Vydané poptávky slouží k evidenci požadavků na dodavatele ještě před samotným objednáním zboží nebo služeb. Umožňují oslovit jednoho nebo více dodavatelů s žádostí o cenovou nabídku a následně vyhodnotit jejich odpovědi. Díky tomu můžete porovnat ceny, dodací podmínky nebo termíny dodání a vybrat nejvhodnějšího dodavatele.
Agenda vydaných poptávek je součástí nákupního procesu a pomáhá zpřehlednit komunikaci s dodavateli, zejména pokud pravidelně nakupujete od více partnerů nebo potřebujete doložit průběh výběrového řízení.
Kde vydané poptávky najdete?
Agendu otevřete v menu:
Nákup → Vydané poptávky
Po otevření se zobrazí seznam všech vydaných poptávek. V seznamu můžete sledovat například číslo poptávky, dodavatele, datum vystavení, termín platnosti nebo stav zpracování.
K čemu slouží vydaná poptávka?
Vydaná poptávka představuje nezávazný požadavek zaslaný dodavateli.
Nejčastěji se používá v situacích, kdy:
zjišťujete cenu zboží nebo služeb,
porovnáváte nabídky více dodavatelů,
zjišťujete dostupnost zboží,
připravujete budoucí nákup.
Na rozdíl od objednávky nevzniká dodavateli povinnost zboží dodat.
Vytvoření nové vydané poptávky
Novou vydanou poptávku vytvoříte pomocí tlačítka Nový.
Při zakládání poptávky obvykle vyplňujete:
Dodavatele
Datum vystavení
Termín dodání
Platnost poptávky
Popis nebo předmět poptávky
Jednotlivé položky
Po vyplnění potřebných údajů doklad uložíte pomocí tlačítka Uložit a zavřít.
Poptávku můžete průběžně upravovat až do okamžiku, kdy ji odešlete dodavateli.
Typy vydaných poptávek
Typ dokladu umožňuje přednastavit hodnoty, které se při vytváření nových poptávek opakují.
Můžete si například vytvořit samostatné typy pro:
běžný nákup materiálu,
nákup služeb,
investiční majetek,
pravidelné výběrové řízení.
Díky tomu se mohou automaticky doplňovat přednastavené texty, dokladové řady nebo další údaje.
💡 Tip: Pokud ve firmě existují různé nákupní procesy, vytvořte pro ně samostatné typy dokladů. Uživatelé pak nemusí opakovaně vyplňovat stejné informace.
Položky poptávky
Nejdůležitější částí vydané poptávky jsou jednotlivé položky.
Každá položka může obsahovat například:
název zboží nebo služby,
množství,
měrnou jednotku,
požadovaný termín dodání,
poznámku pro dodavatele.
📝 Příklad:
Společnost potřebuje doplnit kancelářské vybavení.
Do poptávky zadá položky:
kancelářská židle 10 ks
psací stůl 5 ks
skříň na dokumenty 3 ks
Následně odešle poptávku několika dodavatelům a porovná jejich nabídky.
Obchodní kolečko
Vydané poptávky jsou součástí obchodního kolečka na straně nákupu.
Typický proces může vypadat následovně:
Vydaná poptávka → Přijatá nabídka → Přijatá objednávka → Přijatá faktura
Díky vazbám mezi doklady lze jednoduše sledovat celý průběh nákupu od prvotního požadavku až po přijetí faktury.
📝 Příklad:
Firma poptá dodání kancelářského nábytku.
Dodavatel zašle cenovou nabídku, která je zaevidována jako přijatá nabídka. Po jejím schválení vznikne přijatá objednávka a po dodání zboží přijatá faktura.
Veškeré doklady jsou navzájem propojené a lze je dohledat pomocí funkcí systému.
Vazby mezi doklady
Jednou z hlavních výhod práce s vydanými poptávkami je možnost sledovat navazující doklady.
Pomocí funkce Vazby můžete zjistit:
zda byla na poptávku přijata nabídka,
zda vznikla objednávka,
který dodavatel byl vybrán,
jaké další doklady na poptávku navazují.
To výrazně usnadňuje dohledávání historie obchodního případu.
Přílohy
K vydané poptávce lze přikládat dokumenty související s výběrovým řízením nebo požadavkem na dodání.
Může se jednat například o:
technickou specifikaci,
výkresovou dokumentaci,
zadávací dokumentaci,
fotografie,
smluvní podklady.
Přílohy jsou následně dostupné přímo z detailu poptávky.
Pohledy v agendě vydaných poptávek
Pomocí pohledů si můžete přizpůsobit seznam dokladů podle svých potřeb.
Můžete si například vytvořit pohledy:
Otevřené poptávky
Poptávky za aktuální měsíc
Poptávky konkrétního nákupčího
Poptávky určitého střediska
Poptávky konkrétního dodavatele
Každý pohled může obsahovat vlastní sloupce, filtry i řazení.
💡 Tip: Vlastní pohledy jsou užitečné zejména ve firmách, kde s poptávkami pracuje více zaměstnanců.
💡 Tip: Využijte AI filtrování pro rychlé vyhledávání poptávek
Pokud si nejste jisti, jak nastavit filtr pro vyhledání konkrétních poptávek, můžete využít funkci AI filtrování. Stačí popsat, jaké doklady hledáte, například:
„Poptávky vytvořené tento měsíc“
„Poptávky firmy ABC s.r.o.“
„Poptávky bez navazující nabídky“
„Poptávky za poslední čtvrtletí“
AI filtrování automaticky sestaví odpovídající podmínky a zobrazí požadované záznamy.
Agregační panely
Agregační panel poskytuje rychlý přehled nad aktuálně zobrazenými daty.
Můžete sledovat například:
počet poptávek,
počet oslovených dodavatelů,
množství poptávaných položek,
další souhrnné údaje podle aktuálního filtru.
Agregace se vždy počítají pouze z právě zobrazených záznamů.
Split View
Funkce Split View umožňuje zobrazit seznam poptávek a detail vybraného dokladu současně.
Nemusíte tak každou poptávku otevírat zvlášť.
Split View je užitečný například při:
kontrole většího množství poptávek,
porovnávání jednotlivých dokladů,
dohledávání konkrétních údajů.
💡 Tip: Pokud pravidelně pracujete s větším množstvím poptávek, Split View výrazně urychlí orientaci v datech.
Hromadné změny
Potřebujete-li upravit více poptávek současně, můžete využít funkci Hromadné změny.
Typicky lze hromadně změnit:
středisko,
zakázku,
činnost,
poznámku,
další vybrané údaje.
Hromadné změny šetří čas zejména při práci s větším počtem dokladů.
⚠️ Pozor!
Vydaná poptávka sama o sobě nepředstavuje závazný obchodní doklad a nevytváří účetní ani skladové pohyby. Slouží pouze k evidenci požadavku na dodavatele a jako podklad pro další kroky nákupního procesu.
Pokud potřebujete závazně objednat zboží nebo službu, vytvořte následně Přijatou objednávku.
Časté dotazy (FAQ)
❓ Má vydaná poptávka vliv na sklad?
Ne. Vydané poptávky nevytvářejí žádné skladové pohyby.
❓ Mohu oslovit více dodavatelů?
Ano. Pro porovnání nabídek lze vytvořit více poptávek různým dodavatelům.
❓ Jak zjistím, zda byla poptávka dále zpracována?
Pomocí funkce Vazby můžete zobrazit navazující doklady a sledovat další průběh obchodního případu.