Dokladové řady lze upravovat pro každý modul zvlášť. Nastavením dokladových řad si můžeme sami navolit, jak se nám budou číslovat doklady konkrétního typu.
Přidání dokladové řady
Dokladové řady najdeme v menu Nástroje nebo je můžeme rovnou vyhledat přes vyhledávací řádek.
Následně si vybereme, o který modul se nám právě jedná:
Zobrazí se nám výčet založených dokladových řad, který můžeme buď upravit nebo si přidat další dokladovou řadu tlačítkem Nový:
Nyní si řadu pojmenujeme, abychom věděli, ke kterému typu dokladu patří a také definujeme zkratku:
Číslování nastavíme v modrém řádku, definujeme následující údaje:
Účetní období - vychází z menu "Správa účetních období", vybereme zde rok, pro který dokladová řada platí
Délka čísla - určuje, jak bude číslo dlouhé. Pokud uvedeme např. 6 čísel, doplní se nuly tak, aby číslo vypadalo jako "000001". Toto ale ovlivňuje, zda zaškrtneme pole "Zobrazit nuly", pokud nuly nebudeme chtít zobrazovat, bude první číslo jen "1".
Prefix - většinou se používá pro označení dokladů daného typu, např. VF, ZÁL apod. Uvádí se vždy před číslo dokladu
Postfix - uvádí se za číslem a většinou se používá pro označení účetního období. Můžeme zde nastavit např. /%YY%, což nám doplní za číslo dokladu lomítko a rok např. 22 podle aktuálního účetního období. Zkratka YY funguje pouze pro roky, nefunguje zde MM pro měsíce či DD pro dny.
Aktuální číslo - zde si můžete nastavit aktuální číslo pro další doklad. Používá se zejména v případě, kdy vám zmizelo nějaké číslo z číselné řady a už se vám nenabízí. Např. pokud chcete číslo 7, nastavte aktuální číslo 6. V případě, že se číslo 8,9... ve Flexi už nachází, další doklad tato čísla přeskočí a nabídne se číslo, které je volné.
Ikonou Nastavení si můžeme přidat další pole:
Zobrazit nuly - můžeme nastavit, zda chceme zobrazovat nuly u počátečních čísel, např. 0001/22 nebo 1/22.
ID - databázové očíslování dokladové řady, nelze změnit
Počátek - počáteční číslo, kterým dokladová řada bude začínat
Poslední změna - datum poslední změny, která byla na dokladové řadě provedena
Dokladovou řadu následně uložíme přes tlačítko Uložit.
Přiřazení dokladové řady k typu dokladu
Nyní je ještě nutné přiřadit dokladovou řadu k typu dokladu, kterého se týká. Najdeme si tedy v nastavení nebo přes vyhledávací řádek Typy dokladů pro modul, který aktuálně upravujeme. V tomto případě jsou to vydané faktury.
Vybereme příslušný typ dokladu a nebo si vytvoříme další přes tlačítko Nový:
Následně doplníme již vytvořenou dokladovou řadu v menu Dokladová řada:
Můžeme uložit, následně se nám všechny faktury za prodej zboží budou číslovat tak, jak jsme přednastavili v číselné řadě Zboží.
Pozor! Změna dokladové řady se týká pouze nově vytvořených dokladů, již založené doklady se nepřečíslují. Pokud byste chtěli změnit interní číslo na již vytvořených dokladech, můžete tak učinit importem z excelu podle sloupce ID nebo je můžete přepsat ručně, pokud to máte povoleno v nastavení firmy na záložce Ostatní:
Časté dotazy:
1) Jak nejrychleji změnit čísla dokladů na již vytvořených dokladech?
Pokud není vzhledem k počtu dokladů změnit čísla ručně, můžete si doklady vyexportovat do excelu. Musíte si vyexportovat sloupec ID, podle kterého budete interní číslo měnit, jinak by se vám založily nové faktury.
Druhou možností je změnit čísla přes API, kde bychom pomocí ID určili, o který doklad se jedná a následně elementem <kod> upravili interní číslo.
Např.:
<winstrom version="1.0">
<faktura-vydana>
<id>10</id>
<kod>VF0125/2018</kod>
</faktura-vydana>
</winstrom>
2) V číselné řadě vypadlo číslo (např. z důvodu smazání dokladu) a znovu se mi nenabízí.
Buď si můžete interní číslo přepsat ručně, když si to povolíte v nastavení firmy viz. výše, nebo v nastavení dokladové řady nastavte aktuální číslo o jedna nižší, než které potřebujete. Poté se vám číslo nabídne znovu, pokud se ve Flexi toto číslo nikde nenachází. V případě, že se i přesto nenabízí, je vhodné zapátrat, zda tam doklad skutečně není, jen ho nevidíte např. z důvodu nějakého filtrování.