Pri prvom spustení aplikácie musíte nastaviť spoločnosť, v ktorej budete účtovať alebo v ktorej si chcete účtovníctvo "vyskúšať". Máte možnosť nastaviť neobmedzený počet spoločností bez ohľadu na to, ktorú verziu Flexi máte.
Novú spoločnosť môžete vytvoriť aj po prvom spustení kliknutím na ikonu spoločnosti v ľavom hornom rohu:
Potom sa vpravo otvorí panel, v ktorom klikneme na tlačidlo "Vytvoriť novú spoločnosť":
V ďalšom okne vyplňte základné informácie o spoločnosti:
Pozor! Typ organizácie a legislatívu nemožno neskôr zmeniť!
Po vyplnení informácií kliknite na tlačidlo "Vytvoriť".
Flexi nás informuje, že spoločnosť bola úspešne vytvorená v ľavom dolnom rohu:
Kliknutím na tlačidlo "Nastavenia" môžeme pridať ďalšie údaje o spoločnosti, ako sú informácie Prevažujúca činnosť, dátová schránka alebo Daňový úrad na účely DPH, ako aj logo spoločnosti, iná adresa spoločnosti alebo Oprávnená osoba.
Ak potom klikneme na šípku v ľavom hornom rohu, zobrazia sa ďalšie možnosti nastavenia firmy podľa jednotlivých agend:
Karta Legislatíva
Tu nastavujeme legislatívne údaje o účtovnej jednotke.
Do poľa prevažujúca činnosť NACE zadáme kód prevažujúcej činnosti, ktorý sa nachádza v číselníku adisepo.
Krajina a typ organizácie sa vyplnia podľa údajov, ktoré sme zadali pri zakladaní spoločnosti.
Polia podvojná mena a podvojný výmenný kurz by sme použili len vtedy, ak chceme viesť účtovníctvo v dvoch menách. V predvolenom nastavení nechávame tieto polia prázdne.
Ak ide o fyzickú osobu, zaškrtneme políčko "Fyzická osoba".
Nezabudnite zaškrtnúť políčko "Platca DPH", ak je spoločnosť platcom DPH.
Zaškrtnutím políčka "Obmedziť výber krajín DPH" obmedzíme počet krajín, ktoré sa na dokladoch ponúkajú.
Pole "Osobitný režim jedného správneho miesta" je určené len pre spoločnosti so slovenskou legislatívou alebo registrované pre DPH na Slovensku. Pomocou zaškrtávacieho políčka označte, či je spoločnosť registrovaná pre osobitný režim DPH alebo nie. Podľa hodnoty poľa sa na vytvorených dokladoch vyplní rovnaké pole.
Karta Predaj
V poli Splatnosť v dňoch môžeme prednastaviť dátum splatnosti pre všetky vystavené faktúry.
V poli Prepočítať ceny pri zmene zákazníka si môžeme vybrať, či chceme ceny prepočítať, nemeniť ich alebo či sa má systém pred prepočítaním cien najprv opýtať.
Pole Režim rezervácie sa používa na definovanie rezervačného systému pre objednávky. Môžeme si vybrať, či sa rezervácia vytvorí automaticky pri vytváraní objednávky alebo súčasne so skladovaním tovaru, alebo či sa má rezervácia definovať ručne. Rezervácie môžeme vytvárať aj v prípade, že tovar nie je na sklade po zaškrtnutí políčka Povoliť rezerváciu na zápornú hodnotu.
Voľba Nový typ dokladu určuje, aký typ dokladu sa ponúkne po kliknutí na tlačidlo Nový v agende. Primárny typ sa vyberá v ponuke Typy dokumentov.
Pole Automaticky generovaný typ dokumentu určuje typ dokumentu, ktorý má byť prenesený automaticky generovaným dokumentom. Ak tu typ nevyberieme, systém sa nás vždy najprv opýta, aký typ dokumentu máme vybrať.
Do poľa Dodatočný text faktúry môžeme zadať ľubovoľný text, ktorý sa bude zobrazovať na všetkých vystavených faktúrach.
Ak zaškrtneme políčko Povoliť odpočet nezaplatenej vystavenej zálohy, Flexi nám umožní odpočítať z faktúry aj zálohu, ktorá ešte nebola spárovaná s platbou.
Zaškrtnite políčko Automatické zaokrúhľovanie položiek faktúry, ktoré sa nemajú zahrnúť do DPH , len v prípade, že používate metódu individuálneho zaokrúhľovania. V tomto prípade sa zaokrúhľovacie položky v daňovom priznaní k DPH nezobrazia.
Karta Nákup
Predvolený dátum splatnosti [dni]
Zadaný počet dní bude na všetkých dokladoch (hodnota je uvedená ako dátum splatnosti), ide o predvolené nastavenie najnižšej priority. Dátum splatnosti je možné nastaviť na troch miestach:
Základné nastavenie je v tomto dialógovom okne a má najnižšiu prioritu.
Druhé nastavenie priority sa vykonáva prostredníctvom ponuky Nákup - Typy dokladov - Typy prijatých faktúr typu Prijatá faktúra.
Najvyššiu prioritu má nastavenie dátumu splatnosti pre konkrétnu firmu prostredníctvom ponuky Obchodní partneri - Adresy firiem - záložka Rozšírené.
V praxi to vyzerá tak, že keď vytvoríte novú faktúru, dátum splatnosti sa prevezme z tohto nastavenia (ak tu nie je vyplnená hodnota, dátum splatnosti je rovnaký ako dátum vystavenia). Keď vyberiete určitý typ faktúry a je preň nastavený dátum splatnosti, tento dátum splatnosti nahradí pôvodný dátum splatnosti. Potom vyberiete spoločnosť a proces sa zopakuje. Výsledný dátum je možné prepísať na faktúre "užívateľ".
Vyžadovať podpis pred vydaním platobného príkazu
Predvolená hodnota je nastavená na NIE.
Ak je hodnota vyplnená kladne, pred vytvorením platobného príkazu sa vyžaduje podpis prijatej faktúry. Používateľ, ktorý má právo podpisovať, zadá podpis výberom ponuky "Služby - Podpísať platbu" na paneli nástrojov.
Výber nových dokumentov
Nie je povinnosťou ho vyplniť, polia môžete nechať prázdne. Tu môžete pre každý typ dokladu modulu "Nákup" (prijaté faktúry, vydané objednávky, prijaté cenové ponuky, vydané objednávky) vybrať, ako sa má program správať pri vytváraní nového dokladu. Samozrejme, vždy existuje možnosť zmeniť typ dokumentu ručne. Máte na výber:
Opýtať sa používateľa - táto metóda je vhodná, ak často meníte typy dokumentov. Po použití tlačidla sa zobrazí zoznam typov dokumentov, z ktorých si môžete vybrať. Potvrdením vybraného typu sa otvorí dokument tohto typu.
Posledný vybraný - tento spôsob je vhodný, ak vystavujete rôzne typy dokladov, ale vždy vystavujete veľký počet dokladov rovnakého typu. Po použití tlačidla sa otvorí naposledy vybraný typ dokumentu.
Primárne - táto metóda je vhodná, ak vystavujete prevažne len jeden typ dokladu. Potom na karte "Spravovať" označte pre tento vybraný typ dokumentu položku Primárny a po použití tlačidla sa otvorí dokument tohto primárneho typu.
Umožniť odpočet prijatej nezaplatenej zálohy
Ak chcete odpočítať nezaplatené zálohy na faktúry, musíte zaškrtnúť toto políčko
Dátum vyplnenia dátum Podať žiadosť o zdaniteľné pl.
Určuje pole, ktorého hodnota sa použije na nastavenie poľa Uplatniť dátum zdaniteľného plnenia pre prijaté faktúry a iné záväzky.
Možné zdroje hodnôt sú Dátum zdaniteľného plnenia, Prijaté, Dátum zaúčtovania, Dátum splatnosti, Aktuálny dátum a Nevypĺňať vopred.
Typ vytvorených dokumentov
ABRA Flexi dokáže automaticky vytvoriť množstvo dokladov z iných už vytvorených dokladov, a to výberom ponuky "Služby" na paneli nástrojov, ktorú nájdete pri vytváraní prakticky všetkých dokladov. Tu (tu sa rieši časť Nákup) môžete pomocou tlačidla rozbaľovacieho zoznamu vybrať, do ktorého typu dokladu chcete tieto automaticky vytvorené doklady zaradiť. Ak vyplníte túto hodnotu, obsluha nebude požiadaná o typ automaticky vytvoreného dokumentu. Základné typy dokumentov sú nastavené.
Prijaté faktúry
Toto nastavenie je určené pre automaticky vytvorené faktúry prijaté z vystavenej objednávky.
Vydané príkazy
Toto nastavenie je určené pre automaticky vytvorené vystavené objednávky z vystaveného dopytu, z prijatej ponuky a z prijatej objednávky.
Vydané žiadosti
Toto nastavenie sa týka automaticky vytvorených vydaných dopytov z prijatej objednávky.
Prijaté citácie
Toto nastavenie je určené pre automaticky vytvorené akceptované ponuky z vystavenej požiadavky.
Ak chcete vytvoriť nový typ dokumentu, vyberte nasledujúci spôsob:
Pomocou tlačidla rozbaľovacieho zoznamu potiahnite typ dokumentu do príslušného poľa. Pole sa zvýrazní modrou farbou. Stlačte funkčné tlačidlo F2 a otvorí sa príslušný číselník, kde môžete nastaviť nový typ dokumentu. Tieto typy dokladov môžete pridať aj po prihlásení do aplikácie v ponuke Nákup v časti Typy dokladov.
Karta Peniaze
Nový typ dokumentu
Pre každý typ dokladu modulu Peniaze (hotovosť, bankové doklady, úvery) vyberiete, ako sa má systém správať pri vytváraní nového dokladu (typ dokladu môžete vždy zmeniť ručne); máte možnosť výberu:
Spýtať sa používateľa - túto možnosť použite, ak často meníte typy dokumentov,
Posledný vybraný - vyberte, ak vystavujete rôzne typy dokladov, ale vždy vystavujete veľký počet dokladov rovnakého typu; najčastejšie vyberaná hodnota,
Primárne - ak vystavujete väčšinou len jeden typ dokladu.
Typ dokumentu pre importované bankové výpisy
Vyberte predvolené typy dokladov pre bankový príjem a bankový výdaj.
Otočiť typ pohybu a sumu pri párovaní dobropisu
Ak je toto pole zaškrtnuté, systém pri spárovaní dokladu s faktúrou s príznakom Dobropis na type dokladu automaticky zmení typ podpisu a pohybu (príjemka na výdajku..).
Karta Tovar
Sklad je FIFO - skontrolujte, či pri riadení skladu používate metódu "prvý do skladu, prvý z neho". Ak používate metódu priemernej ceny, nechajte políčko nezačiarknuté.
Povoliť generovanie požiadaviek na expedíciu - zaškrtnite, ak chcete "expedovať do mínusu", t. j. Flexi vám potom umožní vykonať expedíciu, aj keď tovar nie je na sklade. Po naskladnení tovaru je potrebné vyrovnať požiadavky na výdaj prostredníctvom Nástroje - Aktualizovať požiadavky na výdaj.
Aktualizovať nákupnú cenu v cenníku pri príjme - ak je toto políčko zaškrtnuté, nákupná cena sa prepočíta v ponuke Tovar - Cenník po každom príjme.
Odoslať sklad do účtovníctva - použite, ak účtujete o sklade metódou A, t. j. na účty 111, 112, 131, 132 atď. Ak účtujete zásoby metódou B, t. j. priamo do spotreby, nechajte toto pole prázdne.
Typ vytvorených dokumentov
Vyberiete, ako sa má systém správať pri vytváraní nového dokumentu; polia nemusíte vypĺňať, pretože existuje možnosť ručne zmeniť typ dokumentu.
Ponúkané hodnoty:
Používateľský dotaz - táto metóda je vhodná, ak často meníte typy dokumentov.
Posledný vybraný - tento spôsob je vhodný, ak vystavujete rôzne typy dokladov, ale vždy vystavujete viacero dokladov rovnakého typu; najčastejšie vybraná hodnota.
Primárne - táto metóda je vhodná, ak väčšinou vystavujete len jeden typ dokladu. Potom na karte Administrácia pre vybraný typ dokladu (napr. ponuka Predaj - Typy dokladov - Typy vydaných faktúr) zaškrtnite príznak Primárny typ dokladu.
Karta Účtovníctvo
Nový typ dokumentu
Vyberiete, ako sa má systém správať pri vytváraní nového dokumentu; polia nemusíte vypĺňať, pretože existuje možnosť ručne zmeniť typ dokumentu.
Karta Automatické operácie
Tu prednastavíme účtovanie kurzových rozdielov a zaokrúhľovania, ako aj účtovanie automaticky vytvorenej DPH a účtovanie kurzových rozdielov vznikajúcich pri odpočte záloh z konečnej faktúry.
Karta Profil používateľa
na tejto karte môžete vyplniť údaje používateľa alebo nastaviť nové heslo
Karta Iné
E-mail - tu nastavíme automatické odosielanie e-mailov, môžeme nastaviť hodnoty, posielať, neposielať alebo posielať iba na e-mailovú kópiu skyte, ktorú sme nastavili v poli nižšie
Sadzba - vyplníme, ku ktorému dátumu sa má stiahnuť denná alebo mesačná (ročná) sadzba. Ak sa rozhodneme stiahnuť dnešný kurz, je dôležité si uvedomiť, že ČNB zverejňuje denný kurz až popoludní, takže ak vystavíme faktúru ráno, použije sa kurz z predchádzajúceho dňa.
EET - v tomto poli môžeme povoliť registráciu EET. Vyplňte číslo zariadenia, limit odozvy (stačí 2 s) a komunikačný režim:
Ostrý - ide o ostrý režim predaja, keď sa doklady odosielajú do EET.
Overenie - doklady sa nezapočítavajú do EET, slúžia na overenie funkčnosti
Iné
manuálne prepisovanie čísel dokumentov - Flexi štandardne neumožňuje manuálnu zmenu interného čísla dokumentu, ktoré sa generuje z nastavení série dokumentov - po zaškrtnutí tohto políčka je možné interné číslo prepísať
Spracovanie GDPR - po zaškrtnutí tohto políčka budú k dispozícii agendy pre spracovanie GDPR
Prenos strediska z firmy - po zaškrtnutí tohto poľa sa stredisko prenesie do dokladov podľa nastavenia firmy v adresári
Kontrola firiem a účtov pri vytváraní dokladu - slúži na kontrolu evidovaných čísel účtov - ak nie je účet stiahnutý z adresára prostredníctvom tlačidla "Aktualizovať všetko", zobrazí sa upozornenie
Jazyk - môžeme vybrať až 4 jazyky, s ktorými chceme pracovať