Vzhledem k tomu, že doklady vytvořené programem ABRA Flexi lze odesílat elektronicky, musí tento program umět dokumenty:

Elektronický podpis představuje elektronické identifikační údaje autora (odesílatele) elektronického dokumentu, které jsou k dokumentu připojené.

Stejně jako je možné nechat ověřit běžný psaný podpis, existuje možnost ověření také u podpisu elektronického. Tuto funkci zajišťují certifikační autority. V Česku je takovým subjektem například Česká pošta. Certifikační autorita vydává certifikáty, garantuje totožnost jejich majitele a pravdivost uvedených údajů.

Pro fungování elektronického podpisu se vždy generují dva druhy klíčů.

Veřejný klíč lze chápat jako klíč firmy, i když může patřit i jediné fyzické osobě.

Majitel jej volně zveřejňuje a kdokoliv, komu je tento klíč zpřístupněn, si s jeho pomocí může dešifrovat jemu určené zprávy.

Soukromý klíč má každý uživatel uchovávat v tajnosti.

Právě na základě tohoto soukromého klíče dochází k zašifrování zprávy a zpětně lze zjistit skutečného vlastníka elektronického podpisu. Dá se říci, že jde o obdobu občanského průkazu.

Oba klíče jsou spolu matematicky svázány. Lze si je představit jako dvě velmi vysoká čísla.

Aby bylo šifrování účinné, nesmí být znám postup, pomocí kterého by bylo možné z veřejného klíče vypočítat klíč tajný, a to ani při použití velmi výkonných počítačů.

Z praktických důvodů se místo celého dokumentu šifruje pouze jeho hash — tedy jakási digitální obdoba otisku prstů dokumentu.

Při vytváření hashe pro šifrovací účely se používají takové algoritmy, že je prakticky vyloučené změnit dokument tak, aby se současně nezměnil i jeho hash.

Díky tomu je tento způsob elektronického podpisu velmi bezpečný.

Jde o seznam certifikátů elektronického podpisu, který lze využívat k podepisování dokumentů odesílaných elektronickou poštou.

Tento seznam otevřete v nabídce:

Nástroje → Certifikáty

Údaje do této tabulky se vyplňují automaticky po vytvoření nového certifikátu.

Současně se osobní certifikát uloží do seznamu:

Nástroje → Uživatelé ve firmě → konkrétní uživatel → záložka Certifikáty

Na horní liště tabulky je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole Ovládání programu.

Potvrzením tlačítka "Nový" se spustí dialog "Průvodce vytvořením nového certifikátu", který uživateli pomůže přidat jeho certifikát elektronickému podpisu.

__________________________________________________________________

Po stisku tlačítka Nový se spustí průvodce vytvořením certifikátu.

Tento průvodce umožňuje přidat elektronický podpis.

Uživatel si musí zvolit, kde bude certifikát uložen.

Spolu se soukromým certifikátem se automaticky ukládá také veřejný certifikát.

Certifikát bude uložen na serveru společně s vašimi daty a bude se s nimi také zálohovat.

Zároveň bude uložen v bezpečném úložišti a zabezpečen vaším heslem, kterým se přihlašujete do programu ABRA Flexi.

Díky tomu se ke certifikátu můžete bezpečně dostat z jakéhokoli počítače připojeného k internetu. Stejně tak se k němu dostane každý, komu své heslo sdělíte.

Postup:

Do tabulky se uloží nový záznam:

Při této volbě zůstává certifikát uložen na vašem počítači a bude přístupný pouze při práci na tomto konkrétním zařízení.

Do tabulky se uloží:

Při každém podpisu se certifikát znovu načte z počítače.

__________________________________________________________________

Pokud vlastníte certifikát pro podepsání exportovaného dokumentu a chcete dokument odeslat v elektronické podobě, po potvrzení způsobu odeslání budete vyzváni k výběru příslušného certifikátu.

Po jeho zvolení dojde k:

Následně se nabídne k odeslání připravená e-mailová zpráva s přiloženým dokumentem, který je vytvořen:

Poté zkontrolujete, případně doplníte e-mailovou adresu příjemce a zprávu odešlete.

Pokud vlastníte certifikát pro podepsání exportovaného dokumentu a chcete odeslat dokument v elektronické podobě, po potvrzení způsobu odeslání budete opět požádáni o výběr certifikátu.

Po jeho zvolení se zobrazí dialog, ve kterém nastavíte, kam chcete podepsaný dokument uložit.

Pak už záleží na vás, jakým způsobem dokument doručíte, například:

U každé firmy, kterou máte v adresáři, je možné v samostatné záložce evidovat certifikáty, které budou použity pro ověření elektronického podpisu na dokumentech přijatých elektronickou poštou od dané firmy.

Údaje do této záložky se vyplňují automaticky po dokončení celé akce importu elektronického podpisu partnera.

Potvrzením tlačítka Nový se spustí dialog:

Přidání certifikátu k adresáři

Pomocí tohoto dialogu provedete import certifikátu elektronického podpisu partnera.

Certifikát se uloží k dané firmě a systém bude umět ověřit podpis dokumentů od tohoto partnera.

Po otevření dokumentu se dokument zobrazí.

Potvrzením tlačítka Panel podpisu v pravé horní části dokumentu se otevře nebo zavře levá strana dokumentu, kde si můžete přečíst podrobnější údaje o platnosti podpisu.

okud má odesilatel například:

zobrazí se v horní části dokumentu hlášení:

Nejméně jeden podpis má problémy.

Potvrzením tlačítka Ověřit vše v levé části můžete podpisy ověřit.

Otevřením faktury se spustí aplikace ABRA Flexi.

Po přihlášení do firmy, do které má být přijatá faktura importována, se zobrazí dialog pro import faktury z elektronického formátu ISDOC se základními údaji o faktuře:

Pokud má odesilatel například neplatný certifikát nebo vám nezaslal svůj veřejný certifikát, zobrazí se v dialogu hláška:

Dokument byl podepsán neznámou autoritou.

Pokud jsou údaje v pořádku a danému podpisu důvěřujete, vyberte:

Poté potvrďte dialog tlačítkem Další.

Následně proběhne import faktury do vašeho účetnictví. O dokončení budete informováni samostatným hlášením.

Záleží na způsobu práce:

2. Co znamená hláška „Dokument byl podepsán neznámou autoritou“?
​

Obvykle to znamená, že odesilatel má neplatný certifikát nebo vám neposlal svůj veřejný certifikát.