v tujem jeziku.

Serija dokumentov: Ročno ali s pomočjo gumba s puščico izberite iz seznama serij dokumentov. Če je vrednost izpolnjena, pri ustvarjanju dokumenta ne boste pozvani k izbiri serije dokumentov. S tem se poenostavi računovodstvo in prepreči morebitne napake pri ustvarjanju dokumenta. Vsaka vrsta dokumenta ima lahko svojo lastno serijo dokumentov, vendar aplikacija omogoča uporabo ene serije dokumentov za več vrst dokumentov.

Obrazec je zaradi preglednosti razdeljen na več zavihkov:

Vrsta: Obvezno polje. Za eno vrsto imate lahko tudi več vrst dokumentov. Uporabite

drsni seznam in izberite med pripravljenimi vrednostmi:

Konstantni simbol: Ročno ali s pomočjo gumba za lupo izberite iz seznama dovoljenih konstantnih simbolov. Z njim se identificira vrsta in način plačila; od marca 2014 njegovo izpolnjevanje ni obvezno.

Bančni račun: Ročno ali s pomočjo spustnega seznama izberite iz seznama bančnih računov. To polje se nato prenese v izdane račune v zavihku »Plačilo na račun«, kjer ga seveda lahko ročno spremenite.

Rok plačila [dni]: Datum zapadlosti je naveden v izdanem računu v zavihku »Glavno«. V programu so na voljo tri možnosti vnosa datuma zapadlosti:

Primer: Začetna nastavitev je 14 dni, vrsta dokumenta »AB« je 20 dni in določen kupec »XY« je 30 dni. Ko ustvarite dokument, je rok plačila 14 dni, nato izberete vrsto dokumenta »AB« in rok plačila se spremeni na 20 dni. Po izbiri kupca »XY« se rok plačila spremeni na 30 dni. Upravljavec lahko rok plačila dodatno prilagodi po individualnem dogovoru.

Popust [%]: Popust, naveden tukaj, se prenese v izdani račun v zavihku »EUR« in na podlagi tega se izračuna popust na računu. Popust lahko dodatno spremenite po individualnem dogovoru. Ne velja za dokument »brez postavke«.

Variabilni simbol primarno iz številke naročila: Če je to potrditveno polje označeno, se variabilni simbol na računu prevzame iz številke naročila, iz katerega je bil račun ustvarjen.

Način plačila: Način plačila, naveden tukaj, se prenese v izdani račun na zavihku »Dodatek«. Izbirate lahko med: nakazilo, gotovina, bančno nakazilo, povzetje, kreditna kartica, kredit, neopredeljeno, ček. Način plačila lahko dodatno spremenite po individualnem dogovoru.

Način prevoza: Ponujene so vrednosti, registrirane v meniju Orodja – Šifranti – Načini prevoza, npr. Pošta Slovenije, DPD.

Dostava in prevzem: Izpolnite, če želite, da se tukaj navedene informacije prenesejo v izdani račun na zavihku »Dodatek«. To postavko lahko dodatno spremenite po individualnem dogovoru.

Samodejno ustvarjanje skladiščnih bonov in zahteva vnosa serijskih številk: Če označite to potrditveno polje, se odpremni listi samodejno ustvarijo, kadar izdani račun vsebuje cenovno postavko iz cenika.

Metoda zaokroževanja: Določite lahko, kako se bodo zaokroževali zneski končnega izdanega računa. Ta informacija se prenese v izdani račun na zavihku »Način zaokroževanja«, kjer jo lahko spremenite.

Nastavite lahko:

Metoda zaokroževanja: Tukaj izberemo, ali naj se rezultat zaokroževanja vknjiži v DDV. Na voljo imamo:

DDV (metoda): To polje nastavi metodo zaokroževanja končne vrednosti DDV. S pomočjo spustnega seznama izberite med pripravljenimi vrednostmi: navzgor, navzdol, matematično.

DDV (naročila): Ta postavka je povezana s prejšnjo – s pomočjo spustnega seznama

izberite med pripravljenimi vrednostmi: brez zaokroževanja, zaokroži na tisočice, stotice, desetice, enote, desetice, stotice, tisočice.

Skupaj (metoda): To polje nastavi metodo zaokroževanja končne fakturne cene. S pomočjo spustnega seznama izberite med pripravljenimi vrednostmi: navzgor, navzdol, matematično.

Skupaj (naročila): To polje je povezano s prejšnjim – s pomočjo spustnega seznama izberite med pripravljenimi vrednostmi: brez zaokroževanja, zaokroži na tisočinke, stotinke, desetinke, enote, desetice, stotice, tisočice.

Polja na zavihku »Računovodstvo« so neobvezna, vendar njihova nastavitev za vrsto dokumenta olajša delo pri ustvarjanju računa.

Dokument je računovodski: Če označite to polje, bodo ustvarjeni dokumenti vplivali na računovodstvo. Če ne želite, da ustvarjeni dokumenti vstopajo v računovodstvo, pustite polje neoznačeno. Vrednost polja je mogoče spremeniti le pred ustvarjanjem prvega dokumenta te vrste, nato je polje samo za branje.

Računovodski konto v breme: Polje je dostopno, če označite, da je dokument računovodski dokument. Ročno ali s pomočjo gumba »lupa« izberite iz seznama kontov. Konto se vnese v izdane račune v zavihku »Računovodstvo in vrstica DDV« v polje »Konto v breme«. S tem se poenostavi knjiženje.

Stroškovno mesto: S pomočjo spustnega seznama izberite iz seznama stroškovnih mest. Stroškovno mesto se vnese v izdane račune na zavihku »Specifikacije dokumenta«.

Dejavnost: S pomočjo spustnega seznama izberite iz seznama dejavnosti. Ta podatek se vnese v izdane račune na zavihku »Specifikacije dokumenta«.

Valuta: S pomočjo spustnega seznama izberite iz seznama valut. Pri izstavitvi računa se za to vrsto računa takoj nastavi zahtevana valuta. Če izberete EUR: euro, se nastavi izpolnjevanje zavihka »EUR«. Če izberete tujo valuto, se zavihek »Valuta« nastavi tako, da bo izpolnjen.

Vrstica kontrolnega obračuna DDV:Zavezanci za DDV: Samo zavezanci za DDV. To polje ni obvezno. Ročno ali s pomočjo šifranta Kontrolna vrstica obračuna se ponujajo samo vrstice, ki ustrezajo državi in vrsti dokumenta. Vrstica, nastavljena za določeno vrsto dokumenta, se prenese v ustvarjani dokument na zavihku Računovodstvo in vrstica DDV v polju Vrstica kontrolnega obračuna DDV. Glede na vrstico, navedeno v postavkah dokumenta in v glavi dokumenta, se vrednosti naložijo v ustrezne vrstice obrazca Kontrolno poročilo. Pri shranjevanju boste opozorjeni, če izbrana vrstica kontrolnega poročila ne ustreza vrsti gibanja.

Status DDV:Polje je dostopno, če je dokument označen kot računovodski. Vrednost se samodejno nastavi na stanje zakonodaje, navedeno v nastavitvah podjetja. Izberete lahko drugo državo iz seznama držav, če ste v tej državi registrirani za DDV. Vrednost tega polja se uporabi za uvrstitev ustvarjenega dokumenta v evidenco DDV.

Računovodska postavka [v dobro]Polje je dostopno, če je dokument označen kot računovodski. Olajšuje knjiženje izdanih računov. Ročno ali s pomočjo spustnega seznama izberite iz predpisa knjiženja.

Vpliv na prednastavitev parametrov elektronske evidence prihodkov na ustvarjenih dokumentih.

Način EET: S pomočjo spustnega seznama izberite med razpoložljivimi načini EET:

Identifikacija blagajne: Identifikacija blagajne, na kateri se evidentirajo prihodki.

Identifikacija poslovne enote: Gre za številko poslovne enote, ki jo davčnemu zavezancu dodeli portal EET. Polje ni obvezno in če ni izpolnjeno, se privzeta vrednost za novo ustvarjeni dokument naloži iz stroškovnega mesta ali iz nastavitev podjetja.

Davčna številka zavezanca: Davčna številka zavezanca – izpolni se pri evidentiranju prihodkov v imenu drugega davčnega zavezanca. V primeru pooblastila s strani več kot ene osebe se davčna številka odgovorne osebe ne izpolnjuje.

Čas odziva [s]: Čas odziva med pošiljanjem prihodka v evidenco EET in prejemom dodeljenega FIC. Vrednosti je mogoče nastaviti v razponu od 2 do 60 s, pri čemer naj bo omejitev prilagojena hitrosti povezave tako, da bo večina prodaj zabeleženih v spletu.Polje ni obvezno in če ni izpolnjeno, se omejitev za trenutno pošiljani dokument postopoma naloži iz stroškovnega mesta ali iz nastavitev podjetja.

Izpolnitev tega zavihka olajša tiskanje dokumentov posameznih vrst.

S pomočjo spustnega seznama izberite, katere dokumente določene vrste želite natisniti. Tukaj izbrani tisk se uporabi pri tiskanju (ali predogledu) neposredno iz obrazca dokumenta. Če shranite dokument in ga želite natisniti iz preglednice dokumentov, morate zahtevane dokumente izbrati ročno.

Kopije: Vnesite število kopij, ki jih želite natisniti.

Tiskanje dokumenta: Iz spustnega seznama izberite, ali želite natisniti potrdilo o prejemu / blagajniški dokument / skladiščno potrdilo.

Poročilo: Izberite vrsto poročila iz spustnega seznama, npr. račun, dobavnica, spremljevalnik.

Če v spodnjem delu označite možnost Samodejno tiskanje pri ustvarjanju novega dokumenta, se zgoraj označeni dokumenti samodejno natisnejo ob shranjevanju dokumenta, brez da bi morali ročno klikniti gumb tiskalnika. Program vas bo le vprašal, ali želite pravkar ustvarjeni dokument natisniti.
​

Intrastat je elektronski sistem zbiranja podatkov, ki je obvezen za vse države članice Evropske unije. Ta zavihek omogoča beleženje vseh potrebnih podatkov.

Država odpreme: Država, iz katere je bil izdelek odpremljen.

Država namembnosti: Država, v katero naj bo izdelek dostavljen. Izpolnite, če račun vsebuje postavke, ki ste jih odpremili vi, zaračunano podjetje. V primeru, ko se blago izvaža v tretjo državo in ob zapustitvi ozemlja Republike Slovenije še ni sproščeno v enega od izvoznih carinskih postopkov, ker ta sprostitev opravijo carinski organi v drugi državi članici Evropske unije, izpolnite to državo članico.

Država porekla: Država porekla izdelka. Izpolnite, če dokument vsebuje postavke, katerih prejemnik ste vi. V primeru trgovine s tretjo državo, ko je bilo blago sproščeno v prosti promet v drugi državi članici Evropske unije pred prejemom v Republiki Sloveniji, izpolnite to državo članico.

Država izvora: Država izvora izdelka.

Transakcije: Iz spustnega seznama izberite ustrezno transakcijo; na voljo so vrednosti iz menija Orodja – Šifranti – Intrastat – Poslovne transakcije.

Dobavni pogoji: Dobavni pogoj izberite iz spustnega seznama; vrednosti so na voljo v meniju Orodja – Šifranti – Intrastat – Dobavni pogoji.

Vrsta prevoza: Iz spustnega seznama izberite vrsto prevoza; na voljo so vrednosti iz menija Orodja – Šifranti – Intrastat – Vrsta prevoza.

Posebna gibanja: Vrednosti so na voljo v meniju Orodja – Šifranti – Intrastat – Posebna gibanja.

Uporaba podatkov, izpolnjenih na tem zavihku, olajšuje naknadno izpolnjevanje dokumentov pri njihovem izstavljanju.

Opis dokumenta: Tukaj izpolnjeno besedilo se prenese v izdane račune te vrste v polje »Opis« v levem zgornjem podoknu in s tem v preglednico računov.

Uvodno besedilo: Tukaj izpolnjeno besedilo se prenese v izdane račune te vrste v zavihek »Uvod« v levem zgornjem podoknu in nato v tiskalni sestavek izdanega računa nad vrstice.

Zaključno besedilo: Tukaj izpolnjeno besedilo se prenese v izdane račune te vrste v zavihek »Zaključek« v levem zgornjem podoknu in nato v tiskalni sestavek izdanega računa pod postavkami.

Besedilo za pošiljanje ...: Če pošljete račun po e-pošti, se to besedilo prikaže neposredno v e-poštnem sporočilu.

Zavihek »Besedila« vsebuje vse šifrante in vse sezname. Na voljo sta dve polji, ki ju lahko izpolnite glede na lastne potrebe. Njuno izpolnjevanje ni obvezno.

Opis: Podrobnejši opis vrste izdanega računa.

Opomba: Podrobnejša opomba o vrsti izdanega računa.

Zavihek Administracija vsebuje podatek o veljavnosti in vidnosti določenega zapisa v šifrantu v računovodskih obdobjih. Veljavnost zapisa je označena z razponom računovodskih obdobij. V razponu vnesenih računovodskih obdobij je zapis veljaven, v ostalih obdobjih je zapis neveljaven in se v šifrantu (seznamu) sploh ne pojavi. Z omejitvijo veljavnosti lahko zagotovite, da se pri redni uporabi šifranta ne prikazujejo zapisi, ki se ne uporabljajo več. Za razliko od časovne veljavnosti zapisov ni mogoče izbrati razpona računovodskih obdobij, ki bi bil čeprav delno zunaj aktivnega računovodskega obdobja.

Ker se veljavnost zapisa nanaša na računovodska obdobja, ga je mogoče uporabiti tudi za fiskalna računovodska obdobja.

Velja od: S pomočjo spustnega seznama iz seznama računovodskih obdobij izberite obdobje veljavnosti zapisa.

Velja do: Datum veljavnosti zapisa izberite s pomočjo spustnega seznama iz seznama računovodskih obdobij.

Če želite, da zapis velja neomejeno, pustite polji Velja od in Velja za prazni (če želite odstraniti že izbrano vrednost, pritisnite tipko Del). Zapis bo nato mogoče uporabiti v vseh računovodskih obdobjih. Eno od polj lahko pustite brez izbrane vrednosti in s tem ne omejite začetka ali konca veljavnosti zapisa.

Če v poljih velja od in velja do izberete isto računovodsko obdobje, je zapis mogoče uporabiti samo v tem računovodskem obdobju (glejte računovodsko obdobje v glavi stranske navigacije).

Vrstni red postavk pri tiskanju: Na natisnjenem dokumentu so posamezne postavke dokumenta navedene v vrstnem redu, v katerem so bile dodane v dokument. Če želite na natisnjenem dokumentu navesti postavke v drugačnem vrstnem redu, lahko uporabite spustni seznam

in izberete metodo razvrščanja:

Izpis EkoKom: Če uporabljamo EkoKom, lahko tukaj izpolnimo vrsto embalaže.

Primarna vrsta dokumenta: Označi urejano vrsto dokumenta kot primarno. Tako izbrana primarna vrsta dokumenta se izbere pri ustvarjanju novega dokumenta, če je v nastavitvah podjetja, na zavihku Moduli, zavihek Prodaja za ustrezne dokumente izbrana vrednost Primarna. Ta način določitve je posebej uporaben pri izstavljanju pretežno ene vrste dokumenta.