Předdefinované texty slouží k ukládání často používaných formulací, které lze následně jednoduše vkládat do dokladů nebo jiných záznamů. Díky tomu nemusíte stejné informace opakovaně přepisovat a zároveň zajistíte jejich jednotnou podobu napříč celou agendou.
Předdefinované texty oceníte zejména při pravidelném vystavování dokladů, kde se opakují stejné poznámky, obchodní podmínky nebo informace pro zákazníky.
Kde předdefinované texty najdete
Číselník předdefinovaných textů otevřete v nabídce:
Nástroje → Číselníky → Předdefinované texty
V přehledu uvidíte všechny již vytvořené texty. Odtud je můžete vytvářet, upravovat nebo mazat.
Vytvoření nového předdefinovaného textu
Klikněte na tlačítko Nový.
Vyplňte alespoň následující údaje:
Název
Název slouží k pozdějšímu vyhledání textu. Měl by být stručný, ale zároveň výstižný.
Například:
Platební podmínky
Reklamační podmínky
Poděkování zákazníkovi
Doprava
Záruční informace
Text
Do pole Text zadejte obsah, který budete chtít opakovaně používat, např:
Děkujeme za Vaši objednávku. V případě jakýchkoliv dotazů nás neváhejte kontaktovat. Těšíme se na další spolupráci.
Po vyplnění údaje uložte.
💡 Tip:
Pokud vytváříte větší množství textů, používejte jednotný způsob pojmenování. Například všechny texty týkající se dopravy začínejte slovem Doprava, obchodní podmínky označujte Obchodní podmínky a platební informace Platba. Vyhledávání bude výrazně jednodušší.
Použití předdefinovaného textu
Při práci s dokladem můžete do příslušného textového pole vložit některý z uložených předdefinovaných textů.
Po jeho výběru se obsah automaticky doplní do pole a můžete pokračovat v práci.
Pokud je potřeba, lze vložený text ještě upravit. Tato úprava ovlivní pouze aktuální doklad a nijak nezmění původní text uložený v číselníku.
📝 Příklad:
Firma vystavuje několik desítek faktur denně. Každá faktura obsahuje stejnou informaci:
Děkujeme za Vaši objednávku. Fakturu prosíme uhradit nejpozději v den splatnosti.
Místo opakovaného psaní zaměstnanec pouze vybere předdefinovaný text Platební podmínky a během okamžiku jej vloží do dokladu.
Praktické využití
Předdefinované texty se často používají například pro:
obchodní podmínky,
platební informace,
reklamační řád,
záruční podmínky,
informace o dopravě,
poděkování zákazníkům,
upozornění na splatnost,
interní poznámky.
Jejich používáním se zrychlí vystavování dokladů a současně se sníží počet překlepů nebo rozdílů mezi jednotlivými dokumenty.
💡 Tip:
Pokud se změní například obchodní podmínky nebo kontaktní údaje společnosti, upravte předdefinovaný text v číselníku. Nově vytvářené doklady pak budou využívat aktuální znění.
⚠️ Pozor:
Úprava předdefinovaného textu nemění obsah dokladů, do kterých byl text vložen dříve. Změna se projeví až při dalším použití textu.
Doporučení pro práci
Pro lepší přehlednost doporučujeme:
vytvářet pouze skutečně používané texty,
používat jednoznačné názvy,
pravidelně kontrolovat jejich aktuálnost,
neukládat více téměř totožných variant stejného textu.
Díky tomu bude seznam přehledný a uživatelé rychle najdou správný text.
Časté dotazy
❓ Mohu po vložení text do dokladu upravit?
Ano. Jakmile je text vložen do dokladu, můžete jej libovolně doplnit nebo změnit. Tím se však nezmění původní předdefinovaný text uložený v číselníku.
❓ Mohu text odstranit?
Ano. Nepotřebný text lze smazat. Doporučujeme ale nejprve ověřit, že jej již nikdo pravidelně nepoužívá.