Série dokumentov sa tlačia pre všetky dokumenty ako interné číslo.

Predstavujú šablónu na automatické generovanie interných čísel dokladov, z ktorých možno zistiť ich povahu. Pozostávajú z prefixu (napr. skratky radov dokladov "FV - faktúra vydaná", "ID - interný doklad"), číselnej časti (napr. 0001-9999) a postfixu ( napr. 2009, 09).

Stretnete sa s nimi v moduloch Tovar, Predaj, Nákup, Peniaze a Účtovníctvo.

Ak ich vyplníte, budú sa potom ponúkať v module Tovar a vo formulároch:

Na hornej lište tabuľky sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktorých význam je opísaný v samostatnej kapitole"Ovládanie programu".

Čísla dokladov sa generujú pomocou riadkov dokladov. Každý modul má svoje vlastné série dokumentov, ktoré sú k dispozícii samostatne v každom module. Série dokumentov sú nastavené v každom type dokumentu.

Vo všeobecnosti platí, že každý typ dokumentu musí mať svoj vlastný rad dokumentov, ale ten istý rad dokumentov sa môže používať v rôznych typoch dokumentov toho istého modulu.

Štruktúra a použitie sérií dokumentov je rovnaké pre všetky moduly. Účelom série dokumentov je poskytnúť jedinečné číslo dokumentu v neprerušenej (úplnej) vzostupnej postupnosti pre novo vytvorené dokumenty.

Číslo dokumentu sa skladá z prefixu, vlastného čísla a postfixu a má maximálne 20 znakov. To umožňuje rozlíšiť rady dokumentov, takže už podľa čísla dokumentu môžete určiť typ dokumentu. Štruktúra čísiel dokumentov je zvyčajne upravená internou organizačnou smernicou.

Oznámenie
Základné rady dokladov sú prednastavené pre všetky moduly. Pred prvým použitím je dobré ich skontrolovať, prípadne upraviť podľa predstáv používateľa.

Hlavný panel

Stlačením tlačidla Alt+N alebo klávesovej skratky otvorte formulár pre nový záznam.

Na hornej lište formulára sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktorých význam je opísaný v samostatnej kapitole"Ovládanie programu".

Skratka

Povinné pole, môže obsahovať maximálne 20 znakov. Hodnota musí byť v rámci záznamov jedinečná.

Táto hodnota sa zobrazí vo výberovom type pri vytváraní dokumentu.

Odporúča sa zvoliť čo najvýstižnejšiu skratku, aby bolo možné ľahšie rozlíšiť typy dokumentov v zozname.

Názov

Povinné pole, môže obsahovať maximálne 255 znakov.Všeobecne predstavuje záznam v zostavách, tlačových zostavách alebo výberových zoznamoch, takže záznam by mal byť jednoznačne popísaný.

Ak ste v úvodnom nastavení nastavili cudzie jazyky, po stlačení tlačidla

"+" môžete vyplniť pole "Názov" vo vybraných cudzích jazykoch. Tieto jazykové varianty názvu sa tlačia na dokumenty pri tlači v cudzích jazykoch.

Stlačením tlačidla "-" zatvorte pole s názvom cudzieho jazyka.

Na hornej lište formulára sa nachádza rad tlačidiel, ktorých význam je opísaný v samostatnej kapitole"Ovládanie programu".

Pre každé spracovávané účtovné obdobie sa generujú záznamy pre rady dokladov, ktoré obsahujú aktuálne číslo posledného vytvoreného dokladu a prefix alebo postfix použitý v účtovnom období. To znamená, že ak chcete v ďalšom roku používať rovnakú štruktúru radu dokumentov, nemusíte sa už o toto nastavenie starať. Po vytvorení nového-ďalšieho účtovného obdobia, keď sa vytvorí prvý doklad číselného radu, sa tu vytvorí ďalší záznam.

Upozorňujeme
Ak by ste chceli v nasledujúcom roku použiť inú štruktúru radov dokladov, musíte si ju pripraviť ešte pred začatím tvorby účtovných dokladov.

Upozornenie
V priebehu roka sa nepredpokladá zmena štruktúry série dokumentov. Preto ak vykonáte zmenu, budete na to upozornení po potvrdení tlačidla Uložiť:
​

Potom sa musíte sami rozhodnúť, či naozaj chcete ukončiť pôvodný číselný rad a nadviazať naň číselným radom so zmenenou štruktúrou.

Potvrdením tlačidla otvorte formulár pre nový záznam.

Aktuálny počet

Posledné použité číslo dokladu, ďalšie novo pridelené číslo bude v tvare aktuálneho čísla + 1; výnimka je pri vytváraní nového radu dokladov, keď chcete číslovať doklady od 1 (musíte zadať hodnotu 1 - zostane po vytvorení prvého dokladu radu dokladov).Poznámka: pri vytváraní nového radu dokladov, keď chcete číslovať doklady od 11, musíte zadať 10 (po vytvorení prvého dokladu tohto radu sa k číslu dokladu pridá hodnota 11),

Začiatok

Poradové číslo má v rade dokladov počiatočnú hodnotu, napr. 1; porovnaním polí Aktuálne číslo a Začiatok môžete zistiť, koľko dokladov je v danom číselnom rade vystavených v určitom účtovnom období.

Dĺžka čísla

Počet číslic bez prefixu a postfixu; maximálna dĺžka je 12 číslic, minimálna 3 číslice a štandardná dĺžka je nastavená na 8 číslic.

Zobraziť nuly

Predvolené nastavenie je true

To znamená, že ak nastavíte hodnotu "Dĺžka čísla" na 3, hodnoty na dokumentoch budú 001, 002, 003, ..... V opačnom prípade by sa nezobrazovali nuly a v dokumentoch by sa zobrazovali hodnoty 1, 2, 3,...,10, 11, 12, .... POZOR - potom nastáva problém pri triedení dokumentov podľa čísla, dokumenty sú zoradené 1, 10, 11, 12, .... 2, 21, 22, .... 3,..., čo sa používateľom nemusí páčiť. Preto sa odporúča ponechať toto pole nezačiarknuté.

Predpona

Sú to znaky (konštanty), ktoré si môže vybrať používateľ, s maximálnou dĺžkou 8, môžu obsahovať rok účtovného obdobia, písmená (napr. FV pre vydané faktúry) a môžu byť prázdne. Na doklade budú vytlačené pred číslom série dokladov. Napr. FV001 (Prefix = FV, dĺžka čísla = 3,

true u Zobraziť nuly).

Postfix

Sú to znaky (konštanty), ktoré si môže vybrať používateľ, s maximálnou dĺžkou 8, môžu obsahovať rok účtovného obdobia, písmená a môžu byť prázdne. Budú vytlačené za číslom dokumentu v sérii dokumentov. Napr. FV001/09 (Prefix = FV, Dĺžka čísla = 3, Postfix /09, true u Zobraziť nuly)

Prefix aj Postfix je možné nahradiť znakovým reťazcom, do ktorého môžete voliteľne vložiť rok účtovného obdobia v tvare %Y% až %YY%, potom sa reťazec %Y% až %YY% nahradí aktuálnym rokom účtovného obdobia - v roku 2009 hodnotou 9 až 2009 a nebudete musieť tieto rady meniť každý rok kvôli roku v číselnom rade.

Ak zadáte /%YY%, za číslom dokladu bude nasledovať /09.
Tieto reťazce sa môžu kombinovať aj s písmenami alebo číslicami, takže ak máte Prefix FV, Postfix /%YY%A, číslo dokladu v roku 2009 bude vyzerať ako FV001/09A.

Účtovné obdobie

Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte účtovné obdobie, pre ktoré vytvárate sériu dokladov.Pri pridávaní novej série dokladov sa predvyplní aktuálne účtovné obdobie.

Náhľad

V tomto poli sa zobrazuje, ako bude vyzerať číslo série dokumentov v závislosti od predchádzajúcich nastavení.

Po výbere radu dokumentov sa obstarávanému dokumentu priradí číslo a na tejto karte sa vytvorí 1 položka. Číslo je rezervované na 2 hodiny, počas tejto doby nemôže žiadny používateľ vytvoriť doklad s týmto číslom, t. j. nemôže dôjsť k duplicite pri obstarávaní dokladov.

Číslo otvoru

Je rovnaké ako číslo dokladu.

K dispozícii od

Časový limit pre rezerváciu čísla je 2 hodiny, t. j. ďalší používateľ bude mať prístup k tomuto číslu po uplynutí týchto 2 hodín.

Po uložení dokumentu sa použité číslo z tejto karty vymaže. Ak sa číslo nepoužilo (napríklad došlo k výpadku prúdu a dokument sa "stratil"), zostáva v "diere" a ponúka sa na použitie po uplynutí dvojhodinového časového limitu. Ak potrebujete toto číslo uvoľniť z "diery" na okamžité použitie, postupujte nasledovne (ale len niekto, kto má príslušné oprávnenia):

Oznámenie
Ak máte položku v "diere" a chcete opraviť štruktúru radu dokumentov, budete pri ukladaní stále informovaní.

Karta "Texty" obsahuje všetky číselníky, všetky zoznamy. Ide o dve polia, do ktorých môžete vyplniť údaje podľa svojich potrieb. Ich vyplnenie nie je povinné.

Popis

Podrobnejší opis série dokumentov.

Poznámka

Ďalšia poznámka k sérii dokumentov.

Záložka "Správa" obsahuje údaj o časovej platnosti a tiež viditeľnosť záznamu v číselníku (zozname). Platnosť záznamu je daná rozsahom kalendárnych rokov. V rozsahu zadaných rokov je záznam platný, v ostatných rokoch záznam nie je platný a záznam sa v číselníku vôbec nezobrazí. Obmedzenie platnosti zabezpečuje, aby používateľ nebol zdržovaný pri bežnom používaní kódovníka prehliadaním záznamov, ktoré sa už nepoužívajú.

Keďže časová platnosť sa vzťahuje na kalendárne roky, nezodpovedá fiškálnym účtovným obdobiam.

Platí od

Kalendárny rok začiatku platnosti záznamu.

Platnosť do

Kalendárny rok ukončenia platnosti záznamu.

Ak požadujete neobmedzenú platnosť záznamu, nemeňte predvolenú hodnotu "0" v poli Platnosť od a "9999" v poli Platnosť do. Záznam bude potom použiteľný vo všetkých kalendárnych rokoch a bude sa zobrazovať v zozname v každom kalendárnom roku.

Ak vyplníte polia Platí od a Platí do hodnotou "2016", záznam bude použiteľný len v roku 2016, t. j. len v tomto roku bude viditeľný v zozname (pozri navigáciu na strane hlavičky účtovného obdobia ).

Súvisiace: