Pro jejich zavedení existují pravidla, která doporučujeme dodržovat:
při evidenci dokladu použít již založenou adresu obchodního partnera;
evidovat neuhrazené doklady v tom účetním období, ve kterém byly vystaveny;
evidovat doklady v měně, ve které byly vystaveny; v případě cizí měny použít původní kurz dokladu (důležité pro správné přecenění ai budoucí úhradu);
z pohledu DPH zaevidovat doklad
– u podvojného účetnictví (jak pro plátce, tak pro neplátce DPH) a daňové evidenci (pro neplátce DPH) pouze v zůstatkové hodnotě a s nulovou sazbou DPH; výjimku tvoří doklady, u nichž DPH nebylo na vstupu dosud uplatněno;
– u daňové evidence (pro plátce DPH) v neuhrazené hodnotě základu a neuhrazené hodnotě DPH, obojí v příslušné sazbě DPH.
Jako protiúčet (při vedení podvojného účetnictví) použijeme spojovací účet 395.xxx, u daňové evidence příslušný předpis zaúčtování.
Při velkém množství dokladů je vhodné použít importy z excelu – uživatel je zvládne sám nebo lze provést import s použitým xml souborů.
Příklad pro podvojné účetnictví:
Firma na software Abra FlexiBee přechází od 01.01.2018. Dne 31.10.2015 vystavila fakturu v celkové hodnotě 1000,00 € s kurzem dokladu 27,09 Kč/€, dne 16.2.2016 bylo uhrazeno 100,00 € s kurzem 27,035, neuhrazený zůstatek k 31.12.2017 činí 900,00 €. Fakturu zadáme do r.2016 s příslušným datem jako bezpoložkový doklad v nulové sazbě DPH v zůstatkové hodnotě 800,00 €.
Příklad pro daňovou evidenci:
Firma na software Abra FlexiBee přechází od 01.01.2018. Dne 31.10.2015 vystavila fakturu v celkové hodnotě 1000,00 € (826,40 € základ + 173,60 € DPH 21%) s kurzem dokladu 27,09 Kč/€, dne 16.2.2016 bylo uhrazeno 100,00 € s kurzem 27,035 Kč/€, neuhrazený zůstatek k 31.12.2017 činí 900,00 €. Díky odchylnému způsobu vedení úhrad v podvojném účetnictví a daňové evidenci zadáme fakturu do r. 2016 s příslušným datem jako bezpoložkový doklad v 21% sazbě DPH, a to 826,40 € základ + 73,60 € DPH 21%.