Der elektronische Datenaustausch ist eine effiziente Möglichkeit, strukturierte Daten im Geschäftsverkehr zwischen verschiedenen Informationssystemen und Anwendungen zu übertragen. Die Nutzer der EDI-Kommunikation ersparen sich die Konvertierung von Daten aus Papier- oder elektronischen Dokumenten, die von einem Geschäftspartner erstellt wurden, in ihr eigenes Programm und somit wird der Datenfluss zwischen den Partnern schneller und effizienter. Die EDI-Kommunikation wird zum Beispiel von Handelsketten (Globus, OBI,...) oder Autohäusern genutzt. Mehr zur EDI-Kommunikation erfahren Sie im Wikipedia-Artikel Electronic Data Interchange.
Die Unterstützung der EDI-Kommunikation ist ein kostenpflichtiges Erweiterungsmodul von ABRA Flexi. Bevor Sie mit der EDI-Kommunikation beginnen, müssen Sie einen Vertrag mit einem EDI-Dienstleister abschließen, z. B. GRiT, EDITEL usw.
ABRA Flexi verwendet für die Kommunikation mit dem EDI-Dienstleister das sogenannte Inhouse-Format (vD96A im Basisformat, ohne Erweiterung) inklusive Unterstützung des Reverse Charge. Wir empfehlen, den Anschluss vor der geplanten Implementierung mit unserem Berater zu besprechen.
Unterstützte Module
ABRA Flexi kann in EDI:
Exportierte Aufträge ("ORDERS"),
eingegangene Importaufträge ("ORDERS"),
Export-Dispositionen ("DESADV"),
Quittungen importieren ("DESADV"),
exportierte Rechnungen, nur mit Preislistenpositionen ("INVOIC"),
> der Export von Rechnungen im EDI-Format wird um eine Bankverbindung (Felder IBAN und BIC ) erweitert.
> Es ist auch möglich, Rechnungen in Fremdwährung per EDI zu exportieren .
> Basisunterstützung für Recyclingbeiträge: Summe pro Artikel, Beitrag pro Einheit und Beitragsart.
Beim Importieren aus EDI werden keine Gebühren mehr für den Artikel erstellt, wie er in der Preisliste definiert ist. Bei einem aus EDI importierten Artikel sind die Gebühren im Artikelpreis enthalten.
Importieren Sie empfangene Rechnungen, die nur Listenpreispositionen enthalten ("INVOIC").
> Es ist auch möglich, EDI-Rechnungen in Fremdwährung zu importieren . Die Währung und ihr Wechselkurs werden aus der HDR-Zeile abgerufen (wenn kein Wechselkurs angegeben ist, wird er gemäß den Firmeneinstellungen aus dem Codebuch genommen). Dann die ERT-Linie mit den Beträgen in der Landeswährung. Wenn die Summen nicht mit den berechneten Summen (Währungssummen / Wechselkurs) übereinstimmen, wird eine Ausgleichsbuchung erstellt.
> weiter mit dem erweiterten Parameter paramEDIImportLINEanNoptional , um den Import von Artikeln zu ermöglichen, die keinen EAN-Code haben .
> Gebühren werden nicht für den Artikel erstellt, wie in der Preisliste definiert. Bei einem aus EDI importierten Artikel sind Gebühren im Artikelpreis enthalten.
Diese Exporte und Importe sind immer in der oberen Leiste der Dokumententabellen unter der Schaltfläche verfügbar.
Einstellungen
Um die EDI-Kommunikation zu ermöglichen, müssen Sie verfügen:
In den Einstellungen Ihrer Firma:auf der Registerkarte "Erweitert", EAN-Code und Datei-Tag ausgefüllt,auf der Registerkarte "Automatische Vorgänge", Unterregisterkarte "Belegarten", im Block "Vorsteuerbeleg (ATD)", die Felder "Ausgestellt" und "Erhalten" ausgefüllt,auf der Registerkarte "Module", Unterregisterkarte "Ware", im Abschnitt "Auswahl der Art neuer Dokumente", die Belegart für EDI-Eingänge,auf der Registerkarte "Module", Unterregisterkarte "Verkauf ", die Belegserie für ausgestellte Rechnungen,auf der Registerkarte Module, Unterregisterkarte Verkauf, Unterregisterkarte "Belegarten für automatische Generierung", die Belegart für ausgestellte Vorschüsse, auf der Registerkarte Module, Unterregisterkarte Verkauf, Unterregisterkarte "Belegarten für automatische Generierung", die Belegart für aus EDI empfangene Bestellungen, auf der Registerkarte Module, Unterregisterkarte Einkauf, Unterregisterkarte "Belegarten für automatische Generierung", die Belegart für aus EDI empfangene Rechnungen,
in der Adresse der Firma, mit der Sie kommunizieren möchten, den EAN-Code, der im Hauptpanel ausgefüllt ist, die ID-Nummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Registerkarte "Basisinformationen" und das im Punkt "Exportformat" eingestellte "EDI"-Format in der Registerkarte "Abrechnung",
wenn Sie ein Dokument per EDI an ein bestimmtes Ziel exportieren möchten, müssen Sie dieses Ziel im Adressbuch des Kunden eingetragen haben und den EAN-Code ausgefüllt haben. Dann müssen Sie das Ziel auf das Dokument setzen.
Für Waren, die Sie per EDI-Kommunikation in Dokumente exportieren wollen, wird der EAN-Code im Register "Erweitert" (im Modul"Preisliste") ausgefüllt.
Automatisierung des EDI-Dokumentenimports
Mit Hilfe der erweiterten Parametrierung ist es möglich, den Import von EDI-Dokumenten zu automatisieren, der bei jeder Anmeldung im Unternehmen erfolgt. Parameter zur Einstellung des automatischen Imports sind:
paramLoginImportEDIDirectory
Das Quellverzeichnis für den automatischen Import von EDI ORDERS-Dateien (eingegangene Bestellungen) bei der Anmeldung.
paramLoginImportEDIMoveTo
Das Verzeichnis, in das die EDI-formatierten ORDERS-Dateien (eingegangene Bestellungen) verschoben werden, die bei der Anmeldung importiert wurden.
paramLoginImportEDIFapDirectory
Quellverzeichnis für den automatischen Import von EDI INVOIC-Dateien (Eingangsrechnungen) bei der Anmeldung.
paramLoginImportEDIFapMoveTo
Verzeichnis zum Verschieben der EDI INVOIC-Dateien (Eingangsrechnungen), die bei der Anmeldung importiert wurden.
paramLoginImportEDISklDirectory
Quellverzeichnis für den automatischen Import von EDI-DESADV-Dateien (Belege) bei der Anmeldung.
paramLoginImportEDISklMoveTo
Verzeichnis zum Verschieben von EDI DESADV (Receipt) Dateien, die bei der Anmeldung importiert wurden.
paramLoginImportEDImport
Lagerkennzeichen für den Import von Aufträgen aus EDI.
Es ist nicht notwendig, alle Parameter einzustellen, um den automatischen Import zu aktivieren, sondern es genügen diejenigen, die sich auf die Dokumenttypen beziehen, für die der automatische Import erforderlich ist.
Beispiel-xml-Datei mit Parametern für den Import von empfangenen Aufträgen und empfangenen Rechnungen:
<?xml version="1.0"?>
Das Verfahren zum Aktivieren des automatischen Imports:
Bereiten Sie die Ordner vor, aus denen die EDI-Dateien importiert werden sollen.
Anschließend erstellen Sie eine xml-Datei mit den Parametereinstellungen und importieren diese in ABRA Flexi.
Speichern Sie die eingehenden EDI-Dateien in den vorgesehenen Ordnern. Wenn Sie sich das nächste Mal bei der Firma anmelden, beginnen sie automatisch mit dem sequentiellen Importieren und wechseln dann in den Ordner für die importierten Dateien.
Weitere Parametriermöglichkeiten
Mit der erweiterten Parametrierung können Sie zusätzliche Parameter einstellen, mit denen Sie das Verhalten der EDI-Unterstützung anpassen können:
paramEDIEanOrderCustomerCity
Wert"true", wenn die EAN des Kunden aus dem Ziel als GLN für den EDI-Export verwendet werden soll,"false" für das Standardverhalten (EAN aus dem Beleg).
paramEDIExportByDescription
Beim Exportieren nach EDI eine Auswahl von Dokumenten berücksichtigen (Wert"true") oder standardmäßig nur den aktuellen Datensatz exportieren (Wert"false")
paramEDIExportDirectory
Verzeichnis zum Speichern exportierter Dateien im EDI-Format.
Hinweis zur Implementierung
Einige Handelsketten (Globus, Ahold, ...) lassen beim Import von Dokumenten die Verwendung von alphanumerischen Zeichen A-Z in Belegzeilen nicht zu. Wenn Sie sie in Dokumentenserien verwenden, müssen Sie für sie separate Dokumentenserien erstellen.