Párování dokladů
Párování dokladů znamená přiřazení platby pokladního nebo bankovního dokladu (modul "Peníze"), které budeme dále nazývat "Uhrazující doklady", k přijatým a vydaným fakturám, k ostatním pohledávkám nebo k ostatním závazkům, které budeme dále nazývat "Uhrazované doklady".
Při párování dokladů dochází ke vzájemné vazbě mezi uhrazujícími a uhrazovanými doklady, o které se můžete přesvědčit stiskem tlačítka Vazby.
Program v každém případě prohledává pouze doklady, které nebyly stornovány a které nejsou plně uhrazeny. Vyhledává pouze doklady, které jsou vhodné ke spárování:
k výdajovým dokladům prohledává doklady, které musí být hrazeny, tedy přijaté faktury a ostatní závazky
k příjmovým dokladům prohledává doklady, kde očekáváme platbu, takže vydané faktury a ostatní pohledávky.
Do protiúčtu uhrazujících dokladů se na základě spárování dokladů přenese příslušný účet z uhrazovaných dokladů.
Existuje několik možností párování dokladů:
Při pořizování jednotlivých uhrazujících dokladů
V tabulkovém přehledu uhrazujících dokladů
Při pořizování uhrazovaných dokladů, pokud jsou hrazeny hotově
Automatické párování
Párování dobropisů
Párování se zálohovou fakturou
Párování zahraniční faktury s českou měnou
Zrušení vazby párování dokladů
Při pořizování jednotlivých uhrazujících dokladů
K tomu slouží tlačítko Spárovat na horní liště dokladu. Pokud je již doklad spárován, změní se toto tlačítko na Odpárovat.
Pokud pořizujete uhrazující doklad, nastává několik možností jeho vyplnění a následné vyhledávání uhrazovaného dokladu.
Vyplnit pouze datum vystavení
Po stisku tlačítka Spárovat se zobrazí dialog "Výběr pohledávky/závazku ke spárování úhradou".
Velikost dialogu si můžete myší upravit na vlastní velikost, pomocí tlačítka pro řazení (vlevo od ikony pro tisk) si můžete setřídit sloupce, podle kterých se budete chtít orientovat při výběru uhrazovaného dokladu. Vyberete vhodný doklad a potvrdíte tlačítkem Zvolit. Na obrazovce se objeví dialog "Spojení s pohledávkou/závazkem", do jehož levé části budou přeneseny údaje z vybraného uhrazovaného dokladu. Současně na vás ještě vyběhne menší dialog "Dotaz", kde budete dotázáni
Potvrdíte OK – dialog "Dotaz" se zavře a vy si můžete v dialogu "Spojení s pohledávkou/závazkem" prohlédnout v levé části údaje z uhrazovaného dokladu a v pravé části údaje, které jste vyplnili v uhrazujícím dokladu.
Potvrdíte-li volbu Spojit, dojde k přenesení údajů z levé části do uhrazovaného dokladu. Současně se tlačítko na horní liště přemění na tlačítko , jehož pomocí můžete párování zrušit. Po uložení dokladu dojde v tabulkovém pohledu uhrazujícího dokladu k označení v poli "Spárováno". V tabulkovém pohledu uhrazovaného dokladu se do sloupce "Stav úhrady" vypíše "Uhrazeno"
Potvrdíte-li volbu Vyhledat fakturu, zobrazí se znovu tabulka s doklady, které jsou vhodné ke spárování. Označen je řádek s původně vybraným dokladem. Máte možnost vybrat jiný doklad. Po jeho potvrzení pomocí tlačítka budete opět dotázání, zda vyplnit částku z uhrazovaného dokladu. A dostáváte se vlastně opět na začátek tohoto návodu.
Potvrdíte-li tlačítko Zrušit, zrušíte možnost spárování dokladů.
Potvrdíte "Ne" – dialog "Dotaz" se rovněž zavře, v dialogu "Spojení s pohledávkou/závazkem" v levé části zůstanou údaje z původního uhrazovaného dokladu. Tlačítko Spojit je nepřístupné, máte možnost volby pouze Vyhledat fakturu nebo Zrušit
Potvrdíte "Zrušit" – zrušíte možnost párování dokladů
Vyplnit pouze variabilní symbol
a samozřejmě i datum vystavení. Je to nejjednodušší a dostačující
Pokud vyplněný variabilní symbol na uhrazujícím dokladu souhlasí s variabilním symbolem uhrazovaného dokladu, po stisku tlačítka Spárovat se rovnou zobrazí dialog "Spojení s pohledávkou/závazkem", do jehož levé části budou přeneseny údaje z uhrazovaného dokladu se shodným variabilním symbolem. Současně na vás ještě vyběhne menší dialog "Dotaz", kde budete dotázáni
Další postup při párování je shodný s popisem v předcházejícím odstavci.
Pokud vyplněný variabilní symbol není v evidence hrazených dokladů nebo naopak je jich tam víc stejných, pak se rovnou zobrazí dialog "Výběr pohledávky/závazku ke spárování úhradou" a vy budete postupovat tak, jak je psáno v předcházejícím odstavci.
Vyplnit pouze hodnotu v záložce "Kč/Měna"
Tento způsob musíte použít vždy, když částka na uhrazujícím dokladu se liší od částky na uhrazovaném dokladu.
Po stisku tlačítka Spárovat se zobrazí dialog "Výběr pohledávky/závazku ke spárování úhradou". Pokud uvedená hodnota je v seznamu, program se na ni postaví. Samozřejmě je možno vybrat jinou fakturu dle návodu v 1. kapitole "Vyplnit pouze datum nastavení".
V tomto případě však může nastat situace, kdy částka z uhrazujícího dokladu se liší od částky na uhrazovaném dokladu:
Částka na uhrazujícím dokladu je vyšší
Zpočátku je postup shodný jako v 1. kapitole "Vyplnit pouze datum nastavení". Pouze v dialogu "Spojení s pohledávkou/závazkem" se v pravé části na poslední řádce objeví vyčíslený rozdíl. Po potvrzení tlačítka se zobrazí dialog, ve kterém budete o tom informováni. Pro pokračování musíte vybrat jednu ze dvou nabízených možností:
Tlačítko
doporučujeme při drobných rozdílech, kdy nebudete chtít tento přeplatek dál řešit, tj. párovat s jiným dokladem, apod. Rozdíl – přeplatek bude automaticky zaúčtován do interního dokladu – do samostatného přednastaveného typu pro zaúčtování zbytku úhrady. Přes tlačítko Vazby je možnost tento doklad prohlédnout. Při použití této volby dojde ke spárování dokladů – v tabulkovém pohledu uhrazujícího dokladu bude zaškrtnuto v poli "Spárováno". V tabulkovém pohledu uhrazovaného dokladu se do sloupce "Stav úhrady" vypíše "Uhrazeno".
Přeplatky nebo zbytky vzniklé při párování plateb se nadále vážou pouze na uhrazující doklady (banky). Redundantní vazby na uhrazované doklady (faktury) byly zrušeny:
Úhrada přeplatku mezi fakturou a závazkem (pohledávkou)
Úhrada zbytku mezi fakturou a zbytkem (interní doklad)
Tlačítko
použijte, když nebudete chtít rozdíl zaúčtovat. Budete ho chtít například použít jako plnou, nebo částečnou úhradu dalšího dokladu. V tomto případě zůstane na liště uhrazujícího dokladu stále tlačítko Spárovat, v tabulkovém pohledu uhrazujícího dokladu nebude zaškrtnuto v poli "Spárováno". Přes tlačítko Vazby bude vidět doklad, který byl tímto dokladem uhrazen. V tabulkovém pohledu uhrazovaného dokladu se do sloupce "Stav úhrady" vypíše "Uhrazeno".
Takovýto uhrazující doklad, jehož část je spárovaná, můžete použít k úhradě dalšího dokladu opět použitím tlačítka Spárovat.
Tentokrát se zobrazí odlišný dialog.
Tlačítko
použijete, když budete chtít nespárovanou část platby přiřadit k dalšímu uhrazovanému dokladu. Další postup je shodný již jako při ostatním párování.
Tlačítko
použijete, když budete chtít zrušit již stávající vazbu mezi uhrazujícím a uhrazovaným dokladem.
Částka na uhrazujícím dokladu je nižší
Zpočátku je postup shodný jako v 1. kapitole "Vyplnit pouze datum nastavení". Pouze v dialogu "Spojení s pohledávkou/závazkem" se v levé části na poslední řádce objeví vyčíslený rozdíl. Po potvrzení tlačítka se zobrazí dialog, ve kterém budete o tom informováni. Pro pokračování musíte vybrat jednu ze tří nabízených možností:
Tlačítko
použijete, pokud se jedná o částečnou úhradu. Tím dojde ke spárování úhrady s uhrazovaným dokladem. V tabulkovém pohledu uhrazujícího dokladu bude zaškrtnuto v poli "Spárováno". V tabulkovém pohledu uhrazovaného dokladu se do sloupce "Stav úhrady" vypíše "Částečně uhrazeno". Současně ve sloupečku "Zbývá uhradit" zůstane vyplněna dosud neuhrazená částka. Ta bude nadále nabízena ke spárování.
Tlačítko
doporučujeme při drobných rozdílech, kdy nebudete chtít tento nedoplatek dál řešit. Rozdíl bude automaticky zaúčtován do interního dokladu – do samostatného přednastaveného typu pro zaúčtování zbytku úhrady. Přes tlačítko Vazby je možnost tento doklad prohlédnout. Při použití této volby dojde ke spárování dokladů – v tabulkovém pohledu uhrazujícího dokladu bude zaškrtnuto v poli "Spárováno". V tabulkovém pohledu uhrazovaného dokladu se do sloupce "Stav úhrady" vypíše "Uhrazeno".
Tlačítko
použijte, když nebudete chtít rozdíl zaúčtovat.
V tabulkovém přehledu uhrazujících dokladů
Zde je tlačítko pro párování dokladu schované v hromadném tlačítku Služby. Po jeho rozvinutí je pro párování připravená funkce "Vytvořit spojení úhrady". Pokud je již doklad spárován, změní se tato funkce na "Zrušit spojení úhrady".
Takto párovat doklady má význam např. při automatickém načítání bankovních výpisů, ale i při dodatečném párování již vyplněných pokladních dokladů. Má to tu výhodu, že se nemusí jednotlivé doklady otevírat, aby bylo možno je spárovat. Tyto doklady mají zpravidla již vyplněny všechny hodnoty.
Jsou vyplněny všechny hodnoty
Způsob párování je vlastně obdobný jako párování jednotlivých dokladů. Platí zde tedy vše, co již bylo řečeno při pořizování jednotlivých dokladů a jejich párování.
Program při párování provádí další kontrolu, o které jsme se ještě nezmínili – nepovolí úhradu, pokud na uhrazujícím dokladu je jiná firma než na uhrazovaném dokladu.
Při pořizování uhrazovaných dokladů, pokud jsou hrazeny hotově
Všechny faktury, pohledávky i závazky lze hradit hotově přímo při jejich pořízení nebo v tabulkovém přehledu těchto dokladů. K tomu účelu je pod hromadným tlačítkem funkce "Hotovostní úhrada". Po jejím potvrzení je nutno ještě vybrat pokladnu ze seznamu pokladen, do které automaticky vytvořený doklad bude uložen. V tomto případě musí souhlasit měna uhrazovaného i uhrazujícího dokladu.
V zobrazeném dialogu musíte vyplnit:
Částka k úhradě
Automaticky je nabídnuta hodnota uhrazovaného dokladu, kterou zde můžete změnit. Částka nesmí být vyšší, než je hodnota uhrazovaného dokladu. Tato volba je k rychlé úhradě dokladů, proto zde není řešeno, co dělat s případným přeplatkem. V případě, že částka uhrazujícího dokladu bude nižší, než je hodnota uhrazovaného dokladu, bude tato platba považována za částečnou úhradu dokladu.Pokud budete takto hradit dobropis, uvedete zápornou částku.
Datum úhrady
Automaticky je nabídnuto aktuální datum, které je možno přepsat.
Vytisknout vzniklý doklad
Pokud označíte "Vytisknout vzniklý doklad", bude automaticky vygenerován pokladní doklad s možností tisku.
Pokud neoznačíte "Vytisknout vzniklý doklad", bude pokladní doklad vytvořen a uložen do seznamu pokladních dokladů. O číslu vytvořeného dokladu budete informování samostatným dialogem.
Samozřejmě i v tomto případě párování dokladů bude v tabulkovém pohledu uhrazujícího dokladu zaškrtnuto v poli "Spárováno". V tabulkovém pohledu uhrazovaného dokladu se do sloupce "Stav úhrady" vypíše "Uhrazeno", případně "Částečně uhrazeno".
Poznámka ke zvláštní režimu DPH:
Pro již uhrazenou fakturu, která je ve zvláštním režimu DPH na Slovensku, se dialog nezobrazí, neboť další úhrada faktury není možná.
U částečně uhrazené faktury, která je ve zvláštním režimu DPH na Slovensku, nebude nabídnuta úprava předchozí úhrady, ale pouze přidání nové hotovostní úhrady.
Automatické párování
V modulu "Banka" a "Pokladna" je pod tlačítkem Služby volba "Automatická tvorba spojení úhrady". Jedná se o možnost pro automatické párování pokladních nebo bankovních dokladů s přijatou nebo vydanou fakturou. Po potvrzení této volby proběhne na obrazovce informace o počtu párovaných dokladů a do sloupečku "Jak uhrazeno" se vypíše informace pro uživatele, např. "Automaticky dle var.sym.", "Automaticky dle částky".
Služba Automatická tvorba spojení úhrady (též v pokročilé variantě) omezuje párování úhrad faktur na vybrané účetní období: aktuální, aktuální a předchozí, všechna. Dále je zde volba pro zaúčtování rozdílu.
Omezení je možné použít také v API, pomocí parametrizace automatického párování.
V případě pokročilé varianty automatického párování lze ovlivnit období pokročilým parametrem paramParovaniUhradOmezeniObdobiDrgn a hodnotami: aktualni, aktualni-predchozi (výchozí pro aplikaci), vsechna (výchozí pro API).
O automatickém párování dobropisů si přečtěte v následující kapitole "Párování dobropisů".
Párování dobropisů
Dobropisy jsou faktury, které mají v typu dokladu v poli "Druh" vybráno "Dobropis". V tabulkovém přehledu faktur jsou zobrazovány s minusovým znaménkem.
Pokud dobropis hradíte hotově přes tlačítko Služby, vytvoří se automaticky pokladní doklad s minusovým znaménkem a dojde ke spárování těchto dokladů.
Pokud však dobropis hradíte přes bankovní účet, tak při automatickém načítání výpisů se vytvoří k vydanému dobropisu výdajový bankovní doklad, k přijatému dobropisu příjmový bankovní doklad.
Aby bylo možno tyto doklady ručně spárovat s dobropisy, je nutno změnit typ pohybu (výdaj na příjem a naopak) a současně změnit i znaménko (částka musí být záporná).
Otočení typu pohybu a částky na úhradě při automatickém párování dobropisů je volitelné. Pro nastavení slouží zaškrtávátko v Nastavení – Moduly – Peníze.
Pokud bankovní doklady párujete automaticky, provede tyto opravy za vás program.
Párování se zálohovou fakturou
Párování se zálohovou fakturou probíhá prakticky stejně jako běžné párování. Rozdíl je pouze v případě, když uhrazující doklad je na vyšší částku než uhrazovaná zálohová faktura. Vzhledem k tomu, že zálohová faktura není účetní doklad, nezobrazuje se dialog s výběrem, co se má dělat se vzniklým rozdílem - Úplná úhrada, rozdíl zaúčtovat nebo Úplná úhrada, rozdíl ignorovat. Nelze zaúčtovávat rozdíl k dokladu, o kterém se neúčtuje.
Po spárování těchto dokladů bude zálohová faktura v tabulkovém pohledu ve sloupci "Stav úhrady" mít označeno "Uhrazeno", u uhrazujícího dokladu zůstane ve sloupci "Spárováno" neoznačeno do doby, dokud tento rozdíl nebude přiřazen k jinému uhrazovanému dokladu.
Párování zahraniční faktury s českou měnou
Program umožňuje párovat doklady vystavené v cizí měně, např. v eurech, i když jsou uhrazované v Kč, resp. v měně, ve které máte vedeno účetnictví. V tomto případě se vždy musí pořídit uhrazovaný doklad a ten následně párovat. Způsob párování je obdobný běžnému výše popsanému způsobu. Pouze budete upozorněni na rozdíl v měnách.
Potvrzením tohoto dialogu budete vyzvání k zadání platného kurzu. Bude nabídnut kurz, který byl použit při přepočtu faktury. Můžete jej potvrdit, příp. nahradit jiným aktuálnějším kurzem.
Další postup je shodný s popisem v předcházejících kapitolách.
Zrušení vazby párování dokladů
Stejně jako je možnost přiřadit platbu k uhrazovanému dokladu, musí být možnost tuto vazbu zrušit.
U jednotlivých uhrazujících dokladů
U již plně spárovaného dokladu je na horní liště formuláře tlačítko Odpárovat. Po jeho stisknutí dojde bez dalších dotazů ke zrušení vazby. Pokud na uhrazující doklad bylo navázáno více uhrazovaných dokladů, dojde ke zrušení všech vazeb. Po ukončení akce budete samostatným dialogem informováni, že spárování zrušeno.
V tabulkovém přehledu uhrazujících dokladů
Na horní liště tabulkového přehledu je hromadné tlačítko Služby. Pokud máte označen doklad, který je již plně spárován, najdete tam volbu "Zrušit spojení úhrady".
Pokud je spárována pouze část dokladu a část dokladu čeká na přiřazení platby, pak najdete volbu "Přidat/Zrušit spojení úhrady"
Potvrzením zrušení úhrady dojde v obou případech ke zrušení vazby, příp. ke zrušení všech vazeb. O ukončení akce budete opět informováni samostatným dialogem.