Typy dokladov sú účinným nástrojom pri práci s akoukoľvek dokladovou agendou.
Či už ide o faktúry, objednávky alebo pokladničné doklady, každá z týchto agend má typy dokladov a možnosti ich nastavenia.
Čo je to typ dokumentu?
Typ dokladu si možno predstaviť ako šablónu pre jednotlivo vystavované doklady - obsahuje rozsah údajov, ktoré sa pridávajú do každého konkrétneho dokladu pri pridaní typu dokladu.
Okrem toho môže poslúžiť ako dobrý pomocník pri filtrovaní - príslušné agendy môžete jednoducho rozdeliť podľa typov dokladov a následné filtrovanie bude v mnohých oblastiach jednoduchšie.
Ak si ako príklad zoberieme vystavené faktúry, typy dokladov sú tu štandardne nasledovné:
Faktúra - daňový doklad
Zálohová platba - nie daňový doklad
ZDD - zálohový daňový doklad
Dobropis - opravný daňový doklad
Z logiky predvolených typov dokladov vo faktúrach vydaných a prijatých vyplýva základné členenie príslušnej agendy.
Typy dokumentov sú však zoznamom kódov definovaným používateľom, takže ich naplnenie je plne vo vašej réžii.
Okrem iného je možné meniť rady dokladov faktúry, takže jednotlivé typy dokladov môžu mať inú formu interného čísla.
Ak zostaneme pri príklade vystavených faktúr, môžete ľahko vytvárať aj iné typy dokladov podľa rôznych kritérií, napríklad:
faktúra EET (faktúra zaslaná do EET; užitočné, ak sa do EET nemajú zasielať všetky dokumenty)
Hotovostná faktúra (typy dokladov možno rozdeliť aj podľa formy platby, napríklad len v hotovosti)
Faktúra EUR ( meny môžete preddefinovať pomocou typov dokladov; doklady v cudzej mene je preto možné preddefinovať podľa meny a príslušnej predkonfigurácie)
Faktúra PREDAJ TOVARU (typ dokladu obsahuje pravidlo účtovania; v prípade potreby možno takto vytvoriť ľubovoľný počet typov dokladov s príslušnými účtovaniami)
Rozsah použitia je samozrejme oveľa širší; uvedené príklady slúžia len na demonštráciu a lepšie pochopenie.
Ako používať typ dokumentu?
Už vyššie bolo spomenuté, že typ dokumentu možno považovať za akúsi šablónu pre jednotlivé vytvorené dokumenty.
Opäť teda prejdeme na typy vystavených faktúr;
a otvoriť konkrétny typ faktúry;
uvidíme celý rad údajov, ktoré môžu byť predvyplnené v type faktúry. Všetky tieto údaje sa potom, samozrejme, pridávajú do konkrétnych vytvorených dokladov (v tomto prípade do faktúr vydaných).
Na ilustráciu vytvorme už spomínanú faktúru EET, typ faktúry, ktorá sa po uložení odošle do EET.
Ak je typ dokumentu v prevažnej miere podobný niektorému z existujúcich typov, najjednoduchším riešením na vytvorenie nového typu dokumentu je vytvoriť kópiu existujúceho typu dokumentu. V opačnom prípade môžete typ dokumentu vytvoriť pomocou tlačidla Nový.
V našom prípade len vytvoríme kópiu štandardnej faktúry a premenujeme ju na faktúru EET.
Okrem iného je možné zmeniť rad dokladov faktúry, takže každý typ dokladu môže mať iné interné číslo.
Prepneme sa však na kartu EET, kde zadáme príslušné nastavenia. V prípade potreby je tu k dispozícii návod na nastavenie EET.
Po zadaní potrebných údajov môžeme typ dokumentu uložiť a použiť ho pri vytváraní konkrétnych dokumentov.
Vytvoríme teda novú faktúru a pridáme do nej novovytvorený typ.
Takto vytvorená faktúra sa po uložení odošle do EET.
Faktúra EET je len príkladom použitia typu dokladu. Ako bolo uvedené vyššie, rozsah použitia je oveľa širší.
Rozdelenie agend je úplne ľubovoľné a závisí od vášho uváženia. Dôležité je vedieť, že typy dokladov sú k dispozícii nad každou agendou dokladov a že typ dokladu je vzorom pre konkrétne vystavené doklady.
K dispozícii je aj všeobecná dokumentácia popisujúca polia jednotlivých typov dokumentov, odkazy sú uvedené nižšie.