Přijaté faktury slouží k evidenci závazků vůči dodavatelům a k zachycení nákladů v účetnictví. Ve webovém rozhraní ABRA Flexi můžete přijaté faktury vytvářet ručně, importovat je, připojovat k nim přílohy, schvalovat je i párovat s úhradami.
Kde přijaté faktury najdete?
Agenda přijatých faktur je dostupná v menu:
Nákup → Přijaté faktury
Zde uvidíte seznam všech přijatých faktur ve firmě. Seznam lze filtrovat, řadit a přizpůsobit pomocí vlastních pohledů.
Vytvoření nové přijaté faktury
Novou fakturu založíte tlačítkem Nový.
Nejdůležitější pole
Pole | Popis |
Dodavatel | Firma, od které fakturu přijímáte. |
Číslo došlé | Číslo uvedené dodavatelem. |
Datum vystavení | Datum uvedené na faktuře. |
Datum zdanitelného plnění | Datum pro DPH. |
Datum splatnosti | Termín úhrady faktury. |
Částka a DPH | Základ daně, sazba DPH a celková částka. |
Předkontace | Určuje účetní zaúčtování dokladu. |
Středisko / zakázka / činnost | Volitelné analytické členění. |
Po vyplnění údajů doklad uložíte tlačítkem Uložit.
Vytvoření faktury z PDF
Při pořizování přijaté faktury můžete nejprve nahrát PDF dokument od dodavatele a následně z něj přenést údaje přímo do dokladu.
Po přiložení PDF se zobrazí náhled faktury, ve kterém lze jednoduše označovat jednotlivé údaje a přiřazovat je k polím přijaté faktury.
Typicky můžete přenést například:
číslo faktury,
variabilní symbol,
datum vystavení,
datum zdanitelného plnění,
datum splatnosti,
celkovou částku,
základ DPH,
částku DPH,
dodavatele.
Stačí kliknout na požadovaný údaj v náhledu PDF a následně zvolit, do kterého pole přijaté faktury se má hodnota vyplnit.
Tímto způsobem lze výrazně omezit ruční přepisování údajů a snížit riziko chyb při pořizování dokladů.
💡 Tip: Pokud fakturu obdržíte elektronicky ve formátu PDF, doporučuje se nejprve dokument přiložit k přijaté faktuře a teprve následně vyplňovat jednotlivé údaje. Většinu informací tak můžete převzít přímo z náhledu dokumentu.
💡 Tip: Nahrané PDF zůstává uložené jako příloha dokladu. Při pozdější kontrole, schvalování nebo auditu máte originální fakturu vždy k dispozici přímo u přijaté faktury.
⚠️ Pozor: Po načtení údajů z PDF vždy zkontrolujte správnost vyplněných hodnot, zejména datum zdanitelného plnění, sazby DPH a částky. Za správnost zaúčtování a daňových údajů odpovídá uživatel.
Párování s úhradami
Přijaté faktury lze párovat s bankovními a pokladními doklady.
Po zaevidování úhrady systém automaticky nebo ručně propojí platbu s fakturou a aktualizuje stav závazku.
Možnosti párování:
automatické nebo hromadné párování podle variabilního symbolu a částky,
ruční párování přímo z faktury nebo bankovního dokladu.
💡 Tip: Správně vyplněný variabilní symbol výrazně zvyšuje úspěšnost automatického párování.
Jak si agendu přijatých faktur přizpůsobit?
Pohledy v agendě přijatých faktur
Pohledy umožňují přizpůsobit seznam faktur konkrétním potřebám uživatele.
Můžete si vytvořit například pohledy:
Faktury po splatnosti
Neuhrazené faktury
Faktury za aktuální měsíc
Faktury konkrétního střediska nebo dodavatele
Součástí pohledu může být vlastní výběr sloupců, řazení i přednastavený filtr.
💡 Tip: Vlastní pohledy šetří čas při opakované práci se stejnou skupinou dokladů.
Agregační panely
Agregační panel poskytuje rychlý souhrn nad aktuálně zobrazenými fakturami.
Můžete sledovat například:
celkový počet faktur,
součet závazků,
částku po splatnosti,
průměrnou hodnotu faktur.
Agregace se počítají pouze z aktuálně vyfiltrovaných záznamů.
Split View
Funkce Split View zobrazí seznam faktur a detail vybrané faktury současně na jedné obrazovce.
Výhody:
rychlejší kontrola dokladů,
méně otevírání samostatných oken,
okamžitý náhled detailu po označení faktury.
💡 Tip: Split View je velmi praktický při kontrole většího množství faktur nebo při párování úhrad.
Schvalování faktur pomocí podpisu k úhradě
ABRA Flexi umožňuje nastavit proces schvalování přijatých faktur pomocí funkce Podepsat k úhradě.
Pokud je schvalování aktivní, nelze nepodepsanou fakturu zařadit do příkazu k úhradě. Tím je zajištěno, že budou hrazeny pouze schválené doklady.
Aktivace schvalování
Nejprve je potřeba v nastavení firmy aktivovat kontrolu podpisu.
Nastavení naleznete v:
Nastavení → Firma → záložka Moduly → Nákup
Zde zaškrtněte pole:
✅ Vyžadovat podpis před vystavením příkazu k úhradě
Po aktivaci tohoto nastavení bude systém kontrolovat, zda je faktura podepsána k úhradě ještě před jejím zařazením do platebního příkazu.
Příklad schvalovacího procesu
Účetní zaeviduje přijatou fakturu.
Odpovědný pracovník zkontroluje její správnost.
Po kontrole použije akci Podepsat k úhradě.
Fakturu lze následně zařadit do příkazu k úhradě.
Po provedení platby dojde ke spárování úhrady s fakturou.
💡 Tip: Pokud zpracováváte větší množství faktur, můžete si vytvořit vlastní pohled zobrazující pouze nepodepsané faktury. Schvalovatel tak ihned uvidí doklady čekající na jeho kontrolu.
⚠️ Pozor: Samotná funkce Podepsat k úhradě omezuje zařazení faktury do příkazu k úhradě pouze tehdy, pokud je v nastavení firmy aktivováno pole Vyžadovat podpis před vystavením příkazu k úhradě. Pokud toto nastavení není zapnuto, lze faktury zařazovat do příkazů k úhradě bez ohledu na jejich stav podpisu.
Import přijatých faktur
Přijaté faktury lze do systému importovat například:
z XML souborů,
z XLS/CSV souborů,
ISDOC
prostřednictvím API nebo integračních nástrojů.
Import je vhodný při zpracování většího množství dokladů nebo při propojení s externími systémy.
FAQ
❓ Lze přijatou fakturu smazat?
Ano, pokud:
není součástí uzavřeného účetního období,
není spárována s úhradou,
uživatel má potřebná oprávnění.
❓ Proč se mi nedaří fakturu spárovat s bankovním dokladem?
Nejčastější příčiny:
nesouhlasí variabilní symbol,
liší se částka,
faktura je již spárována,
úhrada byla zaúčtována jiným způsobem.
❓Co dělat, když dodavatel pošle opravný daňový doklad?
Opravný daňový doklad zaevidujte jako samostatný doklad (dobropis nebo vrubopis) a správně jej zařaďte do DPH období podle data zdanitelného plnění.