Osoby a používatelia
Osoby - používatelia, ktorí môžu pracovať s touto inštaláciou ABRA Flexi. Zoznam môžete vyplniť ihneď, keď vytvoríte novú spoločnosť, pomocou Sprievodcu nastavením spoločnosti sa dostanete až k vyplneniu tejto tabuľky. Po prihlásení do firmy môžete tento zoznam spustiť z ponuky "Nástroje" v časti "Ľudia a používatelia".
Osoba, ktorá prvýkrát spustila aplikáciu (pri jej inštalácii), vyplnila svoje prihlasovacie meno a heslo v dialógovom okne "Prvé spustenie" - tým sa poskytli prístupové údaje pre prvého používateľa účtovníctva, ktorý je zároveň používateľom s najvyšším oprávnením "Správca". Je to správca, ktorý má všetky práva a prístup ku všetkým možnostiam programu. Môže importovať licenciu, aktualizovať ju, vytvárať jednotlivých používateľov, nastavovať ich heslá a prideľovať im prístupové práva. Každý používateľ potom musí pri prvom spustení aplikácie zmeniť svoje heslo.
Pri spustení aplikácie sa používateľ prihlási pomocou svojho používateľského mena a hesla. Rôzni používatelia môžu mať rôzne obmedzené prístupové práva k rôznym modulom a jednotlivým funkciám systému. Toto obmedzenie sa aktivuje prihlásením každého používateľa.
Na hornej lište tabuľky sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktorých význam je opísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu". Ak účtujete pre viac ako jednu firmu, na lište sa nachádza aj tlačidlo "Pridať používateľa z inej firmy", ktoré umožňuje preniesť prihlasovacie meno a heslo používateľa z inej firmy do vybranej firmy.
V zobrazenom dialógovom okne vyberte príslušného používateľa, po potvrdení tlačidlom "Vybrať" sa zobrazia nasledujúce informácie:
__________________________________________________________________
Hlavný panel
Na vytvorenie nového používateľa nemusíte byť nevyhnutne administrátorom, stačí, ak máte na pridávanie nových používateľov povolené užívateľské roly.
Stlačením tlačidla "Nový" alebo klávesovej skratky Alt+N otvoríte formulár pre nový záznam.
Na hornej lište formulára sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktorých význam je opísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu."
Najprv vyplníte základné informácie o novom používateľovi. Nie je to povinné, ale je dobré mať tieto informácie vyplnené. Sú uvedené v každom dokumente, ktorý používateľ vytvoril. Tu sa informácie extrahujú napríklad do poľa Vrátenie DPH v poli Return compiled by.
Prímeno
Krstné meno
Titul
Podľa potreby môžete vyplniť niekoľko kariet:
"Základné informácie"
"Prihlasovacie údaje"
"Osobné certifikáty"
"Texty"
"Správa"
__________________________________________________________________
Základné informácie
Táto karta umožňuje zadať základné kontaktné údaje používateľa. Vyplnenie týchto údajov nie je povinné.
Funkcie
Ulice
Mesto
Zipový kód
Stát
Telefón
Toto pole odporúčame vyplniť. Mal by byť vytlačený v Priznanie k DPH v poli Telefón ako kontaktné údaje osoby, ktorá pripravila priznanie.
Mobilný telefón: Ak pole "Telefón" nie je vyplnené, tieto informácie sa načítajú do Vrátenie DPH v poli Telefón.
Fax
E-mail
WWW
__________________________________________________________________
Prihlasovacia karta
Táto karta nie je dôležitá. Slúži na zadanie prihlasovacieho mena a hesla používateľa. Definuje tiež prístupové právo, ktoré určuje, čo môže používateľ po prihlásení v systéme robiť. Tu uvedené informácie musia byť vyplnené.
Prihlasovacie meno: Toto je meno, pod ktorým sa používateľ prihlasuje do aplikácie. Pole môže obsahovať maximálne 20 znakov a môže obsahovať len čísla a znaky abecedy bez diakritiky. Nemusí byť rovnaké ako priezvisko používateľa.
Heslo: Každý používateľ, ktorý sa prihlási do aplikácie, sa prihlási pomocou svojho používateľského mena a hesla. Ide o zabezpečenie prístupu, aby sa nikto "nepozvaný" nemohol pozrieť na vaše údaje alebo ich dokonca opraviť. Tieto dve informácie slúžia na identifikáciu osoby a informujú ju o tom, kto čo v systéme prevzal, opravil atď. Preto je potrebné, aby si každý nastavil a zapamätal svoje vlastné heslo. Systém rozpozná, či ide o malé alebo veľké písmená. Odporúča sa kombinácia písmen (veľkých a malých) alebo číslic s najmenej 6 znakmi. Nepoužívajte písmená s diakritikou. Nepoužívajte medzery. Odporúčame vám, aby ste vytvorili vetu a použili prvé písmená alebo prvé slabiky každého slova v tejto vete. Získate tak zdanlivo bezvýznamné slovo - pre ostatných nezapamätateľné, ktoré je bezpečným heslom. Napr. v M je r P éter a H elena b žije v P z 5. Na základe toho vytvorte heslo MrPaHbvP5.Tu nastavené heslo môžete zmeniť v ponuke "Nástroje" v časti "Zmena hesla".
Zadajte znova heslo: Toto je kontrola - znova zadáte informácie, ktoré ste vyplnili v predchádzajúcom riadku "Heslo". Ak sa informácie v týchto riadkoch líšia, pri ukladaní používateľa budete upozornení a používateľ nebude uložený.
Typ používateľa: Určuje základné charakteristiky prístupu používateľa k aplikácii a údajom. Ponúkané typy:
.
Normálne - určené pre používateľov, ktorí môžu čítať, upravovať a vkladať údaje, avšak ich prístup môže byť neskôr obmedzený.
Púhe čítanie - určené pre používateľov, ktorí môžu zaznamenané údaje iba čítať bez možnosti vytvárať, vkladať alebo upravovať údaje.
REST API - určené pre virtuálnych používateľov, ktorí majú prístup len k programovému rozhraniu, zatiaľ čo používateľské rozhrania sú pre nich neprístupné.
Rola používateľa: Pomoc
z zoznamu používateľských rolí vyberte prístupové právo, ktoré chcete, aby používateľ mal, podľa toho, čo chcete, aby mohol robiť po prihlásení do systému.
Tlačidlo Oprávnenia servera: Pomocou tlačidla Oprávnenia servera zobrazíte formulár, v ktorom môžete nastaviť práva pre konkrétneho používateľa v zaškrtávacích poliach týkajúcich sa účtovaných spoločností, používateľov a licencií:
Vytváranie spoločností
Odstrániť spoločnosti
Pridanie používateľa
Zmena hesla pre používateľov
Prístup ku všetkým spoločnostiam
Pridelenie oprávnení
Správa licencií
Tlačidlo práv na viditeľnosť údajov
Použitie tlačidla
môžete obmedziť prístup k určitým možnostiam vybranej osobe, napr. mzdová účtovníčka môže týmto spôsobom obmedziť prístup k ostatným účtovným dokladom, rôzni účtovníci môžu mať prístup len k určitému typu dokladu, rôzni používatelia môžu vystavovať doklady len s určitým pravidlom účtovania atď.
V zobrazenom dialógovom okne vľavo vyberiete napr. zoznam typov vydaných faktúr, vpravo vyberiete v zozname položiek tie položky, pri ktorých chcete zmeniť ich vlastnosť. Potom vpravo zmeníte štítok
"Pozri a uprav" na
"Len sa pozrite" alebo
"Nedostupné". V závislosti od toho bude môcť vybraný používateľ tento typ faktúry iba zobraziť alebo bude úplne neprístupný.
Ak máte vo firme viac skladov, každý sklad má úlohu Skladník. Použite tlačidlo
každému skladu môžete povoliť prístup len k jeho jednému skladu nasledovne: kliknite na "Tovar" -> "Príjemky/výdajky" v stromovej štruktúre vľavo, vyberte "Zoznam prístupných skladov". V tomto okamihu sa v pravej polovici "Zoznamu položiek" zobrazia všetky sklady vašej spoločnosti (sú zvýraznené tučným písmom, t. j. skladník ich môže vidieť a upravovať). Zvýraznite sklad, do ktorého by skladník nemal mať prístup, a potom začiarknite položku "Vlastnosti položky"
Neprístupné. Sklad už nebude tučne označený, skladník nebude mať prístup do takto označeného skladu, t. j. nebude môcť vykonávať príjemky a výdajky do takto označených skladov. Po uložení a následnom otvorení dialógového okna "Prístupové práva" sa takto zmenená položka vypíše tučným písmom na ľavej strane.
Zapnúť správu spoločnosti: Začiarkavacie políčko, výberom ktorého
administrátor môže delegovať práva na správu spoločnosti na iného používateľa. Určená osoba môže vytvárať nové spoločnosti, odpojovať, vymazávať, obnovovať zo zoznamu odpojených spoločností a zo zálohy.
Právo uzamknúť dokumenty a obdobia: Začiarkavacie políčko, ktorého výberom
administrátor môže delegovať práva na zamykanie období a zamykanie dokumentov na iných používateľov. Tým sa automaticky identifikuje osoba, ktorá má prístupové práva "Správca" a "Účtovník".
__________________________________________________________________
Osobné certifikáty
Tu je zoznam certifikátov elektronických podpisov, ktoré môže používateľ použiť na podpisovanie dokumentov odoslaných e-mailom.
Táto karta má samostatný panel s množstvom tlačidiel, ktorých význam je popísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu". Vidíte, že chýba tlačidlo.
Dôvodom je, že sa tu nepridávajú osobné certifikáty. Na tento účel je v ponuke "Nástroje" v časti "Osobné certifikáty" k dispozícii samostatná možnosť, do ktorej používateľ pridá svoj vlastný osobný certifikát. To sa potom premietne na kartu používateľa na tejto karte.
__________________________________________________________________
Záložka Texty
Karta "Texty" obsahuje všetky číselníky, všetky zoznamy. Existujú dve polia, do ktorých môžete vyplniť údaje podľa svojich potrieb. Ich vyplnenie nie je povinné.
Popis: Môžete uviesť podrobnejší opis používateľa, napr. funkciu v spoločnosti,....
Poznámka: Môžete uviesť ďalšiu poznámku o používateľovi.
__________________________________________________________________
Správa karty
Záložka "Správa" obsahuje údaj o časovej platnosti a tiež viditeľnosti daného záznamu v číselníku (zozname). Platnosť záznamu je daná rozsahom kalendárnych rokov. V rozsahu zadaných rokov je záznam platný, v ostatných rokoch je záznam neplatný a záznam sa v číselníku vôbec nezobrazí. Obmedzením platnosti zabezpečíte, aby používateľ nebol zdržovaný pri bežnom používaní kódovníka prezeraním záznamov, ktoré sa už nepoužívajú.
Keďže dátum skončenia platnosti je založený na kalendárnych rokoch, nezodpovedá fiškálnym účtovným obdobiam.
Účinnosť od:Kalendárny rok začiatku záznamu.
platné do: Kalendárny rok od skončenia platnosti záznamu.
Ak požadujete neobmedzenú platnosť záznamu, nemeňte predvolenú hodnotu "0" v poli Platnosť od a hodnotu "9999" v poli Platnosť do. Záznam bude potom použiteľný vo všetkých kalendárnych rokoch a v zozname sa objaví v každom kalendárnom roku.
Ak vyplníte polia Platí od a Platí do hodnotou "2016", záznam bude použiteľný len v roku 2016, t. j. bude viditeľný v zozname len v tomto roku (pozri účtovné obdobie bočné navigačné záhlavie)