Funkcia je dostupná pre variant Premium.
Čo sú pravidlá
Každé pravidlo obsahuje sadu podmienok na výskyt určitých hodnôt v zadaných položkách bankového pohybu a v prípade, že sú tieto podmienky splnené, obsahuje ďalej sadu položiek a hodnôt, ktoré sa na nájdenom zázname majú doplniť. Typicky sú to čísla účtov, ale aj niektoré ďalšie položky.
Pravidlá pre automatické zaúčtovanie si môžete:
definovať ručne sami
alebo si návrh nových pravidiel necháte systémom ponúknuť automaticky na základe histórie minulých už zaúčtovaných pohybov
Keď máte pravidlá nadefinované, funkcia potom sama predloží všetky nezaúčtované a nespárované pohyby a navrhne na nich vyplnenie položiek podľa týchto pravidiel. Vy potom len navrhované zmeny potvrdíte alebo odmietnete.
Pozrime sa na túto funkciu podrobnejšie:
Funkciu Zaúčtovanie podľa pravidiel nájdete cez voľbu Ďalšie funkcie v spodnej časti formulára Banka.
Po použití tejto možnosti sa otvorí formulár, v ktorom môžete s nezaúčtovanými pohybmi a pravidlami pre zaúčtovanie pracovať. Pokiaľ ešte nie sú žiadne pravidlá definované, bude zoznam prázdny. Ponúkajú sa vám dve možnosti – Odporúčané pravidlá a Spravovať pravidlá.
Odporúčané pravidlá
Použitím voľby Odporúčané pravidlá Flexi vyhodnotí už existujúce zaúčtované nestornované účtovné záznamy a navrhne pravidlo pre zaúčtovanie na základe opakujúcich sa hodnôt v týchto záznamoch, pričom je teda možné pri nich definovať pravidlo pre totožné zaúčtovanie. Takým typickým bankovým pohybom je poplatok za vedenie účtu, úrok či odmena za využívanie služieb.
Zhody sa vyhodnocujú takto:
zhodný bankový účet a suma, minimálne v troch prípadoch
zhodný bankový účet a popis, minimálne v dvoch prípadoch
zhodný textový popis, minimálne v troch prípadoch
zhodný bankový účet a variabilný symbol, minimálne v štyroch prípadoch
zhodná firma a textový popis, minimálne v dvoch prípadoch
Vo všetkých možnostiach sa rozlišuje typ pohybu, t. j. zvlášť príjmy a zvlášť výdavky. Výsledkom vyhodnotenia existujúcich záznamov sú návrhy na nové pravidlá, ktoré sa zobrazia takto:
Tlačidlom Pridať ako nové sa zobrazí formulár pre definíciu pravidla. Tú tu môžete upraviť podľa vlastných potrieb alebo ju ponecháte tak, ako ju Flexi odporučilo.
Pravidlo obsahuje okrem názvu dve časti definície. V hornej časti sú podmienky pre aplikáciu pravidla, ktoré možno interaktívne upraviť, pridať tlačidlom „+" ďalšie alebo naopak zrušiť. V dolnej časti je potom zoznam položiek, ktoré sa pre vyhovujúce bankové pohyby majú nastaviť.
Po použití tlačidla Uložiť a zavretí záložky s návrhmi Flexi ponúkne zoznam nezaúčtovaných bankových pohybov, ktoré zodpovedajú práve vytvorenému pravidlu, pokiaľ také existujú.
Tlačidlom Prijať všetko akceptujete navrhované vyplnenie položiek a tým zaúčtujete vybrané doklady na základe aplikovaných pravidiel.
Následne po potvrdení tlačidlom Áno budete informovaní o zaúčtovaní vybraných bankových dokladov.
Každý ďalší rovnaký nezaúčtovaný bankový pohyb Flexi pri použití funkcie Zaúčtovanie podľa pravidiel zobrazí a navrhne podľa vytvoreného pravidla vyplnenie položiek pre zaúčtovanie.
Opäť tlačidlom Prijať všetko Flexi zaúčtuje označené záznamy podľa konkrétneho pravidla.
Spravovať pravidlá
Pomocou tlačidla Spravovať pravidlá máte možnosť upraviť alebo vymazať už uložené pravidlá alebo pridávať ručne ďalšie. Zobrazí sa zoznam už existujúcich pravidiel.
Pomocou tlačidla Nové pravidlo na konci zoznamu tu môžete vytvoriť ručne úplne nové pravidlo:
Jeho použitím sa otvorí formulár, v ktorom okrem názvu pravidla nastavíte podmienky pre určenie opakujúcich sa bankových pohybov a vyberiete z polí, ktoré sa majú aplikáciou pravidla nastaviť, a ich hodnotu.
Po jeho uložení sa nové pravidlo zaradí do zoznamu existujúcich pravidiel a Flexi opäť ponúkne bankové pohyby, ktoré zodpovedajú podmienkam v ňom, pokiaľ také existujú. Navrhované bankové pohyby spracujete rovnakým spôsobom ako v predchádzajúcom prípade.
Import z inej firmy
V Správe pravidiel máte možnosť okrem vytvorenia vlastných pravidiel importovať už existujúce pravidlá z iných vami spracovávaných firiem. Na to slúži tlačidlo Import z inej firmy v spodnej časti formulára Správa pravidiel. Po jeho použití sa otvorí ponuka firiem, kde vyberiete firmu, z ktorej budete importovať pravidlo. Po výbere firmy sa zobrazia informácie o pravidlách, ktoré sa v tejto firme nachádzajú a je možné ich importovať. Samotný import spustíte tlačidlom Importovať.
O vykonaní importu vás Flexi bude informovať.
Pravidlo sa zaradí do zoznamu existujúcich pravidiel v Správe pravidiel.
Import z doplnku
Pokiaľ ste už skôr používali doplnok Automatické zaúčtovanie bankových pohybov, je možné tu nadefinované pravidlá importovať použitím tlačidla Import z doplnku vo formulári Správa pravidiel. Po jeho použití budú existujúce pravidlá z doplnku prevzaté, Flexi o tom bude informovať.
Pravidlo sa zaradí do zoznamu existujúcich pravidiel.
FAQ
Je možné týmto spôsobom nadefinovať pravidlá pre platby zálohových faktúr?
Pravidlo nadefinovať možno, ale funkcia predkladá všetky nezaúčtované a nespárované pohyby. Takže pokiaľ máte k platbe napárovanú zálohovú faktúru, potom sa tento pohyb na zaúčtovanie neponúkne.