Často se setkáváme s požadavkem, že je potřeba z původního systému migrovat vše včetně kompletní historie a účetních náležitostí. Je potřeba si však uvědomit, že různé systémy jsou od základu postavené na různých architekturách a principech fungování. Při migraci mezi dvěma odlišnými systémy se standardně migrují základní číselníky a nejnutnější náležitosti (adresář, ceník, stav skladu, neuhrazené doklady...) s tím, že se poté plynule naváže zadáním počátečních stavů účtů. Vhodný je případný náhled do starého systému kvůli historii. U migrací se obecně jedná hlavně o to, z jakého systému se mají data přenášet, respektive v jakém formátu lze data z původního systému exportovat a o jaký půjde rozsah. Níže najdete, kdy a v jakém pořadí data převádět a co si připravit předem.

Data převádějte k prvnímu dni nového účetního období. U kalendářního roku je to 1. 1., u hospodářského roku první den nového hospodářského roku. Termín i rozsah migrace předem konzultujte se svou účetní.

V zásadě mohou nastat dva stavy:

Způsob správného účetního přechodu je v obou případech obdobný, přičemž v druhém případě je časově náročnější, zejména v oblasti neuhrazených pohledávek a závazků a záloh.

Starý systém k datu přechodu nevypínejte. Budete ho potřebovat pro přiznání k DPH za poslední měsíc nebo čtvrtletí, pro účetní závěrku a daňové přiznání a dále pro čtení, například při dohledávání historie nebo kontrole z finančního úřadu.

Migrace neprobíhá najednou, ale ve fázích. Každá fáze má svůj termín podle toho, kdy jsou data ve starém systému úplná.

Od prvního dne nového období pracujete už jen v ABRA Flexi, proto musí být nastavení a číselníky připravené předem. Tuto fázi lze provést s předstihem a v případě potřeby import zopakovat.

Co sem patří:

Po převodu číselníků můžete napojit další aplikace (e-shop, banku apod.) a otestovat je.

Převádějte až ve chvíli, kdy jsou ve starém systému zaevidované všechny doklady za končící období, typicky v prvních dnech nebo týdnech nového období. Nové doklady mezitím vystavujete už v ABRA Flexi.

Pokud doklad za staré období dorazí až po převodu salda, zaúčtujte ho ve starém systému a do ABRA Flexi ho doplňte stejně jako ostatní neuhrazené doklady. Skladové karty založené v končícím období převeďte do nového období, převod lze opakovat.

Uhrazené doklady lze převést jako neúčetní historii, například pro přehled prodejů. Do účetnictví ani DPH nevstupují. Převod je časově náročný, jeho rozsah proto zvažte.

Zůstatky ostatních účtů převádějte až po účetní závěrce, protože se do ní ještě mění (odpisy, dohadné položky, daň z příjmů). Ve starém systému musí být období uzavřené. Do ABRA Flexi je zadáte interním dokladem k poslednímu dni starého období a inicializací převedete do počátečních stavů nového období. Nakonec proveďte kontrolu stavů ke dni přechodu.

Majetek můžete zadat i v průběhu nového období, personalistiku a mzdy připravte před první mzdovou uzávěrkou.

Pokud nelze počkat na konec účetního období, dodržte tyto podmínky:

Flexi podporuje importy přes Excel (XLS) nebo XML. XML struktura je však jasně daná (resp. každý systém má jasně danou svou strukturu) a musel by se připravit konkrétní převodní můstek, což může být dosti náročné, jak časově, tak finančně. Naše oddělení vývoje na podobné můstky ale nemá časové kapacity. Vhodným nástrojem je tedy Excel. U zdrojových XLSX souborů pro import do Flexi bývá nutné data vhodně připravit (pořadí sloupců a případná korekce hodnot jednotlivých polí).

Webové rozhraní Flexi je v importu o trochu dále, než desktopová aplikace, dokáže pomoci s mapováním sloupců a nově stačí nahrát soubor a pro jednotlivé sloupce vybrat, o jaká pole se jedná (samozřejmě pouze u sloupců, u kterých to automaticky nerozpoznáme). Umožníme i přidávání polí navíc, které nejsou v importním souboru. Krásně se to dá využít třeba pro nastavení typu dokladu atp. Navíc když budete podruhé importovat soubor, tak už vám pro daný sloupec přednastavíme pole, která jste minule vybrali. Takto se dají migrovat jak základní číselníky (adresář, ceník,...), tak i další agendy (objednávky, faktury,...)

Bude záležet, jaká data lze exportovat z vašeho současného systému a co vše je opravdu nutné migrovat. Následně je potřeba zvážit, co vše si dokážete zařídit interně a s čím bychom měli pomoci my. Z praxe to vychází obvykle na 2 - 3 hodiny na evidenci v závislosti na složitosti mapování a úpravy dat.

Rozdělení migrace do fází je běžné. Pokud je však potřeba některou fázi opakovat (například znovu importovat číselníky), jedná se o vícepráce. Přesnou náročnost potvrdíme po analýze vyexportovaných dat.

K migraci máme podrobné návody. Připravili jsme seriál Účetní přechod na ABRA Flexi, aby uživatel na nic nezapomněl a mohl bez problému navázat v novém systému. A také jsou k dispozici podrobné návody pro import z Excelu ve webové i desktopové aplikaci.

Nejsme schopni z důvodů uvedených výše provádět kompletní migrace na klíč včetně celé historie, nicméně, když nám zašlete vyexportované soubory z vašeho systému (ideálně v Excelu) a vaši představu o rozsahu, na základě čehož jsme schopni odhadnout náročnost celé operace, rádi vám s migrací pomůžeme. Hodinovou sazbu za tuto službu naleznete v aktuálním ceníku.

Pokud vaše účetnictví vedl v ABRA Flexi někdo jiný (například účetní kancelář), stačí zálohu firmy obnovit ve vaší instanci. Záloha obsahuje celou historii. Přechod z vlastního serveru do cloudu popisuje samostatný návod.

Pokud migraci provádíme my, je přenos nastavení a číselníků její součástí a stačí založená firma. Při migraci svépomocí postupujte podle seriálu Účetní přechod.

Ano. Číselníky lze převést s předstihem, ve starém systému můžete do data přechodu dál pracovat a import případně zopakovat. Nové záznamy založené mezitím můžete rovnou založit i v ABRA Flexi.

Po převodu číselníků, se kterými napojení pracuje (typicky ceník a adresář). Ostrý provoz spouštějte od data přechodu.

Zůstatky jsou konečné až po účetní závěrce starého období. Do té doby v ABRA Flexi normálně pracujete, saldo a stavy bank, pokladen a skladu převádíte dříve.

Ne. Přílohy ani skladové pohyby se nepřevádějí, původní systém si proto ponechte pro čtení.