Poskytujete služby? Ať už jde o IT a vývoj softwaru, poradenství a profesní služby, marketingovou nebo kreativní agenturu, servisní a technické služby, nebo služby pro jednotlivce a domácnosti – tento návod je pro vás.

Následující text není detailním manuálem ke každému tlačítku. Je to mapa: co je potřeba v ABRA Flexi nastavit, v jakém pořadí a proč, abyste mohli fakturovat, vědět, kolik na jednotlivých zakázkách vyděláváte, a bez stresu odevzdat výkazy. U každé oblasti odkazujeme na podrobný návod.

Vše ukazujeme ve webovém rozhraní (WUI). Pokud jste ve Flexi poprvé, doporučujeme začít článkem Základní orientace v ABRA Flexi - WUI.

Nastavení Flexi pro dvě různé servisní firmy může vypadat úplně jinak. Než začnete cokoliv klikat, odpovězte si na těchto pět otázek – podle odpovědí se odvíjí prakticky celý zbytek návodu.

Bez ohledu na to, jaké služby poskytujete, začíná všechno stejně – nastavením firmy a základních číselníků. Je to možná nejnudnější, ale zároveň možná nejdůležitější část: chyba tady se v budoucnu propíše do každého dokladu.

Vše potřebné najdete v nastavení firmy. Kromě adresy, IČ a DIČ zde určujete chování celé aplikace.

Pro poskytovatele služeb jsou klíčové zejména tyto části:

Klíčová otázka: kdo všechno bude ve Flexi pracovat? U poskytovatelů služeb je typická kombinace majitel, projektový manažer nebo konzultant a externí účetní – a každý z nich potřebuje vidět něco jiného.

Uživatele zakládáte podle návodu Uživatelé ve firmě - WUI. Doporučujeme zapnout dvoufaktorovou autentizaci, zvlášť pokud do Flexi pouštíte externisty. Kolik uživatelů můžete mít, zjistíte v licenci a předplatném - naleznete tam také další informace o licenci a nebo třeba možnost přidat si další uživatele.

Dokladová řada určuje číslování vašich faktur, typ dokladu je předpřipravená šablona (zaúčtování, text, splatnost, nebo třeba bankovní účty či další provázané typy dokladů). Právě typy dokladů jsou tím, co u služeb nejvíc zrychlí každodenní práci.

Ve službách se běžně vyplatí připravit si typ dokladu např. pro:

Postup najdete v návodech Přidání dokladové řady a Typy dokladů. Pro jednorázově se opakující doklad se hodí i jednoduchá kopie dokladu.

Bez bankovního účtu se na faktuře nemá kam napsat, kam vám má zákazník poslat peníze. Účet založíte podle návodu Založení bankovního účtu, pokladnu podle Nastavení nové pokladny a vytvoření pokladního dokladu.

Pokud nechcete výpisy nahrávat ručně, zvažte hned na začátku automatické online napojení banky. Ve firmě, která vydá pár desítek faktur měsíčně, ušetří tato jedna věc nejvíc času z celého návodu.

Pokud nezakládáte firmu na zelené louce, čeká vás převod dat a zadání počátečních stavů. Postup popisují články Migrace dat z jiného systému do ABRA Flexi, při migraci účetnictví pak Nastavení počátečních stavů při zahájení práce v ABRA Flexi.

Než začnete hromadně importovat, udělejte si po dokončení nastavení a založení číselníků zálohu firmy. Vrátit se o hodinu zpět je vždycky lepší než opravovat tisíc řádků.

Ve službách je zákazník často dlouhodobý partner, ne nutně anonymní nákup. Adresář proto není jen seznam adres pro fakturaci – navazují na něj ceny, splatnosti i historie komunikace.

Firmy zakládáte podle návodu Adresář firem, jednotlivé kontaktní osoby u firmy pak jako kontakty. Údaje se dotahují z veřejných rejstříků, takže obvykle stačí zadat IČ.

Co se ve službách vyplatí využít:

Ve službách je „produktem“ vaše práce. I tak platí, že se vyplatí mít ceník – bez něj se každá faktura píše znovu ručně a nemáte z čeho dělat analýzy.

Ceník najdete v nabídce Zboží – Ceník, postup zakládání karty popisuje návod Ceník. Klíčové pro vás bude pravděpodobně skupina zboží a služeb a to, že je položka neskladová – služba není skladové zboží a nemá evidovat skladovou zásobu.

Druhá věc, na které záleží, je měrná jednotka. Ve službách se nejčastěji používá hod, den, měsíc (u paušálů), km (u výjezdů) nebo ks (u pevně naceněného úkonu). Jednotka se propisuje na fakturu i do analýz, takže se vyplatí ji nastavit rozumně hned. Řada měrných jednotek ve Flexi není ve výchozím stavu - vytvořte si dle potřeby a nezapomeňte kromě kódu vyplnit i tzv. kód pro tisky.

Máte ceník v Excelu? Nahrajte ho podle návodu Importy z Excelu - Ceník. Pokud si s importem nevíte rady nebo na to nemáte čas, rádi vám data naimportujeme – napište na podporaflexi@abra.eu nebo do online chatu přímo v aplikaci.

ABRA Flexi má na tuto situaci mnoho funkcí. Přehled možností dává Cenotvorba - Rozcestník, konkrétně vás budou zajímat:

Tuhle sekci ve službách nepřeskakujte. Je to jediný rozdíl mezi „vím, že jsem loni vydělal“ a „vím, že projekt u klienta X byl ve ztrátě, protože jsme na něm strávili dvakrát víc hodin, než jsme naceňovali“.

ABRA Flexi nabízí tři analytické dimenze, které lze libovolně kombinovat. Doplňujete je na doklady (např. faktury vydané i přijaté nebo interní doklady) a podle nich pak výsledky filtrujete.

Postup popisuje návod Zakázky. U zakázky vyplňujete Název a Zkratku, Firmu (klienta), Typ zakázky a Stav zakázky – oba číselníky si můžete definovat po svém, takže si stavy nastavte podle toho, jak u vás projekt reálně putuje (například poptávka, v realizaci, k fakturaci, uzavřeno).

Vyplnit můžete i Rozsah zakázky, Předpokládané náklady a Předpokládaný zisk. Tyto údaje nemají návaznost na doklady – slouží jako plán, se kterým následně srovnáváte skutečnost. Právě to je může být ve službách nejcennější informace.

Pokud zakázky vedete v jiném nástroji, můžete je hromadně nahrát podle návodu Importy z Excelu - Zakázky.

Střediska zakládáte podle návodu Střediska, činnosti podle Činnosti. Obojí je jen číselník – hodnotu pak vybíráte na dokladu.

Zakázku doplňujete přímo na doklad. Výhoda je, že se přenáší v rámci navazujících dokladů – pokud tedy zakázku vyplníte už na nabídce nebo objednávce, propíše se např. dál až na finální fakturu.

Primárním výstupem je tisková sestava analýza zakázky – uvidíte v ní náklady, výnosy a výsledek. K dispozici je v nabídce tiskových sestav pod příslušnou zakázkou.

Celý cyklus od zadání zakázky přes zaúčtování až po vyhodnocení popisuje na modelovém příkladu článek Zadání zakázky, účetní zpracování a následné vyhodnocení.

Největší nákladovou položkou ve službách mohou být lidé. Jak rozpustit osobní náklady na jednotlivé zakázky – procentem nebo v hodinách – popisuje článek Mzdy u jednotlivých zakázek (dostupné pouze v desktopové aplikaci). Tento návod berte v potaz však pouze tehdy, pokud v ABRA Flexi zpracováváte mzdovou agendu.

Teď to hlavní – jak dostat odvedenou práci na fakturu. Popíšeme tři scénáře, které pokryjí prakticky každou servisní firmu: fakturaci na základě odvedené práce, zálohovou fakturaci a pravidelné paušály.

Pokud u vás objednávce služby předchází nabídka, můžete celý proces vést ve Flexi a doklady na sebe navazovat. Slouží k tomu přijaté poptávky, vydané nabídky a přijaté objednávky. Jak se doklady mezi sebou překlápějí, ukazuje článek pro tzv. Obchodní kolečko.

Hlavní přínos: nabídku nemusíte přepisovat do faktury a zakázka i dohodnuté ceny putují s dokladem dál. Pokud nabídky posíláte mimo ABRA Flexi, tuto část klidně vynechte a vytvářejte až objednávku nebo fakturu.

Kompletní referenci k agendě najdete v článku Vydané faktury, vystavení první faktury krok za krokem ukazuje videonávod.

V praxi je postup vždy stejný:

Fakturujete velké množství podobných dokladů z tabulky odpracovaných hodin? Podívejte se na import vydaných faktur včetně položek z Excelu.

U větších projektů nebo u nových klientů je běžné fakturovat zálohu předem. Celý řetězec zálohová faktura – daňový doklad k záloze – konečná faktura popisuje článek Zálohová faktura, ZDD a konečná faktura, samotný odpočet pak Tvorba faktury ze zálohy / Odpočet zálohy.

Fakturujete každý měsíc totéž – servisní podporu, správu serverů, licence apod.? Pak nepište faktury ručně. V ABRA Flexi se pravidelná fakturace řeší přes odběratelské smlouvy, ze kterých se faktury generují.

Začněte návodem Odběratelské smlouvy, koncept vysvětluje Evidence smluv. Na smlouvě vyplníte partnera, číslo smlouvy, variabilní symbol, datumy a položky (název, množství, cena za měrnou jednotku, sazba DPH a zaúčtování).

Periodicitu neurčuje samotná smlouva, ale její typ. V typu smlouvy nastavujete:

Praktické scénáře najdete v seriálu Odběratelské smlouvy v praxi: Úvod, Měsíční fakturace a Kvartální fakturace. Paušály v eurech řeší článek Odběratelské a dodavatelské smlouvy v cizí měně.

Vyfakturovali jste víc, než mělo být? Použijte dobropis. Naopak potřebujete dofakturovat? Slouží k tomu vrubopis. Vystavenou fakturu nikdy neopravujte přepsáním – u plátce DPH by se rozešly výkazy.

Tisk a export dokladů popisuje článek Tisky. V ABRA Flexi máme k dispozici i tzv. konfigurovatelnou tiskovou sestavu - můžete si tak sami zvolit, co bude její součástí. Aby šly faktury odesílat e-mailem přímo z Flexi, nastavte si SMTP server.

Pro IT firmy, konzultanty i agentury je fakturace do zahraničí naprosto běžná – a je to současně místo, kde nejčastěji vznikají chyby ve výkazech.

Nejčastější případ: fakturujete službu firmě z jiného členského státu, která má platné DIČ, a daň odvádí příjemce. Postup ve Flexi popisuje Reverse charge - Faktury vydané, souhrnně pak Reverse Charge a Reverse charge v rámci EU.

Prakticky jde o tři věci: mít u odběratele v adresáři správný stát a DIČ, použít na faktuře odpovídající typ dokladu se správnými řádky DPH, a nezapomenout na souhrnné hlášení, které se u těchto plnění podává.

Fakturujete klientovi ve Švýcarsku, USA nebo Velké Británii? Nastavení popisuje článek Reverse charge mimo EU. Do souhrnného hlášení tato plnění nevstupují.

Prodáváte-li digitální služby, předplatné nebo online kurzy nepodnikatelům v jiných státech EU, může se vás týkat režim One Stop Shop. Nastavení popisuje Nastavení One stop Shop, podání výkazu pak Přiznání k OSS (dostupné zatím pouze v desktopové aplikaci).

Pokud poskytujete stavební nebo montážní práce jinému plátci v ČR, řešíte režim podle §92a. Postup najdete v článku Přenesená daňová povinnost.

Měny nastavíte podle článku Měny, přičemž ve výchozím stavu máte v ABRA Flexi aktivní automatické stahování kurzů. Častou situaci, kdy je faktura v eurech a platba přijde v korunách, řeší návod Párování dokladu v cizí měně s úhradou v tuzemské měně.

Ve službách nemáte sklad, který by vázal peníze – vaším hlavním provozním rizikem jsou neplatící klienti. Proto se vyplatí nastavit si hlídání pohledávek dřív než cokoliv jiného z „nice to have“ funkcí.

Nahrávání výpisů a párování s doklady popisuje článek Načítání bankovních výpisů a párování pohybů s doklady, hromadné operace pak Párování plateb a hromadné párování. Nejpohodlnější je nechat výpisy stahovat automaticky přes online napojení banky.

Přehled, kdo vám dluží a jak dlouho, dává saldo. Upomínání po splatnosti řeší Upomínky; pokud chcete upomínky rozesílat automaticky ve více úrovních, podívejte se na doplněk Aplikace Upomínky.

Máte-li ve smlouvě úrok z prodlení, využijte tvorbu penalizačních faktur. Pokud je klient současně vaším dodavatelem, hodí se zápočty.

Aby vyhodnocení zakázek mělo smysl, musí do Flexi kromě faktur vydaných padat i náklady. U poskytovatelů služeb jde typicky o subdodávky, software, nájem, dopravu a mzdy.

Evidenci popisuje článek Přijaté faktury, jejich úhradu pak Úhrada přijaté faktury/závazku. U nákladů, které patří na konkrétní projekt (subdodavatel, licence pro klienta), nezapomeňte vyplnit zakázku – jinak vám v analýze budou chybět.

Platíte cloudové služby, reklamu nebo subdodávky ze zahraničí? Pak řešíte reverse charge i na straně nákladů, tedy takzvané samovyměření. Postup popisuje Reverse charge - Faktury přijaté.

Hotovostní výdaje evidujete v pokladně. Pro účetní operace bez vazby na partnera slouží interní doklady, pro pohledávky a závazky mimo fakturaci pak ostatní pohledávky a ostatní závazky.

Notebooky, vozový park nebo vybavení provozovny patří do evidence majetku – provede vás jí Průvodce evidencí majetku. Roční licence a předplatné, které se týkají více období, se řeší časovým rozlišením.

Mzdovou agendou vás provede videotutoriál Mzdy v aplikaci ABRA Flexi, zavedení zaměstnance popisuje Personalistika.

Jste-li plátce DPH, čeká vás každý měsíc nebo kvartál stejný rituál. Provede vás jím Průvodce pro přiznání k DPH a kontrolní hlášení.

Před podáním doporučujeme vždy tuto kontrolu:

Data do ABRA Flexi dostáváte proto, abyste se z nich něco dozvěděli. Následující výstupy si nastavte hned – ne až na konci roku.

Na nástěnku si dejte to, co potřebujete vidět denně – typicky neuhrazené faktury a stav na účtech. Pojmenované filtry, uložené sloupce a agregační panely v seznamech dokladů popisuje článek Práce s novými Pohledy. Právě agregace v seznamu faktur je nejrychlejší cesta k odpovědi „kolik jsme letos vyfakturovali na téhle zakázce“.

Rozcestník všech výstupů najdete v článku Rozcestník pro Účetní výstupy, přehled pro vedení pak ve videonávodu Manažerské výstupy.

Které služby vám vydělávají nejvíc, zjistíte v Analýze prodeje. Potřebujete-li výstup, který v aplikaci není, lze si připravit uživatelský dotaz a jeho výsledek např. zobrazit jako graf.

Až budete mít provoz zaběhnutý, přijde otázka, co dál ušetřit. ABRA Flexi má REST API, takže si můžete napojit vlastní nástroje – typicky evidenci odpracovaného času, projektový nástroj, helpdesk nebo docházkový systém.

Nechcete vyvíjet? Podívejte se na přehled doplňků nebo na doplňky na našem webu. Nejčastěji automatizovanou úlohou u poskytovatelů služeb je generování faktur ze smluv přes API nebo automatické odesílání faktur e-mailem.

Ne. Skladové hospodářství, rezervace ani oceňování zásob řešit nemusíte. Ceník ale doporučujeme založit i tak – navazuje na něj cenotvorba i analýzy.

Samostatný modul pro vykazování času v ABRA Flexi není. Hodiny se do ABRA Flexi dostávají dvěma cestami: jako množství na položce faktury (s měrnou jednotkou hodina) a jako osobní náklad rozpuštěný na zakázky přes mzdy – viz Mzdy u jednotlivých zakázek. Pokud vykazování času potřebujete detailně, vede se obvykle v externím nástroji a do ABRA Flexi se přenáší přes API.

V Účetní analýze zakázky. Podmínkou je, že máte na dokladech vyplněnou zakázku a doklady jsou zaúčtovány na nákladové a výnosové účty.

Přes odběratelské smlouvy. Generaci faktur je potřeba spustit, sama se nespustí.

Ano. Nastavte si měny a stahování kurzů. V cizí měně lze vést i smlouvy a paušály.

Nechci to nastavovat sám. Můžete mi pomoct?

Ano. Veškeré nastavení lze udělat společně s naším konzultantem – konzultaci na libovolné téma poptáte na našem webu.