Automatické párování příchozích plateb

Pro koho je vhodné?

Automatické párování je vhodné pro všechny, kteří využívají pravidelnou fakturaci a může se jim stát, že zákazníci hradí jiné částky, než jsou fakturovány nebo pod jiným variabilním symbolem.

Příkladem jsou například poskytovatelé telekomunikačních služeb nebo internetu.

Automatické párování funguje pouze na fakturách a platbách v tuzemské měně.

Ve kterých modulech lze automaticky párovat platby?

Párování lze využít v modulech Banka a Pokladna.

Co se děje při automatickém párování v programu?

Při spuštění automatického párování systém vyhledává všechny nespárované, nestornované, nenulové, příjmové doklady. Pokud někdo v programu zadá výdej s mínusovou hodnotou, takový doklad nebude program automaticky párovat. Doklady, které chceme párovat nesmí být uzamčené, případně pokud páruji s rolí uživatele Účetní, mohou být doklady uzamčeny ve stavu: Uzamčeno mimo účetní.

A proti příjmovým dokladům z pokladny nebo banky systém vyhledává odpovídající doklady ve vydaných fakturách a ostatních pohledávkách.

5 kroků, které program provede během párování:

  1. začne porovnávat variabilní symboly platby s EAN kódy (zákaznickými čísly) v adresáři. Pokud nalezne odpovídající kód, napáruje neuhrazené vydané faktury vždy od té nejstarší.
  2. variabilní symbol platby porovná s interními čísly dokladů, pokud nalezne, spáruje od nejstarší
  3. variabilní symbol platby porovná s variabilními symboly faktur, případné nalezené spáruje
  4. číslo účtu odesilatele přijaté platby porovná s čísly účtů v adresáři
  5. pokud nenalezne žádné z výše uvedených kritérií, vytvoří přeplatek dle nastavení bagatelních přeplatků nebo vystaví ZDD

Po spárování dokladů se platba v bance (pokladně) rozpadne na tolik řádků, kolik s ní bylo uhrazeno faktur (v saldu tedy nevznikne problém, že párované faktury byly např. jedna vydaná faktura a jedna zálohová faktura).

Po spárování se u každého spárovaného bankovního (pokladního) dokladu v poli “Jak uhrazeno” zobrazí, dle jakého kritéria byl doklad spárován, zda-li dle VS, zákaznického čísla nebo čísla účtu, v poli “Poznámka” se zobrazí hlášení, že se jedná o rozdělenou platbu a její původní výši a v poli “Popis” nalezneme interní číslo uhrazeného dokladu. Ve vazbách dále nalezneme všechny doklady, které byly platbou uhrazeny.

V nastavení firmy je nutno (Moduly -> Prodej) nastavit typ dokladu pro automatickou generaci vydaných záloh (ZÁLOHA).

Pro zajištění unikátnosti, je potřeba, před začátkem používání automatického párování, zadat taková zákaznická čísla (EAN), aby byla např. kratší nebo delší než variabilní symboly a dokladové řady faktur a bankovních (pokladních) dokladů nastavit tak, aby obsahovaly např. písmeno nebo pomlčku.

Jak získat automatické párování?

Toto je doplňková služba, kterou je potřeba objednat na obchodním oddělení, které ji přidá do Vaší licence.

6 parametrů pro nastavení automatického párování:

  1. první parametr, který je potřeba nastavit, je výše bagatelních přeplatků, tedy takovou částku, do které nebudete přeplatky vracet, ani používat na další úhradu.
  2. druhý parametr určuje výši bagatelních nedoplatků, které nebudete od zákazníků vymáhat.
  3. třetím parametrem nastavíme typ dokladu, který zaúčtuje bagatelní přeplatky. Vždy se do parametru uvádí zkratka typu ostatního závazku.
  4. čtvrtým parametrem nastavíme typ dokladu pro zaúčtování bagatelních nedoplatků. Vždy se uvádí zkratka interního dokladu.
  5. pátým parametrem určíme oddělovač pro rozpad platby, např. #, po spárování dokladů a rozpadu platby v bance se tedy interní číslo změní např. z původního B+0001/2017 na B+0001/2017 pro první uhrazenou fakturu a B+0001/2017#02.
  6. šestým parametrem upřesníme počet pozic za oddělovačem z pátého parametru. Při nastavení tohoto parametru je potřeba mít na paměti, že interní číslo může mít max. 20 znaků i s oddělovačem a počtem pozic za ním. Dokladové řady by tedy neměly být nastaveny příliš dlouhé.

První dva parametry nejsou povinné, ostatní  čtyři ano! I v případě, že nechcete nastavit bagatelní přeplatky a nedoplatky, je potřeba pro ně nastavit typy dokladů.

Pokud jsme si tedy ujasnili, jaké hodnoty chceme do parametrů uvést, vytvoříme xml soubor, např. takto:

<winstrom version="1.0">
<parametr>
<paramK>paramCastkaPreplatekDrgn</paramK>
<hodnota>25.0</hodnota>
</parametr>
<parametr>
<paramK>paramCastkaNedoplatekDrgn</paramK>
<hodnota>15.0</hodnota>
</parametr>
<parametr>
<paramK>paramParovaniUhradTypDoklPreplatekDrgn</paramK>
<hodnota>NEOCEKAVANY-PRIJEM</hodnota>
</parametr>
<parametr>
<paramK>paramParovaniUhradTypDoklNedoplatekDrgn</paramK>
<hodnota>ZBYTEK NÁKLAD</hodnota>
</parametr>
<parametr>
<paramK>paramParovaniUhradRozdeleniPrefixDrgn</paramK>
<hodnota>#</hodnota>
</parametr>
<parametr>
<paramK>paramParovaniUhradPocetCislicDeleniDrgn</paramK>
<hodnota>2</hodnota>
</parametr>
</winstrom>

Takto zhotovené xml naimportujeme do FlexiBee, které následně vypneme a znovu zapneme.

Co se stane s vyššími přeplatky než bagatelními?

Pokud bude přeplatek vyšší než bagatelní, program automaticky vytvoří zálohovou fakturu a zálohový daňový doklad k přijaté platbě.

Při příštím vystavení faktury zákazníkovi je do ní potřeba vložit do části pro položky Odpočet ZDD. Pokud vystavujeme faktury pomocí API, je potřeba umožnit odpočet ZDD, viz.: https://www.flexibee.eu/api/dokumentace/ref/odpocet-zaloh/

Odpočet ZDD je možno i zautomatizovat přes API, viz. odkaz výše, je k tomu navíc potřeba, aby v modulu Prodej - Typy dokladů - Typy vydaných faktur, po rozkliknutí typu dokladu pro ZDD, na záložce Správa, byla zaškrtnuta volba “Povolit automatický odpočet dokladů tohoto typu”.

Typy dokladů pro zálohové faktury a ZDD je nutno nastavit v modulu Firma - Nastavení - Moduly - Prodej - Typy dokladů pro automatickou operaci. A dále je potřeba v modulu Firma - Nastavení - Autom. operace - Typy dokladů - nastavit typy dokladů v poli Přeplatky (nastavíte typy dokladů pro bagatelní přeplatky a nedoplatky).

Lze spárovat část platby např. ručně a poté spustit speciální párování, aby se pro zbytek platby vytvořilo ZDD?

Nelze. Speciální párování využívá jiný párovací mechanismu než ostatní druhy párování ve FlexiBee a proto nelze využít dva mechanismy na stejnou platbu. Jediný způsob, jak v tomto případě postupovat, by bylo rozdělení platby na více řádků a poté by bylo možno část z nich uhradit např. ručně a nad zbývající částkou (samostatným řádkem v bance) spustit speciální párování, kde by se již automaticky vystavilo ZDD.

Příkaz pro volání přes API

v bance: POST/PUT c/firma/banka/automaticke-parovani-pokrocile.xml
v pokladně: POST/PUT c/firma/pokladni-pohyb/automaticke-parovani-pokrocile.xml

Cena za tento modul je 9 950 Kč bez DPH (v případě koupě) či 595,-/měs. bez DPH (v případě pronájmu). Dále je požadována úvodní konzultace a nastavení v sazbě 1 200 Kč bez DPH (v případě jedné až dvou firem zhruba 1 - 2 hodiny).

V případě zájmu o tento modul, kontaktujte prosím naše obchodní oddělení:
371 124 340 (8:00 – 17:00)
obchod@flexibee.eu

Našli jste odpověď?