Zamknúť dokumenty

Spoločnosť - Uzamykacie obdobia

Potrebujete modul alebo formulár zneprístupniť používateľom? Ak áno, použite na tento účel formulár Lock Periods. Môžete tiež nastaviť, kedy má byť modul uzamknutý.

Doklady alebo obdobia môže automaticky zamknúť používateľ, ktorý má prístupové práva ako "administrátor" alebo "účtovník". Právo uzamknúť dokumenty však môžete delegovať aj na iných používateľov zaškrtnutím príslušného políčka v prihlasovacích údajoch.

Lock period

Ak máte právo uzamknúť doklady a obdobia, umožní vám to táto možnosť, ktorá je k dispozícii v ponuke "Firma" v položke "Uzamknúť obdobia". Doklady vo vybranom období a vybraných moduloch môžete úplne uzamknúť alebo zablokovať pre všetkých používateľov okrem účtovníka. Ak použijete túto možnosť na uzamknutie modulu v určitom období, nemôžete opravovať doklady v tomto období ani pridávať nové doklady do tohto modulu.

Hlavní panel

Stlačením tlačidla Alt+N alebo klávesovej skratky otvoríte formulár pre nový záznam.

Na hornej lište formulára sa nachádza niekoľko tlačidiel, ktorých význam je opísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu"

Ak chcete zaznamenať nový zámok, kliknite na tlačidlo Nový.

Objaví sa okno Obdobie uzamknutia - nový záznam s nasledujúcimi poľami:

Od - Ručne alebo pomocou tlačidla kalendára uveďte, kedy bude uzamknutie účinné.

Do - Ručne alebo pomocou tlačidla kalendára uveďte, kedy bude uzamknutie platiť.

Zámok - zahŕňa tieto typy zámkov

  • Otvorené - zámok v tomto stave umožňuje normálnu prácu s modulmi a spracovanie dokumentov; upozornenie: ak boli moduly predtým uzamknuté na Zamknuté alebo Uzamknuté mimo účtovníctva, nie je možné ich potom odomknúť jednoduchým resetovaním zámku na Otvorené - to by umožnilo len obstaranie nových dokladov za dané obdobie a existujúce doklady by zostali v uzamknutom stave,

  • Zamknuté mimo účtovníka - v tomto prípade môže doklady upravovať len osoba, ktorá má prístupové práva ako účtovník,

  • Zamknuté - žiadny používateľ nemôže vstúpiť do daného modulu a upravovať v ňom dokumenty, ani vytvárať nové.

Poznámka: Na to isté obdobie nemožno použiť dva rôzne zámky, aj keď sú vybrané rôzne moduly. Uzamknuté obdobia sa v žiadnom prípade nesmú prekrývať.

validity-in-modules

Po nastavení zámku je potrebné skontrolovať moduly, ktoré budú ovplyvnené a podľa ktorých sa budú správať všetky dokumenty tohto modulu.

Zaškrtnutím vyberte modul - všetky doklady tohto modulu sa budú správať podľa vybraného zámku. Tlačidlá v spodnej časti Označiť všetko a Označiť všetko umožňujú rýchlejšie označiť všetky moduly alebo zrušiť označenie všetkých modulov.


Pri uložení uzamknutia sa skontrolujú doklady uzamknutého obdobia a modulu.
Zaškrtnutím tlačidla Uzamknúť aj neúčtovné doklady sa uzamknú aj neúčtovné doklady.


Ak sa v časovom výbere nachádza nezapočítaný dokument (v ktoromkoľvek module), budete upozornení:

Vtedy je na vašom uvážení, či chcete zámok uložiť. Nezaúčtované doklady v module môže odomknúť a zaúčtovať účtovník s právom zamknúť doklady a obdobia.

Dokument - uzamknutie/otvorenie zámku

Ak potrebujete odomknúť účtovné obdobie, nastavte pole Zamknúť na hodnotu Otvoriť - tým zabezpečíte, že do modulov bude možné vkladať nové záznamy v rámci daného obdobia. Ak chcete odomknúť aj jednotlivé položky, vstúpte do formulára a kliknite na Otvoriť zámok nad zoznamom položiek.

Ak v možnosti "Obdobie uzamknutia" nič nezaškrtnete, v stĺpci Zamknuté v tabuľkovom zobrazení dokumentov sa zobrazí Otvorené a s dokumentmi sa dá normálne pracovať.

Ak vyberiete modul v možnosti "Uzamknutie obdobia" a zvolíte preň uzamknutie, hodnota uzamknutia sa zobrazí v tabuľkovom zobrazení daného modulu v stĺpci "Uzamknutie":

  • Zamknuté
    Vtedy nemôžete upravovať doklady a nemôžete ani získavať nové doklady za uzavreté obdobie.

  • Zamknuté mimo účtovníka
    Upravovať doklady a vytvárať nové doklady do takto označeného obdobia môže len účtovník.

Ktokoľvek má právo zamknúť dokumenty a obdobia, môže použiť dvojtlačidlá Zamknúť / Otvoriť zámok na hornej lište na zmenu stavu jednotlivých dokumentov.

Ľavá - väčšia časť - sa vždy používa na prepínanie medzi Zámkom a Otvoreným zámkom na rýchlejšie prepínanie dokumentov.

Vpravo - menšia časť s rozbaľovacím zoznamom - ponúka ďalšie možnosti:

  • Open - Každý môže s dokumentmi pracovať bežným spôsobom.

  • Prezerané - Účtovník môže označiť doklady ako prezreté, ak si ich prezrel, ale ešte ich nechce označiť ako Zamknuté. Dokumenty označené ako prezerané sú stále prístupné na bežnú prácu. Ak takýto dokument upravuje používateľ, ktorý nemá právo zamknúť dokumenty a obdobia, potom sa zámok automaticky zmení z Prehliadnutý na Otvorený. Táto zmena informuje účtovníka, že doklad bol upravený a je potrebné ho znovu skontrolovať.

  • Doklad môže označiť príznakom Prehliadnutý len účtovník alebo používateľ s právami správcu.

  • Zamknuté mimo účtovníka - Upravovať alebo vymazávať doklad môže len účtovník.

  • Zamknuté- Dokument nemôžete upravovať ani vymazávať.

S jednotlivými otvorenými formulármi môžete pracovať rovnakým spôsobom. Tlačidlo sa nachádza na hornej lište formulára.

Súvisiace:

Did this answer your question?