Veškeré účetní doklady (např. faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, ….), ale i záznamy v číselnících (např. střediska, zakázky, …) jsou uloženy v databázích a z těchto databází se načítají do datových oken k dalšímu zpracování, prohlížení apod.
Uživatel si může dle své potřeby upravit velikost datových oken stejným způsobem, jako je tomu zvyklý při běžné práci s okny, tj. tažením myši za okraj okna. Rovněž si může nastavit pozici okna (umístění na obrazovce) tzv. uchopením okna a přesunutím. Po zavření okna bude jeho velikost a pozice uložena do vlastního nastavení uživatele a zůstane tak i při příštím otevření.
Existují dva způsoby zobrazení:
Tabulkový pohled – pro zúžení tohoto pohledu slouží filtrační lišta.
Formulářový pohled
Tabulkový pohled
Tabulkový pohled je souhrnný pohled na více položek najednou s možností jejich výběru.
Veškeré informace (např. doklady, číselníky, …) jsou uspořádány v tabulkách (v mřížkách). Každý řádek tabulky odpovídá jednotlivému záznamu, každý sloupec pak údajům, ze kterých se doklady – záznamy skládají. V záhlaví tabulky jsou názvy jednotlivých sloupců (údajů).
V některých případech tabulkového pohledu je první sloupec tvořen zaškrtávacími tlačítky. Jeho zaškrtnutím můžete označit více dokladů – zatím pro funkce – suma a tisk.
Označovat můžete buď postupně jednotlivé položky, hromadné označování řádek je možno pomocí stisknutého levého tlačítka myši nebo pomocí klávesy Shift obdobně jako v Excelu.
Pokud chcete označené položky odznačit nebo naopak označit všechny položky, slouží k tomu v horní řádce u názvu sloupečků.
Výběr sloupců – 1. způsob
Pokud v tabulkovém pohledu potřebujete zobrazit další sloupec, který se běžně neukazuje, nebo naopak některý sloupec zneviditelnit, použijte v záhlaví tabulky pravé tlačítko myši – volbu "Výběr sloupců"
Pomocí šipek doleva a doprava přesouváte jednotlivé řádky (názvy sloupců), pomocí dvojitých šipek přesouváte všechny řádky (názvy sloupců) z levé části "Nezobrazená pole" do pravé části "Zobrazená pole" a naopak. Pomocí šipek nahoru a dolů a přesouváte řádky v části "Zobrazená pole". Podle zde nastaveného pořadí se pak zobrazují sloupce v tabulkovém pohledu.
Existují dva typy seznamů – pro číselníky a pro doklady. Oba tabulkové pohledy se chovají stejně s tím rozdílem, že seznam pro doklad je obohacen o filtrační lištu. Některé nabídky ve filtrační liště se liší podle druhu dokladů.
Výběr sloupců – 2. způsob
Pokud potřebujete pouze upravit pořadí sloupců, můžete postupovat následovně: kliknete levým tlačítkem myši na záhlaví sloupce. Tlačítko stále držíte a posunujete myší dle potřeby doleva nebo doprava. Sloupec je postupně přesouván podle směru pohybu myši. Když tlačítko uvolníte, sloupec zůstane na aktuální pozici.
Postavíte-li se myší mezi sloupce – zobrazí se oboustranná vodorovná šipka, můžete měnit šířku levého sloupce posunem myši vpravo nebo vlevo.
Po uzavření seznamu si program změnu nastavení pro konkrétního uživatele pamatuje.
Ten, kdo má přístupové právo "Administrátor" nebo "Super uživatel" má možnost toto nastavení uložit pro všechny uživatele. Kliknutím pravým tlačítkem myši na hlavičku sloupečku se zobrazí seznam s volbou "Ulož nastavení jako výchozí". Jeho potvrzením se zobrazí dialog:
Pokud v dialogu označíte Vymazat existující nastavení sloupců všech uživatelů a použít toto, uložíte takto nastavené řazení sloupců pro všechny uživatele.
Pokud necháte pole prázdné, uložíte takto nastavené řazení sloupců pro ty uživatele, kteří si žádné vlastní nastavení neuložili.
Filtrační lišta
Filtrační lišta slouží k omezení výběru položek v seznamu. Jaké nastavení si vyberete, to nastavení se bude zobrazovat i při příštím spuštění daného seznamu.
Každá tabulka má své filtrační lišty, jejichž způsob využití je obdobný. Jako názorný příklad jsou zde uvedeny jen ty nejvíce používané.
Rok
Při prvním spuštění je nastaven na aktuální rok. V rozevíracím seznamu můžete vybrat jiný rok, příp. volbu Rok neomezen – pak se budou zobrazovat doklady za všechny roky, které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště. Zadáte-li "Rok neomezen", program zruší omezení i v dalších polích – měsíc a období DPH. Podle zde nastaveného výběru se budou zobrazovat doklady v seznamu. Nemá to vliv na datum zaúčtování.
Např. účetní období je rok 2015. Ve filtrační liště nastavíte rok 2014. Vystavíte účetní doklad, uložíte. V tom momentu ho však v tabulce dokladů neuvidíte. Budete se muset přepnout do roku 2015, protože doklad bude patřit do účetního období 2015.
Měsíc
Při prvním spuštění je nastaven na "Posledních 35 dní", to znamená, že v tabulce vidíte pouze doklady, které byly zaúčtovány během posledních 35 dnů a které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště. V rozevíracím seznamu můžete vybrat aktuální den, aktuální týden, aktuální měsíc, posledních 7 dní, jednotlivé měsíce, jednotlivé čtvrtletí nebo měsíc vystavení neomezen – pak se budou zobrazovat všechny pořízené doklady, které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště.
Období DPH (netýká se skladových dokladů)
Při prvním spuštění je nastaven na "Období DPH neomezeno". V rozevíracím seznamu můžete vybrat jednotlivé měsíce nebo čtvrtletí. Program pak vybírá záznamy podle zde nastaveného data uskutečnění zdanitelného plnění, které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště.
Uživatel
Při prvním spuštění je nastaven na "Uživatel neomezen", to znamená, že v tabulce vidíte doklady, které pořídili všichni uživatelé a které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště. V rozevíracím seznamu můžete vybrat ze seznamu uživatelů jednotlivé uživatele – pak se budou zobrazovat všechny doklady, které vytvořil požadovaný uživatel a které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště.
Typ dokladu (týká se přijatých a vydaných faktur, ostatních pohledávek a závazků, interních dokladů)
Při prvním spuštění je nastaven na "Typ dokladu neomezen". V rozevíracím seznamu můžete vybrat jednotlivé typy dokladů, které odpovídají danému seznamu dokladů. Program pak vybírá záznamy podle příslušného typu, které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště.
Pokladna (jsou to vlastně typy dokladů pro pokladní doklady)
Při prvním spuštění je nastaven na "Pokladna neomezena". V rozevíracím seznamu můžete vybrat jednotlivé pokladny. Program pak vybírá záznamy podle příslušné pokladny, které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště.
Účet (jsou to vlastně typy dokladů pro bankovní doklady)
Při prvním spuštění je nastaven na "Účet neomezen". V rozevíracím seznamu můžete vybrat jednotlivé účty. Program pak vybírá záznamy podle příslušných účtů, které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště.
Sklad (jsou to vlastně typy dokladů pro skladové doklady)
Při prvním spuštění je nastaven na "Sklad neomezen". V rozevíracím seznamu můžete vybrat jednotlivé sklady. Program pak vybírá záznamy podle příslušných skladů, které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště.
Tento filtr se využívá i v položkách ceníku.
Stav úhrady (týká se přijatých a vydaných faktur, ostatních pohledávek a ostatních závazků)
Při prvním spuštění je nastaven na "Stav úhrady neomezen". V rozevíracím seznamu můžete vybrat uhrazeno, částečně uhrazeno, neuhrazeno. Program pak vybírá záznamy podle příslušného stavu, které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště.
Typ pohybu (týká se pokladních, bankovních a skladových dokladů)
Při prvním spuštění je nastaven na "Typ pohybu neomezen". V rozevíracím seznamu můžete vybrat příjem, výdej. Program pak vybírá záznamy podle příslušného pohybu, které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště.
Stav (týká se dokladů tzv. obch.kolečka – objednávky, poptávky, nabídky)
Při prvním spuštění je nastaven na "Stav neomezen". V rozevíracím seznamu můžete vybrat nespecifikováno, připraveno, schváleno, částečně hotovo, hotovo, storno. Program pak vybírá záznamy podle příslušného stavu, které odpovídají dalšímu nastavení ve filtrační liště.
Formulářový pohled
Formulářový pohled se věnuje jen jednomu dokladu – jedné řádce tabulky. Formulářový pohled se používá při vstupu, resp. opravě jednotlivých dokladů.
Vzhled, vlastnosti a použití formulářů pro faktury, pohledávky a závazky, pro bankovní, pokladní, interní a skladové doklady je hodně podobné. Stačí se v podstatě zorientovat v jednom formuláři a pak každý uživatel zvládne používat i formuláře ostatní. Podrobný popis práce s doklady je řešen v samostatné kapitole Doklady.
Vzhled, vlastnosti a použití formulářů pro všechny číselníky je opět hodně podobné. Podrobný popis práce s číselníky je řešen v samostatné kapitole Číselníky.
Aktivace okna
Okno aktivujete dvojím způsobem:
Standardně myší
kliknutím myši na volbu v postranní navigaci se otevře tabulka jako další záložka na pracovní ploše a v závislosti na volbě (jsou označeny +) i prázdný formulář jako další okno.
kliknutím myši na volbu v záložce "Pracovní plocha" modulu se otevře tabulka jako další záložka na pracovní ploše.
kliknutím myši na volbu v horní nabídce/menu se otevře tabulka jako další záložka na pracovní ploše.
kliknutím myši na tlačítko "Nový" ve zvolené tabulce se otevře jako další okno prázdný formulář.
kliknutím myši na tlačítko kopírovat – kopie ve zvolené tabulce se otevře jako další okno formulář, ve kterém budou data zkopírována z aktivní řádky tabulky.
kliknutím myši na tlačítko "Změnit" ve zvolené tabulce se otevře jako další okno formulář k opravě údajů.
dvojklikem myši na vybraný řádek ve zvolené tabulce se otevře jako další okno formulář k opravě údajů.
Pravým tlačítkem myši
Stisknete-li pravé tlačítko myši na vybrané položce v postranní navigaci, máte volbu
"Otevřít" – otevře se tabulka jako nová záložka
"Otevřít v novém okně" – otevře se tabulka v novém okně.
Stisknete-li pravé tlačítko myši na vybrané položce v tabulce na pracovní ploše zobrazí se dialog, který odpovídá většině voleb v nabídce v horní liště tabulky.
Vkládání hodnot do oken
Do jednotlivých oken lze hodnoty vkládat několika způsoby:
Pokud je za editačním polem tlačítko pro výběrový seznam
Lze hodnoty vkládat pomocí lupy – otevřete výběrový seznam, vyberete požadovanou hodnotu, potvrdíte a tím přenesete hodnotu do editačního pole.
Můžete použít tzv. našeptávače – hodnotu můžete vkládat ručně – při vyplnění prvních písmen (číslic) se nabízí hodnoty, které tuto kombinaci obsahují – jejich výběrem a potvrzením je přenesete do editačního pole.
Hodnotu můžete vložit ručně.
Můžete použít tlačítko F2, pokud stojíte na editačním poli. Tím otevřete tabulkový pohled na seznam. Můžete si požadovanou hodnotu zvolit a tím přenést do editačního pole. Můžete rovněž do seznamu novou hodnotu přidat.
Pokud je za editačním polem tlačítko pro rozevírací seznam
Lze hodnoty vkládat pomocí rolovacího seznamu – otevřete rozevírací seznam, vyberete požadovanou hodnotu, potvrdíte a tím přenesete hodnotu do editačního pole.
Stejný rozevírací seznam otevřete, pokud myší kliknete na editační pole.
Můžete použít tzv. našeptávače – hodnotu můžete vkládat ručně – při vyplnění prvních písmen (číslic) se nabízí hodnoty, které tuto kombinaci obsahují – jejich výběrem a potvrzením je přenesete do editačního pole.
Hodnotu můžete vložit ručně.
Můžete použít tlačítko F2, pokud stojíte na editačním poli. Tím otevřete tabulkový pohled na seznam. Můžete si požadovanou hodnotu zvolit a tím přenést do editačního pole. Můžete rovněž do seznamu novou hodnotu přidat.