V tomto článku si ukážeme, jak z vypočítaných mezd vytvoříme závazky k úhradě. Pokud ještě nemáte mzdy vypočtené, doporučujeme se nejprve podívat na předchozí body průvodce.
Generace závazků
Závazky se generují podle toho, jak máme nastaveny typy dokladů v menu Personalistika. Pokud nemáte nastavené typy dokladů, můžete tak učinit v menu Účetnictví - Typy dokladů - Typy ostatních závazků (popř. Typy interních dokladů). Daný typ je poté nutné přiřadit k dané operaci v personalistice nebo v nastavení firmy.
Závazky můžeme vygenerovat v menu Aktualizace mezd v horní liště přes tlačítko Generuj závazky.
Aby bylo možné závazky vygenerovat, je nutné, aby měli všichni zaměstnanci vypočtené mzdy v daném měsíci. Není možné vygenerovat závazek pouze jednomu zaměstnanci. Taktéž je nutné, aby všichni zaměstnanci měli doplněnou zdravotní pojišťovnu v personalistice, jinak vám vyběhne chybová hláška:
Následně se vygenerují závazky do menu Účetnictví - Ostatní závazky a interní doklady do menu Účetnictví - Interní doklady. Interní doklady není možné párovat, proto je používejte jen např. pro zaúčtování hrubé mzdy a dalších účetních operací, které nebude potřeba párovat s úhradou. Pro dobírku a závazky vůči finančním a jiným institucím používejte vždy ostatní závazky.
Vložení závazků do příkazu k úhradě
Příkaz k úhradě tvoříme klasicky v menu Peníze - Příkaz k úhradě. Přes tlačítko Nový založíme nový příkaz k úhradě. Vybereme účet, ze kterého budeme závazky platit. Tento účet se musí shodovat s účtem, který je zadaný na ostatních závazcích.
Závazky vložíme do příkazu přes tlačítko Výběr dokladů k úhradě.
Vybrané doklady je nutné vybrat tak, že je zaškrtnete v zaškrtávacím poli viz. obrázek. Nestačí si označit řádek a dát ok, tak se vám závazky do příkazu nevloží.
Aby bylo možné závazek vložit do příkazu, musí mít vyplněný bankovní účet příjemce. Pokud tento účet vyplněný není, vyskočí chybová hláška:
Bohužel nejde účet opravit rovnou z příkazu k úhradě. Musíte z příkazu vyskočit a přepnout se zpět do menu Účetnictví - Ostatní závazky a tam účet opravit v poli Účet dodavatele:
Následně jen klikneme na tlačítko Odeslat (je potřeba mít nastavený bankovní účet s podporovaným bankovním formátem):
Následně dáme elektronicky:
A zvolíme složku, kam se má příkaz k úhradě uložit (pokud máme online napojení na banku, potom tento krok přeskočíme):
Opětovná generace závazků a manuální úprava
Může nastat situace, kdy je potřeba něco zpětně upravit ve mzdě, ze které už je závazek vygenerován. V takovém případě máme dvě možnosti. V obou případech opravíme mzdu v aktualizaci mezd. Poté můžeme vygenerovat závazky z aktualizace mezd opětovně (nejde vygenerovat závazek pouze pro jednoho zaměstnance), přičemž se vás program zeptá, zda chcete přepsat závazky již vygenerované:
Pokud zvolíte že ano, tak se závazky přepíšou. Nesmí se ale nacházet v příkazu k úhradě, pokud by již byly v příkazu, tak vám vyběhne chybová hláška:
V takovém případě je nutné nejprve závazek z příkazu vymazat. Zda je závazek v příkazu poznáme tak, že ve sloupci "V příkazu" je příznak "Obsažen v příkazu":
Museli byste tedy příkaz k úhradě otevřít, příp. zrušit odeslání a vymazat tento závazek z příkazu.
Druhou možností je, že nebudete všechny závazky generovat znovu, ale jen změníte částku na již vygenerovaném závazku přes tlačítko Změnit. Případně si vytvoříte další závazek, kterým dorovnáte zaměstnanci či jinému příjemci nedoplacenou částku.
Časté dotazy
1) Jak poznám, ve kterém příkazu k úhradě se závazek nachází?
U závazku není možné poznat, v jakém příkazu k úhradě se nachází. Můžete si ale pomoci tak, že kliknete u daného závazku na symbol "oka" čímž se dostanete do žurnálu změn, kde je vidět datum a čas, kdy byl závazek do příkazu vložený:
2) Změnili jsme účet, ale do ostatních závazků se pořád vyplňuje starý účet.
V takovém případě stačí účet změnit na typu dokladu v menu Účetnictví - Typy dokladů - Typy ostatních závazků. Zde dohledáme typ dokladu, u kterého se nám objevuje špatný bankovní účet a změníme ho:
Tato změna nemá vliv na již vygenerované závazky, ale při dalším generování již bude účet správně.