Agenda Adresy firiem slúži na evidenciu odberateľov, dodávateľov, úradov a ďalších obchodných partnerov. Pri každej firme môžete spravovať identifikačné údaje, adresy, bankové spojenie, kontakty, obchodné podmienky, štítky, prílohy aj súhrnné informácie o obchodnej histórii. Súčasťou agendy je aj aktualizácia údajov z dostupných registrov vrátane overenia nespoľahlivého platiteľa DPH.

Agendu otvoríte v ponuke: Obchodní partneri → Adresy firiem

V zozname sa zobrazujú všetky firmy evidované vo Flexi. Firmy môžete filtrovať podľa skupiny firiem alebo typu vzťahu, napríklad Dodávateľ, Odberateľ alebo Odberateľ/dodávateľ.

⚠️ Warning: Povinné polia na karte firmy sú iba Názov firmy a Skratka. Ostatné údaje vyplňte podľa toho, aké funkcie chcete vo Flexi využívať – napríklad dopĺňanie údajov na doklady, kontrolu platiteľstva DPH, splatnosť, kontakty alebo bankové spojenie.

Po výbere konkrétnej možnosti sa otvorí tabuľkový prehľad dokladov vzťahujúcich sa na danú firmu.

⚠️ Warning: Hromadné zmeny sa premietnu okamžite do vybraných záznamov. Pred potvrdením si vždy skontrolujte, nad akou skupinou firiem zmenu vykonávate.

Po dokončení procesu sa zobrazí informácia o počte nájdených aktualizácií.

Ak stĺpce Zrušenie alebo Nespoľahlivý platiteľ v tabuľke nevidíte, pridajte ich do zobrazovaných polí v nastavení výberu stĺpcov.

💡 Info: Aktualizáciu odporúčame vykonávať pravidelne. Počas aktualizácie nie je možné v aplikácii vykonávať iné činnosti. Prebiehajúcu aktualizáciu môžete ukončiť tlačidlom Zrušiť.

Pole Nespoľahlivý platiteľ informuje o tom, či je obchodný partner vedený ako nespoľahlivý platiteľ DPH.

Príznak nie je možné upravovať. Flexi ho dopĺňa automaticky po aktualizácii údajov pomocou tlačidla Aktualizovať všetko.

Aby sa informácia správne overila, musí mať obchodný partner vyplnené:

Ak je firma vedená ako nespoľahlivý platiteľ, Flexi po aktualizácii automaticky zaškrtne príznak Nespoľahlivý platiteľ na karte obchodného partnera.

⚠️ Warning: Ak ste platiteľom DPH a prijmete plnenie od nespoľahlivého platiteľa, môže vám vzniknúť riziko ručenia za nezaplatenú DPH.

Tlačidlá Aktualizovať všetko a Aktualizovať z internetu vedia získavať údaje iba pre české a slovenské firmy. Pri firmách z iných štátov nie je možné týmto spôsobom automaticky aktualizovať údaje podľa IČO alebo DIČ. Tieto záznamy je potrebné spravovať ručne podľa dostupných zahraničných zdrojov.
​

⚠️ Warning: Pri zahraničných firmách mimo ČR a SR nepočítajte s automatickým doplnením údajov z registra pomocou tlačidiel Aktualizovať všetko alebo Aktualizovať z internetu.

V predvolenom stave tlačidlo Aktualizovať všetko aktualizuje všetkých obchodných partnerov, ktorých sa aktualizácia týka. V niektorých prípadoch však môžete potrebovať konkrétne firmy z aktualizácie vynechať. Typicky ide o firmy, pri ktorých máte údaje upravené ručne a nechcete, aby ich hromadná aktualizácia zmenila.

Pri ďalšej aktualizácii pomocou tlačidla Aktualizovať všetko Flexi tieto firmy vynechá.

✅ Správne nastavenie spoznáte podľa toho, že sa vybrané firmy pri nasledujúcej hromadnej aktualizácii z registra neaktualizujú.

Po vyplnení názvu firmy Flexi automaticky navrhne hodnotu poľa Skratka. Skratku môžete upraviť, musí však zostať jedinečná.

💡 Info: Pole Skupina firiem odporúčame vyplňovať aj v prípade, že nie je povinné. Pomôže vám pri filtrovaní firiem, účtovaní a ďalšej práci s adresárom.

Pole Názov slúži na uvedenie názvu firmy podľa obchodného registra. Názov sa tlačí na doklady. Ak je názov dlhší, môžete použiť aj pole Názov – druhý riadok. Text z tohto poľa sa tlačí na dokladoch na druhom riadku.

Pole Skratka je povinné a musí byť jedinečné. Flexi ju navrhne automaticky podľa názvu firmy, ale môžete ju ručne upraviť.
​

Slúži na uvedenie medzinárodného identifikačného čísla obchodného partnera – typicky pre elektronickú komunikáciu / EDI alebo pre prípady, keď je potrebné na dokladoch uvádzať identifikáciu partnera vo forme čiarového kódu pre čítačku.

Dôležité je odlíšiť ho od EAN skladovej položky/produktu – tu ide o identifikáciu firmy/obchodného partnera, nie tovaru.

Skupina firiem slúži na členenie obchodných partnerov. Pomáha pri filtrovaní, vyhľadávaní a nastavení nadväzností v ďalších agendách.

Záložka Pošt. adresa slúži na evidenciu doručovacej adresy. Poštová adresa sa používa napríklad pri tlači faktúry do okienka na adresu. Ak je poštová adresa rovnaká ako fakturačná, ponechajte zaškrtnuté pole Poštová adresa je zhodná s fakturačnou.

Ak sa líši, vyplňte samostatne:

Na záložke Upresnenie nastavujete obchodné a prevádzkové údaje, ktoré sa môžu prenášať do dokladov.

Pole Splatnosť [dni] použite, ak má mať konkrétny odberateľ inú splatnosť než predvolený typ vydanej faktúry. Pri vystavení vydanej faktúry Flexi použije splatnosť uvedenú na karte firmy.

Pole Limit fakturácie umožňuje nastaviť maximálnu hodnotu neuhradených faktúr pre daného odberateľa. Ak sa limit prekročí, Flexi na túto skutočnosť upozorní pri ukladaní faktúry.

Určuje, či sa má tomuto obchodnému partnerovi pri odosielaní dokladov e-mailom prikladať aj elektronická verzia dokladu vo formáte ISDOC. Tento formát slúži na strojové spracovanie/import dokladu v účtovných systémoch. Ak odberateľ ISDOC nevyžaduje, nie je potrebné voľbu zapínať.

Ak zaškrtnete pole Zákaz predaja po prekročení splatnosti, nebude možné uložiť faktúru alebo výdajku pre firmu, ktorá prekročila nastavenú splatnosť.
​

Voľba „Pri čiastočnej fakturácii objednávky označiť za hotovú“ určuje, že ak bude objednávka daného odberateľa vyfakturovaná len čiastočne, systém ju napriek tomu nastaví do stavu Hotovo namiesto Čiastočne hotovo. Použite ju teda v prípade, keď čiastočne vyfakturované objednávky tohto partnera už nemajú zostávať otvorené na ďalšie spracovanie.

Texty sa môžu využiť napríklad pri vydaných faktúrach alebo v e-mailovej komunikácii.

Pomocou štítkov môžete firmy ďalej členiť podľa vlastných pravidiel.

Štítky využijete napríklad na označenie:

Štítok pridáte tlačidlom Pripojiť. Ak potrebný štítok ešte neexistuje, založte ho cez Správa štítkov.

Záložka Súhrn. informácie zobrazuje obchodné štatistiky vybranej firmy.

Nájdete tu napríklad:

Údaje z tejto záložky sa zobrazujú podľa prístupových práv používateľa.

Prílohu pridáte tlačidlom Nový. Pri vložení môžete zvoliť súbor z počítača, odkaz na internet alebo odkaz na súbor.

Záložka Bankové spojenie slúži na evidenciu bankových účtov obchodného partnera. Bankové spojenie využijete hlavne pri dodávateľoch. Pri vytváraní prijatej faktúry alebo záväzku sa môže automaticky doplniť účet označený ako Primárne bankové spojenie.

Pri bankovom spojení môžete vyplniť:

💡 Info: Bankové spojenia českých platiteľov DPH sa pri aktualizácii sťahujú z registra platiteľov DPH.

Hlásenie sa môže zobraziť pri vytváraní dokladu v prípade, že je bankový účet dodávateľa alebo odberateľa zadaný ručne a nemá zaškrtnutý príznak Registrovaný účet.

Registrované účty do adresára doplníte pomocou tlačidla Aktualizovať všetko v agende Obchodní partneri → Adresy firem. Flexi pri aktualizácii stiahne k jednotlivým firmám dostupné registrované účty a označí ich ako registrované.

Ak kontrolu registrovaných účtov pri vytváraní dokladov nechcete používať, môžete ju vypnúť v nastavení firmy:

⚠️ Warning: Po vypnutí tejto voľby vás Flexi pri vytváraní dokladov nebude upozorňovať na neregistrované účty firiem.

Jeden kontakt môžete označiť ako Primárny kontakt. Primárny kontakt sa môže zobrazovať na dokladoch alebo tlačových výstupoch podľa nastavenia a typu dokladu.

Záložka Miesta určenia slúži na evidenciu dodacích miest obchodného partnera. Využijete ju napríklad vtedy, keď má odberateľ iné sídlo a iné miesto dodania tovaru.

Pri mieste určenia môžete vyplniť:

Záložka Rezervácie zobrazuje rezervácie vzťahujúce sa na danú firmu. Rezervácie sa využívajú v nadväznosti na skladové a obchodné procesy.

Na záložke Certifikáty môžete evidovať certifikáty vzťahujúce sa na obchodného partnera. Po stlačení tlačidla „Pridať" môžete certifikát naimportovať. Použite ju v prípade, že potrebujete pri firme sledovať dokumenty alebo osvedčenia v nadväznosti na obchodný vzťah.

Záložka Individuálne ceny v adresári firiem slúži na evidenciu cien dohodnutých priamo s konkrétnym obchodným partnerom. Ak tu nastavíte cenu ku konkrétnej cenníkovej položke, Flexi ju pri vystavení dokladu pre danú firmu automaticky použije namiesto štandardnej ceny z cenníka. Možno tak evidovať napríklad zmluvné predajné ceny odberateľov alebo individuálne nákupné ceny dodávateľov.

Záložka Zmluvy v adresári firiem slúži na zobrazenie a evidenciu zmlúv nadviazaných na daného obchodného partnera. Využíva sa najmä pri pravidelných službách alebo opakovanej fakturácii, napríklad servisné zmluvy, nájmy alebo mesačné paušály. Zo zmlúv možno následne generovať faktúry podľa nastavených pravidiel.

Záložka Dodáva tovar v adresári firiem slúži na evidenciu cenníkových položiek, ktoré daný obchodný partner dodáva. Využíva sa teda hlavne pri dodávateľoch. Možno tu evidovať väzbu na tovar z cenníka, dodávateľský kód/názov položky, prípadne nákupnú cenu alebo hlavného dodávateľa. Rovnakú väzbu možno vidieť aj z druhej strany na karte tovaru v cenníku na záložke Dodávatelia.