Zaměstnavatel je správcem osobních údajů - smí tedy shromažďovat takové osobní údaje, které jsou nezbytně nutné pro naplnění stanoveného účelu - povinnosti zaměstnavatele. Tyto povinnosti mohou spočívat ve výpočtu mzdy, odvodu sociálního a zdravotního pojištění, apod..

K tomu jsou nutné tyto osobní údaje: Příjmení, Jméno, Všechna dřívější příjmení, Číslo občanského průkazu, Rodné číslo, Datum a místo narození.

Zaměstnavatel může na základě povinnosti shromažďovat i jiné osobní údaje, např. pokud zaměstnanec pobírá slevu na daních na své děti, musí zaměstnavatel zpracovávat rodná čísla jeho dětí. Podobných případů je samozřejmě více.

Výše zmíněné informace jsou pouze doporučení. Pro konkrétnější informace je třeba znát detailní informace o povaze činnosti vaší společnosti.

Nyní se již podíváme na náš příklad tvorby účelu potřebného pro shromažďování osobních údajů zaměstnanců.
V agendě Definice účelu máme již standardní předdefinovanou definici pro záznamy v Personalistice.

- Ve standardní definici účelu není na některých záložkách možné provádět editaci.

- Platnost je zde nastavena po dobu 30 let (Manuálně), ty začínají platit v den ukončení pracovního poměru.

- Výskyt údajů je v agendě Personalistika, vybraná pole jsou v našem případě Jméno, Adresa, Datum narození, Č. domu, atd. (naleznete na záložce Výskyt údajů).

- Další nastavení, jako nastavení přístupu k údajům, postupu po vypršení či platnosti definice, je možné uvést (v příslušných záložkách) i v případě standardní definice.

Druhým krokem je, přejít do agendy Personalistika a manuálně vytvořit účel pro dané záznamy (zaměstnance).

Účely je možné následně dohledat v evidenci GDPR -> Účely. I zde je, jako ve většině evidencí ve FlexiBee, možnost použití filtrace (podle firmy, podle definice účelu, apod.).

Našli jste odpověď?