V tomto článku naleznete návod, jak vytvořit soubor pro import z Excelu pro agendu Odběratelské smlouvy, který lze nahrát do webového prostředí. Položky smluv lze importovat pomocí Excelu pouze ve webovém rozhraní, v desktopové aplikaci není import z Excelu dostupný.
Import umožnuje:
vložit nové položky smluv
vložit různé typy položek smluv
upravit již existující položky smluv (vyžaduje znalost ID záznamu)
zpracovat více položek smluv najednou
Pro obecné principy importů z Excelu doporučujeme shlédnout úvodní videonávod. Importy z Excelu jsou dostupné od varianty Business.
Pokud máte spíše zájem o obecné principy fungování agendy odběratelské smlouvy, mrkněte na náš jiný návod.
Odběratelské smlouvy - položky smluv
položky smluv lze importovat pomocí excelu pouze z pozice přehledu smluv v agendě odběratelské smlouvy
importované položky smluv se následně přiřadí ke konkrétním smlouvám uvedeným v excelovském souboru
v rámci jednoho importního excel souboru lze importovat jen jeden druh položek smluv
Příklad importovaného souboru: Položky odběratelských smluv
Povinné sloupce pro import
V importovaném souboru doporučuji uvést následující sloupce:
Název sloupce | Popis | Povinné / Volitelné | Poznámka |
Smlouva | Název nebo zkratku smlouvy k níž mají být položky přiřazeny | ✅ Povinné |
|
Označení | Označení položky smluv | ✅ Povinné |
|
Název | Název položky smluv - vstupuje do fakturace | ✅ Povinné |
|
Kód z ceníku | Použije se v případě připojení položky ceníku ke smlouvě | ✅ Povinné |
|
Sklad | Sklad na němž se ceníková položka nachází | ✅ Povinné |
|
Množství | Množstevní jednotka | ✅ Povinné |
|
Cena za MJ | Cena za Mj | ✅ Povinné |
|
Cena ručně | PRAVDA | ✅ Povinné | Toto pole je důležité u textových položek smluv pro vložení hodnoty položky do fakturace |
DPH ručně | PRAVDA | ✅ Povinné | Toto pole je důležité u textových položek smluv pro vložení sazby DPH do fakturace |
Typ ceny | Určuje, zda hodnota položky smluv je bez DPH nebo včetně DPH |
| Toto pole je důležité u textových položek smluv |
Sazba DPH | Sazba DPH konkrétní položky smlouvy |
| Toto pole je důležité u textových položek smluv |
Platnost od | Udává platnost položky smlouvy od |
|
|
Platnost do | Udává platnost položky smlouvy do |
|
|
Veškeré pole evidence položek smluv naleznete v tzv. evidence-listu.
Postup importu – krok za krokem
Přejděte do agendy Odběratelské smlouvy.
2. Klikněte ve spodní části na „Import z Excelu“ (v sekci „Další funkce“).
3. Vyberte rozšířený formulář a můžete použít drag & drop nebo kliknout a vybrat soubor z disku.
4. Mapujte sloupce z Excelu na odpovídající pole ve Flexi (pokud systém nerozpozná automaticky).
5. Nezapomeňte v zápatí nastavení sloupců importu otevřít "Pokročilé možnosti"
a vybrat o jaký druh položek smluv se bude jednat.
Možnosti výběru druhu položek smluv :
Standradní položky smluv
Externí položky smluv
6. Klikněte na „Vyzkoušet import“ — provede se test, bez trvalé změny dat.
Pokud zvolíme Importovat v oddělených transakcích – chyba na jednom řádku nezpůsobí zrušení importu celého souboru.
7. Pokud test neodhalí chyby, potvrďte import tlačítkem „Importovat“.
Výsledek importu bude vrácen obdobně jako výsledek zkušebního běhu (úspěchy, chyby).
8. Po dokončení importu budou v detailu Odběratelské smlouvy vytvořeny nebo upraveny odpovídající záznamy.
Detail vytvořených položek Odběratelské smlouvy:
Podrobné informace ohledně nastavení frekvence smluv naleznete v naší dokumentaci.