Práce s cizími měnami patří mezi běžné činnosti firem obchodujících se zahraničím. Webové rozhraní ABRA Flexi umožňuje vystavovat doklady v různých měnách, automaticky přepočítávat částky podle kurzovního lístku a správně účtovat kurzové rozdíly.
V tomto článku se dozvíte, jak měny ve webovém rozhraní fungují, jak správně nastavit kurzovní lístek a na co si dát při práci s cizími měnami pozor.
Jak fungují měny v ABRA Flexi
ABRA Flexi umožňuje evidovat účetní i skladové doklady v libovolné měně, která je vedena v číselníku měn. Nejčastěji se jedná o českou korunu (CZK), euro (EUR), americký dolar (USD), polský zlotý (PLN) nebo britskou libru (GBP), ale seznam není nijak omezený a lze využívat i další světové měny.
Každý doklad je vždy vystaven pouze v jedné měně. Tou je například měna vydané faktury, přijaté faktury, nabídky nebo objednávky. Současně ale ABRA Flexi uchovává také hodnoty přepočtené do účetní měny firmy. Díky tomu lze bez problémů vést účetnictví v českých korunách a přitom obchodovat například v eurech nebo dolarech.
Při vytvoření dokladu systém uloží několik důležitých informací:
měnu dokladu,
použitý směnný kurz,
částky v měně dokladu,
přepočtené částky do účetní měny.
Tyto údaje tvoří nedílnou součást dokladu a zůstávají na něm uloženy i v případě, že se později změní kurzovní lístek.
Účetní měna a měna dokladu
Začínající uživatelé si často pletou účetní měnu s měnou dokladu. Jedná se přitom o dvě rozdílné věci.
Účetní měna představuje měnu, ve které firma vede účetnictví. U většiny českých společností se jedná o českou korunu.
Měna dokladu je měna, ve které obchod skutečně probíhá. Zákazník tak může obdržet fakturu například na 500 EUR, přestože účetnictví firmy bude evidovat hodnotu přepočtenou do korun.
Při vystavení dokladu ABRA Flexi automaticky provede přepočet mezi měnou dokladu a účetní měnou pomocí směnného kurzu.
💡 Tip: To, že je faktura vystavena v eurech, neznamená, že účetnictví bude vedeno v eurech. ABRA Flexi vždy ukládá i hodnoty v účetní měně, takže není potřeba provádět žádné ruční přepočty.
Kdy se měna vybírá
Měnu je vhodné zvolit ještě před zadáním položek dokladu. Po jejím výběru ABRA Flexi automaticky doplní odpovídající kurz a všechny částky začne počítat právě v této měně.
Pokud měnu změníte až v průběhu vytváření dokladu, systém všechny ceny přepočítá podle nově zvoleného kurzu. Ve většině případů to není problém, přesto je vhodné výsledné částky následně zkontrolovat, zejména pokud již byly zadány slevy, zaokrouhlení nebo ceny včetně DPH.
💡 Tip: Při vytváření dokladu doporučujeme nejprve vybrat obchodního partnera, následně měnu a teprve poté začít zadávat jednotlivé položky. Vyhnete se zbytečným přepočtům během práce.
Nastavení měn ve firmě
Než začnete vystavovat doklady v cizích měnách, je vhodné zkontrolovat nastavení firmy. Právě zde se určuje, jakým způsobem bude ABRA Flexi získávat směnné kurzy a jak se bude chovat při vytváření nových dokladů.
Nastavení naleznete v části Nastavení → Firma → Ostatní.
Jednotlivé volby mají přímý vliv na to, jaký kurz bude použit při vystavení dokladu. Proto doporučujeme jejich nastavení ověřit ještě před zahájením práce s cizími měnami.
Denní kurz z předchozího dne nebo aktuálního dne
Jedním z nejdůležitějších nastavení je způsob určování denního kurzu.
ABRA Flexi umožňuje používat:
denní kurz z předchozího dne,
denní kurz z aktuálního dne.
Rozdíl mezi nimi je patrný především při vystavování dokladů během dne.
Pokud používáte kurz z předchozího dne, budou všechny doklady vytvořené během dne využívat stejný kurz. Toto nastavení využívá většina firem, protože zajišťuje jednotné oceňování všech dokladů.
Při nastavení kurzu z aktuálního dne závisí použitý kurz na okamžiku vystavení dokladu. Česká národní banka zveřejňuje kurzovní lístek až v odpoledních hodinách. Doklady vytvořené dopoledne proto zpravidla využijí kurz z předchozího dne, zatímco doklady vystavené po zveřejnění nového kurzovního lístku již použijí kurz aktuálního dne.
💡 Tip: Pokud si všimnete, že dvě faktury vystavené ve stejný den mají odlišný kurz, zkontrolujte nejprve nastavení firmy. Ve většině případů se jedná o důsledek používání denního kurzu z aktuálního dne.
Automatické stahování kurzů
Jednou z výhod ABRA Flexi je automatické doplňování kurzů. Pokud při vystavení dokladu systém nenajde požadovaný kurz v kurzovním lístku, pokusí se jej automaticky stáhnout z příslušného zdroje.
Není proto nutné každý nový kurz zadávat ručně. Ve většině případů stačí mít správně nastavenou firmu a jednotlivé měny.
Automatické stahování kurzů významně snižuje riziko chyb způsobených ručním přepisováním kurzovních lístků a zároveň šetří čas při každodenní práci.
💡 Tip: Pokud používáte více cizích měn, doporučujeme spoléhat na automatické stahování kurzů. Ruční zadávání kurzů má smysl především ve výjimečných situacích nebo při používání pevných kurzů.
Nastavení ovlivňuje pouze nové doklady
Je důležité si uvědomit, že změna nastavení firmy nemění zpětně již vystavené doklady.
Každý doklad si při svém vytvoření uloží použitý kurz a pracuje s ním po celou dobu své existence. Pokud tedy později změníte nastavení firmy nebo způsob určování kurzů, projeví se tato změna až na nově vytvářených dokladech.
Stejný princip platí také pro změny kurzovního lístku.
💡 Tip: Při řešení reklamací nebo dotazů na rozdílné kurzy vždy nejprve zjistěte datum vystavení dokladu. Ve většině případů se nejedná o chybu systému, ale o důsledek toho, že doklad používá kurz platný v okamžiku svého vytvoření.
Doporučení pro nové firmy
Pokud s cizími měnami začínáte, doporučujeme ponechat automatické stahování kurzů zapnuté a používat denní kurz z předchozího dne. Toto nastavení odpovídá běžné praxi většiny českých společností a minimalizuje riziko nečekaných změn kurzu během pracovního dne.
Jakmile získáte větší zkušenosti nebo budete potřebovat používat specifické účetní postupy, můžete nastavení upravit podle interních pravidel vaší společnosti.
Číselník měn
Všechny měny, se kterými ABRA Flexi pracuje, jsou evidovány v samostatném číselníku Měny. Ten naleznete v menu Číselníky → Měny.
Číselník je při založení firmy již předvyplněn nejběžnějšími světovými měnami, takže ve většině případů není potřeba vytvářet nové záznamy. Slouží především jako centrální místo pro správu jednotlivých měn, jejich nastavení a historie kurzů.
Při vystavení dokladu ABRA Flexi automaticky nabídne měnu, která je nastavena jako výchozí pro vaši firmu. Pokud potřebujete vystavit doklad v jiné měně, můžete ji jednoduše změnit přímo v hlavičce dokladu. Systém následně použije nastavení z číselníku vybrané měny a podle něj doplní odpovídající kurz.
💡 Tip: Ve většině případů není potřeba číselník měn upravovat. Nastavení jednotlivých měn měňte pouze tehdy, pokud potřebujete změnit způsob automatického stahování kurzů nebo spravovat vlastní kurzovní lístek.
Základní údaje o měně
Po otevření konkrétní měny se zobrazí její detail. Ten obsahuje několik důležitých polí, která ovlivňují práci s danou měnou.
Zkratka
Pole Zkratka obsahuje mezinárodní označení měny podle normy ISO, například CZK, EUR, USD nebo PLN. Tato hodnota je povinná, musí být jedinečná a používá se při vyhledávání měny i při práci s kurzovním lístkem.
Symbol
Do pole Symbol lze zadat grafický symbol měny, například €, $ nebo £. Vyplnění není povinné, ale může usnadnit orientaci při práci s doklady.
Název
Pole Název obsahuje celý název měny, například Euro nebo Americký dolar. Pokud vaše firma používá vícejazyčné prostředí, můžete ke každé měně vyplnit také překlady názvu do dalších jazyků. Tyto překlady se následně využívají například při tisku cizojazyčných dokladů.
Kurzové množství
Pole Kurzové množství určuje, ke kolika jednotkám cizí měny se vztahuje uvedený kurz. Ve většině případů je hodnota 1, což znamená, že kurz je stanoven pro jednu jednotku měny.
U některých měn však Česká národní banka zveřejňuje kurz například ke 100 jednotkám měny. V takovém případě ABRA Flexi automaticky převezme i odpovídající kurzové množství.
💡 Tip: Hodnotu kurzového množství není vhodné ručně měnit. Přebírá se z kurzovního lístku a používá se při všech přepočtech částek.
Způsob stahování kurzu
Jedním z nejdůležitějších polí je Způsob stahování kurzu. Toto nastavení určuje, jak často bude ABRA Flexi pro danou měnu automaticky aktualizovat kurz.
K dispozici jsou následující možnosti:
Nestahovat – kurzy této měny se nebudou automaticky aktualizovat. Nové kurzy je nutné zadávat ručně.
Denně – kurz se bude stahovat každý den podle nastavení firmy.
Měsíčně – kurz se aktualizuje jednou za měsíc podle pravidel nastavených ve firmě.
Ročně – kurz se aktualizuje jednou za rok podle nastavení firmy.
Je důležité si uvědomit, že toto nastavení úzce souvisí s nastavením společnosti. Zatímco v detailu měny určujete jak často se má kurz aktualizovat, v nastavení firmy určujete který kurz se má použít – například kurz z aktuálního dne nebo z předchozího dne.
💡 Tip: Pokud se vám některá měna automaticky neaktualizuje, zkontrolujte nejen nastavení firmy, ale také položku Způsob stahování kurzu přímo v detailu dané měny. Častou příčinou bývá nastavení Nestahovat.
⚠️ Upozornění
Změna nastavení firmy nebo kurzovního lístku nemění zpětně již vystavené doklady. Každý doklad obsahuje kurz, který byl použit při jeho vytvoření.
Záložka Kurzy
Součástí každé měny je také záložka Kurzy, ve které najdete historii všech kurzů evidovaných pro danou měnu.
Každý záznam obsahuje datum platnosti, hodnotu kurzu a kurzové množství. Záložka je přímo propojena se samostatným číselníkem Kurzy. Přidáte-li nebo upravíte kurz na jednom místě, změna se okamžitě projeví také na druhém.
Ve většině případů není potřeba kurzy přidávat ručně. Pokud je nastaveno automatické stahování kurzů, ABRA Flexi je při spuštění programu nebo při vystavení dokladu sama doplní z České národní banky podle nastavení firmy.
Další záložky
Stejně jako ostatní číselníky obsahuje i číselník měn záložky Texty a Správa.
Na záložce Texty můžete evidovat vlastní poznámky nebo doplňující informace o dané měně. Tyto údaje jsou pouze informativní a nemají vliv na výpočty ani chování systému.
Záložka Správa slouží k nastavení časové platnosti záznamu. Pomocí polí Platí od a Platí do můžete určit, ve kterých kalendářních letech bude měna v číselníku dostupná. Výchozí hodnoty 0 a 9999 znamenají neomezenou platnost.
💡 Tip: Platnost záznamů se využívá především u vlastních číselníků. U standardních měn doporučujeme výchozí hodnoty neměnit.
Časté dotazy (FAQ)
❓ Proč změna kurzovního lístku nezměnila již vystavenou fakturu?
Protože se kurz ukládá přímo do dokladu při jeho vytvoření. Pozdější změny kurzovního lístku již existující doklady neovlivní.
❓ Mohu vystavit fakturu v EUR a přijmout platbu v CZK?
Ano. Při zaúčtování úhrady může vzniknout kurzový rozdíl, který ABRA Flexi zaeviduje podle účetních pravidel.