Odberateľské zmluvy slúžia na nastavenie pravidelnej generácie faktúr. Môžeme si tak prednastaviť faktúry, ktoré posielame s určitou pravidelnosťou, za určité obdobia (mesačné, kvartálne, ročné). Zmluvy sa negenerujú automaticky, vždy je nutné generáciu spustiť manuálne alebo cez API.
Ako postupovať
Nižšie sa pozrieme na kroky, ktoré je potrebné nastaviť pre správnu funkčnosť generácie.
Prvým krokom pre nastavenie odberateľských zmlúv je nastavenie typov odberateľských zmlúv (tento krok nie je prioritný, ide hlavne o uľahčenie tvorby konkrétnej zmluvy). Toto nastavenie odporúčame hlavne v prípade, že budete nastavovať viac podobných prípadov odberateľských zmlúv.
Ďalším krokom je zaevidovanie potrebných údajov, ako je firma, ktorej budeme pravidelne fakturovať, číslo zmluvy, variabilný symbol, dátumy a pod. Možno tu nastaviť spôsob fakturácie, ktorý nemusíme znova vypĺňať, ak si ho už prednastavíme v type zmluvy. Nastavenie na detaile zmluvy má však prednosť pred nastavením typu zmluvy.
Ako správne určiť hodnoty do jednotlivých polí, vám pomôže schéma nižšie:
Samotné faktúry môžeme ešte vylepšiť pomocou pripraveného typu dokladu, ktorý pomôže so zaúčtovaním alebo menou. Typ faktúry potom zadáme buď do typu odberateľskej zmluvy, alebo do konkrétnej zmluvy. Na detaile zmluvy sú tieto voľby na záložke Fakturácia. Zaškrtávacie polia v pravej časti (napríklad Automaticky generovať alebo Automaticky posielať e-mailom klientovi) sa na zmluve upravujú, až keď zaškrtnete Ignorovať nastavenie typu zmluvy. Inak platia hodnoty z typu zmluvy.
Ak máme všetko pripravené v hlavičkovej časti, môžeme prejsť na položky, ktoré si podrobnejšie popíšeme nižšie. V položkách nastavujeme predovšetkým text, ktorý sa prenesie aj do položky faktúry. Vyplníme cenu, množstvo, typ sadzby a pod.:
Po označení položky sa pri riadku zobrazia tri ikony: ceruzka na podrobnejšiu úpravu, kôš na odstránenie položky a dve stránky na kópiu položky. Po zvolení ceruzky otvoríme detail položky a môžeme ju nastaviť individuálne. Toto nastavenie má najvyššiu prioritu, je teda nad nastavením konkrétnej zmluvy aj typu zmluvy:
Typy odberateľských zmlúv
V tejto agende je možné vopred pripraviť jednotlivé typy odberateľských zmlúv, ktoré stačí potom priradiť k vytvorenej zmluve. Nájdete ju v nastavení firmy v sekcii Evidencia a skupine Obchodní partneri, alebo pomocou vyhľadávača.
Názov je čisto na používateľovi a slúži na bližšie popísanie typu zmluvy. Skratka je hodnota, podľa ktorej budete typ zmluvy vyberať na konkrétnej zmluve. Odporúčame použiť taký výraz, aby ste sa potom dobre orientovali, ako je daný typ nastavený.
Možnosti
Automaticky predlžovať: Ak má byť zmluva automaticky predlžovaná, stačí túto hodnotu zaškrtnúť.
Automaticky vytvárať zákazky: Pole po zaškrtnutí slúži na automatické vytvorenie zákazky (zabezpečíte tak sledovanie nákladov a výnosov na jednotlivé zmluvy).
Automaticky generovať: Určuje, či sa pri zmluve vygeneruje faktúra pri volaní URL
/c/firma/smlouva/generovani-faktur.xml. Táto funkcia súvisí s príznakom Automaticky posielať e-mailom klientovi.Automaticky posielať e-mailom klientovi: Novovytvorené faktúry budú automaticky zaslané klientom (klienti s vlastným serverom musia mať správne nastavený SMTP server).
Variabilný symbol z faktúry: Po vygenerovaní faktúry bude číslo faktúry a VS zhodné (ak má byť VS stále rovnaký, kvôli trvalým príkazom, nastavíte ho priamo v nastavení generácie pri odberateľských zmluvách).
Dát. vyst. z DUZP: Dátum vystavenia faktúry bude zhodný s dátumom uskutočnenia zdaniteľného plnenia, teda s dátumom DPH (dátum, kedy je platiteľ DPH povinný priznať DPH; odberateľ toto pole nevypĺňa).
Generovať aj nulové faktúry: Využijete napríklad pri vzájomnom zápočte (obe strany generujú faktúry v rovnakej hodnote), vygeneruje sa faktúra s nulovou hodnotou.
Riešiť preplatky: Ak vám klient uhradí väčšiu sumu, než bola na faktúre, automaticky sa vygeneruje ďalší doklad, ktorý sa následne spáruje s preplatkami.
Typ faktúry: Tento typ si môžete tiež prednastaviť v agende Typy vydaných faktúr, kde je možné nastaviť presnejší vzhľad faktúry (predpis zaúčtovania, riadok KH, váš bankový účet, texty a ďalšie).
Obrátkový deň: Deň, ku ktorému má byť faktúra vygenerovaná (ak nie je vyplnený, použije sa deň v mesiaci podľa založenia zmluvy).
Obrátkový mesiac: Mesiac, v ktorom má byť generovaná faktúra v rámci štvrťroka (napríklad 1. mesiac štvrťroka), polroka (napríklad 1. mesiac polroka) alebo roka. Pri mesačných faktúrach toto pole nevypĺňajte.
Spôsob fakturácie: Zvoľte, či má byť faktúra vytvorená pred dohodnutým obdobím (nedaňový doklad), alebo po ňom (faktúra).
Fakturovať dní vopred/po: Uveďte počet dní účtovaného obdobia, pred ktorým alebo po ktorom má byť faktúra vygenerovaná (zvyčajne sa uvádza 14 alebo 31 dní pred a 1 alebo 7 dní po). Pri fakturácii „vopred“ odporúčame hodnotu väčšiu, než je splatnosť faktúr, v opačnom prípade by mohla byť klientovi odmietnutá služba alebo tovar pre neuhradenie, aj keď faktúra ešte nie je po splatnosti.
Generovať penále a Percento penále: Automaticky sa vygeneruje penále tým zákazníkom, ktorí zaplatia faktúru neskoro, podľa uvedenej výšky v poli Percento penále.
Typ penalizačnej faktúry: Typ faktúry, ktorý sa použije pre vystavené penále.
Položky zmlúv
V sekcii položiek nájdeme tri záložky: Položky, Externé položky (vytvoria ďalší doklad) a Vydané faktúry, ktoré boli pomocou zmluvy vytvorené.
Pre primárne nastavenie nás zaujíma záložka Položky. Tu môžeme, ale nemusíme vybrať položky z cenníka, alebo iba doplniť text pomocou názvu. Následne štandardne vidíme množstvo, cenu za MJ, cenu celkom a sadzbu DPH. Ak nevyužívate cenník, je možné pomocou ozubeného kolieska v záhlaví tabuľky stĺpce skryť alebo pridať nové, podľa vašich potrieb.
V detaile položky nás však najviac zaujímajú záložky Fakturácia a Ostatné. Samostatná položka ponúka aj možnosť nastavenia fakturácie, ktorá má najvyššiu prioritu:
V záložke Ostatné nás zaujímajú tieto polia:
Predpis zaúčtovania: Umožní nám nastaviť zaúčtovanie konkrétnej položky.
Zákazka: Umožní výber zákazky, do ktorej má položka spadať.
Koniec posl. fakt. obdobia: Zobrazuje dátum obdobia, ktoré sa naposledy vygenerovalo (odporúčame pri prvom nastavení vybrať koniec mesiaca pred cieľovým fakturačným obdobím).
Miesto: Na výber bude iba vtedy, ak je v adresári partnerov vyplnené miesto určenia.
Valorizovať k mesiacu: Hodnota, ku ktorému mesiacu sa má položka valorizovať.
Valorizačná položka: Možno ju prednastaviť v položkách zmlúv a následne vybrať. Ak má dôjsť k valorizácii, je potrebné zaškrtnúť Valorizovať.
Import položiek zmlúv z Excelu
vo webovom rozhraní je možné hromadne importovať položky zmlúv pomocou Excelu. Import sa spúšťa z prehľadu Odberateľských zmlúv (nie z agendy Položky zmlúv): dole v ponuke Ďalšie funkcie (tri bodky) zvoľte Import z Excelu.
V dialógu Import Excelu zvoľte variant Rozšírený (riadok súboru predstavuje položku dokladu), nahrajte súbor a v prípade potreby priraďte stĺpce z Excelu k poliam vo Flexi.
Pri importe z Excelu je možné vo formulári v časti Pokročilé možnosti vybrať v poli Položky, či sa import vykoná do záložky Položky (Štandardné položky zmlúv), alebo Externé položky (Externé položky zmlúv) v detaile zmlúv. V jednom súbore možno importovať iba jeden druh položiek. Potom import vyskúšajte tlačidlom Vyskúšať import a potvrďte ho tlačidlom Importovať.
Podrobný postup vrátane povinných stĺpcov a príkladu súboru nájdete v článku Import z Excelu položiek odberateľských zmlúv.