Ekonomický systém možno jednoducho napojiť na fakturačné systémy. V tomto návode sa pozrieme, ako na to.

Všeobecne sa napojenie skladá z týchto častí:

vytvorenie výzvy na platbu
párovanie platieb
zaslanie daňového dokladu: buď zálohového daňového dokladu, alebo priamo daňového dokladu (faktúry)
upozornenie neplatičov
postih neplatičov (napr. odpojením)

Import výzvy na platbu

V prvom rade je potrebné zistiť, komu budeme čo fakturovať. To možno evidovať v nejakom externom systéme (napr. databáza zákazníkov a ich služieb), alebo to môžete evidovať priamo vo Flexi. Napríklad tak, že k položke adresára pridáte štítok „INTERNET512" a potom každému zákazníkovi, ktorý má tento štítok, vytvoríte faktúru.

curl -u winstrom:winstrom -f -L "http://demo.flexibee.eu:5434/c/demo/adresar/(vybKlice='code:INTERNET512').xml?detail=detail&xpath=//winstrom/adresar/kod/text()"

Poznámka: použitie xpath nám vráti iba kódy firiem (identifikátor). Nemusíme tak pracovať priamo s XML.

Prečo výzva na platbu

V tejto chvíli je vždy potrebné vytvoriť výzvu na platbu. Nie je možné posielať na účet peniaze s variabilným symbolom a vytvoriť tak kredit. Musíte teda vytvoriť výzvu na platbu. Toto obmedzenie je bežné a má ho napríklad aj Google Adwords.

Zvyčajne sa nevytvára rovno faktúra, ale len výzva na platbu. Dôvodom je, že pri faktúre musíte odviesť DPH aj v prípade nezaplatenia. Navyše pri podvojnom účtovníctve musíte zdaniť aj neuhradené faktúry ako výnos.

Pri importe dát výzvy na platbu, zálohového daňového dokladu, dobropisu, ťarchopisu či faktúry ide vždy o vydanú faktúru.
To, čo ich rozlišuje, je typ dokladu, ktorý určuje typ dokumentu.
Pri novo založenej firme (databáze) je vytvorených niekoľko základných typov dokladov. Typ dokladu určuje, či ide o účtovný alebo neúčtovný doklad, ale aj číselnú rad,
do ktorej bude doklad zaradený (prehľad možností typu dokladu).

Zaúčtovanie dokladu je riadené predpisom zaúčtovania (ten možno tiež určiť v type dokladu, pričom výzva na platbu zaúčtovanie nepotrebuje).

Nastavenie typu dokladu „výzva na platbu"

Aby išlo o výzvu na platbu, musíte nastaviť tieto informácie:

Zvoľte druh „proforma"
Zrušiť „Doklad je účtovný"
Vyberte alebo vytvorte novú dokladovú rad
Skratka: bude používaná pri tvorbe typu dokladu
Názov: bude použitý ako nadpis dokladu
Je možné nastaviť aj ďalšie položky, ako je účet, forma úhrady, splatnosť, …

Pri tvorbe výzvy na platbu si musíte ujasniť niekoľko vecí:

položka z cenníka alebo s cenou a množstvom? Pri tvorbe dokladu môžete použiť položku z cenníka, prípadne aj vyskladniť zo skladu, použiť predvolenú cenu (vrátane rôznych zliav pre partnerov), alebo môžete vytvoriť umelú položku.
mena: bude v eurách alebo v inej mene
príjemca: použijete príjemcu z adresára, alebo ho uvediete len pre túto faktúru?

Teraz teda vytvoríme najjednoduchšiu výzvu na platbu:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?><winstrom version="1.0">  <faktura-vydana>    <!-- ID, které jednoznačně identifikuje výzvu k platbě. Slouží při opakovaném importu -->    <id>ext:FAKTURACE:WINSTROM_11</id>    <typDokl>code:VÝZVA K PLATBĚ</typDokl>    <!-- kód firmy, které posíláme výzvu k platbě -->    <firma>code:PBENDA</firma>    <polozkyFaktury>      <PolFak>        <!-- neskladová položka z ceníku INTERNET -->        <cenik>code:INTERNET</cenik>        <typPolozkyK>typPolozky.katalog</typPolozkyK>        <mnozMj>1</mnozMj>      </PolFak>    </polozkyFaktury>  </faktura-vydana></winstrom>

Teraz faktúru založíme takto (viac o volaní z príkazového riadku):

curl -u winstrom:winstrom -f -L http://demo.flexibee.eu:5434/c/demo/faktura-vydana.xml -T faktura.xml

Výslednú výzvu na platbu je potrebné zaslať zákazníkovi.

Identifikácia zákazníka

Aby ste mohli prepojiť výzvu na platbu a firmu, je potrebné použiť identifikátor firmy. Možno použiť ID (primárny kľúč), IČO alebo kód (viac o identifikátoroch).

Párovanie platieb

Flexi podporuje import bankových výpisov a párovanie platieb. Nie je teda potrebné vykonávať žiadne úpravy. Ekonomický systém sa postará o všetky situácie, ako je čiastočná úhrada, úhrada viacerých dokladov jednou platbou, preplatok a pod.

Zaslanie daňového dokladu

Daňový doklad vytvoríte priamo vo Flexi a zašlete ho priamo zákazníkovi. Prípadne možno zákazníkom sprístupniť výpis faktúr.

Ak zákazníkovi zašlete výzvu na platbu a on ju uhradí, je potrebné mu do 14 dní zaslať buď zálohový daňový doklad, alebo priamo daňový doklad (faktúru).

Upozornenie neplatičov

Aby sme mohli upozorniť neplatičov, je potrebné ich zistiť. To môžeme vykonať jednoducho týmto dopytom:

curl -u winstrom:winstrom -f -L "http://demo.flexibee.eu:5434/c/demo/faktura-vydana/(stavUhrK != 'stavUhr.uhrazeno' and datSplat < now() and typDokl='code:VÝZVA K PLATBĚ').xml?detail=detail&xpath=//winstrom/faktura-vydana/firma/text()

Potom stačí vziať jednotlivé firmy a upozorniť ich.