Co jsou interní doklady?
Interní doklady slouží k evidenci účetních operací, které nesouvisejí s úhradami, párováním dokladů ani běžným obchodním procesem. Nejčastěji se používají pro zaúčtování interních účetních pohybů, kurzových rozdílů, zbytkových rozdílů, předpisů mezd, časového rozlišení nebo různých účetních převodů.
⚠️ Pozor! Interní doklady neslouží k evidenci pohledávek a závazků určených k úhradě. Z tohoto důvodu je nelze párovat s bankovními ani pokladními doklady. Potřebujete-li následné párování, využijte agendy Ostatní pohledávky nebo Ostatní závazky.
Kde interní doklady najdete?
Ve webovém rozhraní otevřete agendu:
Účetnictví → Interní doklady
Agenda obsahuje seznam všech interních dokladů vytvořených ve firmě. Odtud můžete zakládat nové doklady, upravovat stávající záznamy, filtrovat data nebo kontrolovat návaznosti mezi doklady.
Vytvoření nového interního dokladu
Nový interní doklad založíte pomocí tlačítka Nový (nebo pomocí klávesové zkratky ALT+N).
Při vytváření dokladu obvykle vyplňujete:
Typ interního dokladu
Číslo dokladu
Datum vystavení
Datum účetního případu
Popis
Účty MD a DAL
Částku
Středisko
Zakázku
Činnost
Po vyplnění potřebných údajů doklad uložíte pomocí tlačítka Uložit.
Typ interního dokladu
Typ interního dokladu slouží jako přednastavená šablona pro vytváření dokladů.
Pomocí typu dokladu lze předvyplnit například:
dokladovou řadu,
účetní předkontaci,
středisko,
zakázku,
činnost,
další často používané údaje.
Používání typů interních dokladů pomáhá sjednotit účtování a urychluje práci uživatelů.
Pohledy v agendě interních dokladů
Pohledy umožňují přizpůsobit zobrazení seznamu dokladů konkrétním potřebám uživatele.
Můžete si například vytvořit vlastní pohledy zobrazující pouze:
doklady za aktuální účetní období,
automaticky vytvořené interní doklady,
doklady konkrétního střediska,
doklady určitého typu.
Součástí pohledů může být také vlastní výběr zobrazovaných sloupců a nastavené řazení dat.
💡 Tip: Pokud často pracujete se stejnou skupinou dokladů, vytvořte si vlastní pohled a ušetřete čas při opakovaném filtrování.
Agregační panely
Agregační panel poskytuje rychlý přehled nad daty v aktuálně zobrazeném seznamu.
Pomocí agregačních funkcí můžete například sledovat:
celkový počet dokladů,
součet částek,
průměrné hodnoty,
minimální a maximální částky.
Agregační panel reaguje na aktivní filtr. Pokud si například zobrazíte doklady za určité období, budou agregace počítány pouze z vyfiltrovaných záznamů.
💡 Tip: Agregační panel je užitečný při kontrole účetních operací za konkrétní měsíc nebo účetní období.
Split View
Funkce Split View umožňuje zobrazit seznam interních dokladů a detail vybraného dokladu současně na jedné obrazovce.
Díky tomu není nutné otevírat každý doklad do samostatného okna.
Výhody Split View:
rychlejší kontrola dokladů,
pohodlné procházení většího množství záznamů,
okamžitý náhled detailu po označení dokladu v seznamu,
méně klikání při kontrole účetnictví.
💡 Tip: Split View oceníte zejména při kontrolách účetních operací nebo při hledání konkrétního dokladu.
Vazby
Pomocí funkce Vazby lze zobrazit dokumenty související s aktuálním interním dokladem.
Můžete tak snadno dohledat například:
fakturu, ze které vznikl kurzový rozdíl,
úhradu související s přeceněním,
automaticky vytvořené účetní operace,
další navazující účetní doklady.
Funkce usnadňuje kontrolu účetních souvislostí a dohledání historie dokladů.
Automaticky vytvářené interní doklady
Některé interní doklady vytváří ABRA Flexi automaticky.
Typicky se jedná o:
kurzové rozdíly,
zbytkové rozdíly,
přecenění pohledávek a závazků,
některé uzávěrkové operace.
Tyto doklady vznikají na základě systémových procesů a často mají návaznost na další účetní operace.
Filtrování interních dokladů
V seznamu dokladů lze využít filtry pro rychlé vyhledávání.
Filtrovat můžete například podle:
data vystavení,
data účetního případu,
účetního období,
typu dokladu,
střediska,
zakázky,
uživatele.
Pro složitější výběry lze využít pokročilé filtrování.
💡 Tip: Pokud si nevíte rady s vytvořením filtru, můžete využít funkci AI filtrování, která Vám pomůže sestavit odpovídající podmínky.
Hromadné změny
Funkce Hromadné změny umožňuje upravit vybrané pole u více dokladů současně.
Lze tak jedním krokem změnit například:
středisko,
zakázku,
činnost,
poznámku,
další vybrané údaje.
Hromadné změny výrazně šetří čas při správě většího množství dokladů.
Nejčastější použití interních dokladů
Interní doklady se nejčastěji používají pro:
předpis mezd,
časové rozlišení nákladů a výnosů,
přeúčtování mezi účty,
kurzové rozdíly,
zbytkové rozdíly,
přecenění pohledávek a závazků,
účetní uzávěrkové operace,
interní účetní převody.
FAQ
❓ Proč nemohu uložit interní doklad?
Nejčastější důvody:
chybí typ dokladu,
není vyplněna účetní předkontace,
účetní období je uzamčeno,
uživatel nemá potřebná oprávnění.
❓ Mohu interní doklad smazat?
Ano, pokud:
není součástí uzavřeného účetního období,
není navázán na další účetní operace,
máte potřebná oprávnění.
Před smazáním doporučujeme zkontrolovat vazby dokladu.
❓ Kde zjistím, proč byl interní doklad vytvořen automaticky?
Otevřete doklad a využijte funkci Vazby, kde naleznete související doklady.