Obchodní partneri – Adresy firiem
Formulár umožňuje evidovať vašich obchodných partnerov a údaje o nich – ich adresy, bankové spojenia, udalosti, zmluvy, cenové úrovne, počet dní splatnosti, stredisko, rezervácie a iné. Ďalej možno firmy zaraďovať do rôznych skupín firiem a adresár exportovať aj ako vizitku vCard.
Adresár sa používa vo všetkých moduloch ekonomického systému, preto je nutné jeho tvorbe a aktualizácii venovať zvýšenú pozornosť.
Upozornenie
V tomto zozname je povinnosť mať vyplnené iba hodnoty „Názov firmy" a „Skratka" – pozri kapitolu „Hlavný panel". Ostatné údaje nemusíte vypĺňať, ak nechcete využiť výhody, ktoré vám ich vyplnenie ponúka a ktoré sú popísané v ďalších kapitolách tohto zoznamu.
Zoznam môžete spustiť v module „Obchodní partneri" pod voľbou „Adresy firiem".
Na hornej lište tabuľky je rad tlačidiel, ktorých význam je popísaný v samostatnej kapitole „Ovládanie programu". Väčšina tlačidiel sa používa aj v ostatných tabuľkových prehľadoch.
Výnimkou sú tlačidlá „Doklady", „Hromadné zmeny" a „Aktualizovať všetko".
Po stlačení tlačidla „Doklady" sa zobrazí ponuka všetkých dokladov, ktoré v ABRA Flexi vytvárate a ktoré majú väzby na firmu. Sú to doklady z modulov „Tovar", „Predaj", „Nákup", „Peniaze" a „Účtovníctvo". Potvrdením voľby napr. „Vydané faktúry" sa otvorí tabuľkový prehľad vydaných faktúr vybranej firmy, s ktorým môžete pracovať rovnako ako v samostatnej voľbe „Vydané faktúry" v module „Predaj".
Pomocou tlačidla „Hromadné zmeny" môžete vykonávať hromadné zmeny u položiek evidencie. Hromadné zmeny možno vykonávať nad rôznou skupinou položiek: iba u vybraných položiek alebo u všetkých zobrazených položiek. Pre vykonanie zmien u vybraných položiek musíte najprv zvoliť položky zaškrtnutím, ktoré sa nachádza na začiatku každého riadku položky. Pri hromadných zmenách všetkých zobrazených položiek vykonajte najprv požadovanú filtráciu. Potom stlačením tlačidla „Hromadné zmeny" a výberom požadovaného spôsobu hromadnej zmeny otvoríte „Sprievodcu hromadnými zmenami". V sprievodcovi pomocou rozbaľovacieho zoznamu vyberiete pole, ktoré chcete zmeniť, a vyplníte jeho novú hodnotu. Všetko potvrdíte tlačidlom „Dokončiť" a zmeny sa okamžite premietnu.
Upozornenie: Vykonané zmeny sú nevratné, používajte teda túto funkciu s rozvahou.
Po stlačení tlačidla „Aktualizovať všetko" program vykoná aktualizáciu údajov v adresári obchodných partnerov. Počas aktualizácie nie je možné v aplikácii vykonávať iné činnosti; priebeh procesu aktualizácie je viditeľný a možno ho stlačením tlačidla Zrušiť ukončiť. Po dokončení procesu sa zobrazí informácia o počte nájdených aktualizácií firiem.
Aktualizujú sa informácie o:
Spoľahlivosti platiteľa DPH
Bankových spojeniach
Zrušení firmy
Tieto informácie sa zobrazujú v stĺpcoch „Zrušenie" a „Nespoľahlivý platiteľ"; pre viditeľnosť týchto stĺpcov je potrebné stĺpce pridať do zobrazovaných polí, ako je popísané v kapitole „Práca s dátovými oknami". Informácie o bankových spojeniach nájdete na záložke „Bankové spojenie" na karte každého obchodného partnera. Tieto bankové spojenia sa sťahujú priamo z registra platiteľov DPH.
Aktualizácia sa vykonáva manuálne (najlepšie každý deň) stlačením tlačidla „Aktualizovať všetko", ktoré nájdete na hornej lište tabuľky.
__________________________________________________________________
Filtračné roletky
Pod hornou lištou je ešte prístupná voľba, kde pomocou rozbalenia zoznamov máte možnosť nastaviť obmedzenie podľa jednotlivých skupín firiem alebo podľa typu vzťahu. Bližšie informácie o type vzťahu sú v kapitole „Hlavný panel".
Pokiaľ je prednastavené „Skupina firiem neobmedzená" a „Typ vzťahu neobmedzený", vidíte v tomto zozname všetky firmy. Ak si vyberiete v roletke voľbu „Dodávateľ", zobrazí sa v zozname iba dodávatelia.
__________________________________________________________________
Hlavný panel
Stlačením tlačidla „Nový" alebo klávesovej skratky Alt+N otvoríte formulár pre nový záznam.
Na hornej lište formulára je rad tlačidiel, ktorých význam je popísaný v samostatnej kapitole „Ovládanie programu". Väčšina tlačidiel sa používa aj v ostatných formulároch.
Detail záznamu:
Tlačidlo slúži na výber dokladov súvisiacich s danou firmou, napr. zvolíte vydané faktúry a zobrazí sa zoznam všetkých vydaných faktúr danej firmy.
Tlačidlo z ARESu načíta do záložky Základné informácie aktuálne parametre firmy; ponúknu sa iba hodnoty tých polí, u ktorých došlo k zmene. Systém vám umožní vybrať, či chcete ponechať existujúcu hodnotu, napr. adresu, alebo či má byť nahradená novou hodnotou, napr. keď sa firma presťahovala. Podmienkou aktualizácie z internetu je vyplnené IČO alebo DIČ a štát.
Po označení príslušných údajov
v stĺpci „Internet" a potvrdení dôjde k aktualizácii údajov.
Názov: Povinné pole, môže obsahovať až 255 znakov. Slúži na uvedenie presného názvu firmy podľa obchodného registra; tento názov sa tlačí na všetky doklady. Upozornenie: po vyplnení názvu firmy systém automaticky vygeneruje prvé slovo z názvu firmy do poľa
Skratka (podľa potreby ju možno prepísať). Pokiaľ ste si v úvodnom nastavení nastavili cudzie jazyky, potom po stlačení tlačidla
môžete pole „Názov" vyplniť v zvolených cudzích jazykoch. Tieto jazykové varianty názvu sa vypisujú do dokladov pri cudziojazyčnej tlači. Stlačením tlačidla
pole pre názov v cudzích jazykoch zavriete.
Názov – druhý riadok: Pole využite v prípade dlhého názvu firmy a napíšte doň tú časť názvu firmy, ktorá sa má tlačiť na dokladoch na druhom riadku. Poznámka: pri poliach Názov a Názov – druhý riadok sa nachádzajú napravo ikony, ktoré umožňujú uviesť názov firmy v zvolených jazykoch aplikácie.
Skratka: Povinné pole, môže obsahovať až 20 znakov. Hodnota musí byť medzi záznamami jedinečná. Obsahuje skratku firmy a vygeneruje sa automaticky po vyplnení názvu firmy (prevezme prvé slovo z poľa Názov); možno ju podľa potreby prepísať. Poznámka: neodporúčame používať skratku, ktorá nesúvisí s názvom firmy (pre jej ťažšie zapamätanie).
EAN: Medzinárodný čiarový kód, ktorý sa zadáva, ak s danou firmou komunikujete elektronicky alebo potrebujete na faktúre tlačiť tento kód pre možnosť používania čítačky.
Skupina firiem: Pomocou
vyberte zo skupín firiem. Pole odporúčame vždy vyplniť. Uľahčíte si prácu pri vyhľadávaní firiem, zjednodušíte zadávanie primárnych účtov pri dokladoch a pod. Možno vybrať z týchto hodnôt: Dodávateľ a Odberateľ
Typ vzťahu: Vyberte pomocou
z pripraveného zoznamu, ktorý nemožno modifikovať – je pevne nastavený. Typ vzťahu sa využíva pri ponuke firiem pri tvorbe dokladov, kde pomôže znížiť počet ponúkaných firiem a urýchliť vašu prácu. Z rolovacieho zoznamu môžete vybrať tieto:
Odberateľ/dodávateľ (predvolená hodnota) – firma sa bude ponúkať na výber pri všetkých dokladoch.
Odberateľ – firma sa bude ponúkať na výber pri vydaných faktúrach, skladových príjemkách, bankových a pokladničných príjmových dokladoch, interných dokladoch a v ostatných pohľadávkach.
Dodávateľ – firma sa bude ponúkať na výber pri prijatých faktúrach, skladových výdajkách, bankových a pokladničných výdajových dokladoch, interných dokladoch a v ostatných záväzkoch.
Výrobca – firma sa bude ponúkať na výber v cenníku na záložke „Ďalšia špecifikácia"
Sociálna poisťovňa – firma sa bude ponúkať na výber v ponuke „Firma" pod voľbou „Nastavenie" na záložke „Moduly" -> „Mzdy" -> „Poistenie".
Zdravotná poisťovňa – firma sa bude ponúkať na výber v ponuke „Zamestnanci" pod voľbou „Personalistika" na záložke „Parametre mzdy" -> „Zdravotné poistenie".
Daňový úrad – firma sa bude ponúkať na výber v ponuke „Firma" pod voľbou „Nastavenie" na záložke „Moduly" -> „Mzdy" -> „Daň".
Všetko – firma s týmto typom sa bude zobrazovať vždy.
Vypĺňanie karty adresára je pre prehľadnosť rozdelené do niekoľkých záložiek.
Záložky v hornej polovici karty:
záložka „Zákl. informácie"
záložka „Poštová adresa"
záložka „Upresnenie"
záložka „Texty"
záložka „Štítky"
záložka „Správa"
záložka „Súhrn. informácie"
záložka „Prílohy"
Záložky v dolnej polovici karty:
záložka „Bankové spojenie"
záložka „Kontakty"
záložka „Miesta určenia"
záložka „Udalosti"
záložka „Rezervácie"
záložka „Certifikáty"
__________________________________________________________________
Záložka „Zákl. informácie"
V tejto záložke vyplníte najdôležitejšie kontaktné údaje firmy
IČO: Osemmiestne identifikačné číslo podnikateľského subjektu pridelené Českým štatistickým úradom, obchodným alebo živnostenským úradom. Po vyplnení tohto poľa program automaticky doplní hodnotu do poľa DIČ. Po vyplnení poľa IČO sa jeho podčiarknutý názov stane aktívnym – ak naň kliknete, spustí sa v internetovom prehliadači webová stránka MFČR s informáciami k danému IČO.
DIČ: Daňové identifikačné číslo pridelené daňovým úradom každej fyzickej či právnickej osobe, ktorá je povinná odvodzovať dane; DIČ právnických osôb sa skladá zo skratky danej krajiny + IČO, DIČ fyzických osôb je tvorené rodným číslom. Hodnota sa dopĺňa automaticky na základe vyplnenia poľa IČO (ak majú IČO a DIČ rozdielne hodnoty, môžete pole DIČ prepísať); po vyplnení poľa DIČ sa jeho podčiarknutý názov stane aktívnym – ak naň kliknete, spustí sa v internetovom prehliadači zoznam platiteľov DPH s informáciami o danom platiteľovi DPH a jeho registrácii.
Nasledujúce údaje vyplňte podľa údajov v obchodnom registri – ide o údaje sídla firmy. Ak firma používa inú poštovú adresu, vyplňte ju na záložke „Poštová adresa".
Údaje o sídle firmy vyplňte podľa informácií obchodného registra.
Ulica: Ak vyplníte pole PSČ a Mesto a potom kliknete do poľa Ulica na jeho podfarbený názov, zobrazí sa v internetovom prehliadači mapy.cz – podľa uvedených údajov na záložke sa načíta miesto, v ktorom sa daný objekt nachádza.
PSČ: Pri vypĺňaní PSČ existuje prepojenie na číselník PSČ. Pri vyplnení platného PSČ sa automaticky vyplní hodnota v poli Mesto.
Mesto: Pri uvádzaní názvu mesta môžete využiť tzv. našepkávač (do poľa začnite písať názov mesta a podľa začiatočných písmen vám číselník poradí názov mesta aj s jeho časťou a zároveň doplní PSČ do poľa PSČ).
Štát: Vyberáte pomocou rolovacej šípky z číselníka Štáty (menu Nástroje – Číselníky – Štáty).
Zodpovedná osoba: Vyberáte pomocou rolovacej šípky z číselníka Osoby a používatelia. Tu uvedená osoba sa automaticky vypĺňa do dokladov na záložku Zodpovedná osoba v ľavom dolnom paneli.
Platiteľ DPH: Ak nie ste platiteľom DPH, nie je nutné tento príznak zaškrtnúť; hodnota má väzbu na obchodných partnerov z EÚ, na doklady (záložka Účtovanie a riadok DPH) a priznanie k DPH.
Nasledujúce hodnoty sú všeobecné elektronické kontakty do firmy. Ostatné konkrétne kontakty – osobné nájdete na samostatnej záložke „Kontakty".
Telefón
Mobil
FAX
WWW
Nespoľahlivý platiteľ
Ak platiteľ závažným spôsobom poruší svoje povinnosti vzťahujúce sa na správu dane, správca dane rozhodne, že tento platiteľ je nespoľahlivým platiteľom. (Zákon č. 235/2004 Zb., o dani z pridanej hodnoty, § 106a)
Ak ste platiteľom DPH a odoberiete službu alebo tovar od vášho obchodného partnera, ktorý je nespoľahlivým platiteľom, automaticky za neho preberáte riziko ručenia za nezaplatenú daň z pridanej hodnoty z daného zdaniteľného plnenia.
Príznak „Nespoľahlivý platiteľ" je needitovateľné pole, ktoré vás informuje o nespoľahlivých platiteľoch DPH. Pre správne zobrazenie nespoľahlivých platiteľov je potrebné najprv vykonať aktualizáciu pomocou tlačidla „Aktualizovať všetko", ktoré sa nachádza na hornej lište tabuľky. Po ukončení aktualizácie budete informovaní, koľko aktualizácií bolo nájdených. Ak je platiteľ nespoľahlivý, automaticky sa v zázname konkrétneho obchodného partnera zaškrtne príznak „Nespoľahlivý platiteľ". Aktualizácia nespoľahlivých platiteľov sa vykonáva cez službu daňového portálu a na jej vykonanie je potrebné mať u platiteľov DPH v adresári uvedené IČO a DIČ.
__________________________________________________________________
Záložka „Poštová adresa"
Poštová adresa (= miesto doručenia faktúry) sa tlačí na faktúre do okienka Poštová adresa, umiestneného vpravo hore. Pri skladaní vytlačenej faktúry na tretiny a vložení do obálky s okienkom je táto adresa v okienku viditeľná. Táto adresa sa tiež zobrazuje pri tvorbe vydanej faktúry na záložke Poštová adresa.
Poštová adresa je zhodná s fakturačnou: Príznak zaškrtnite, ak firma preberá poštu na adrese sídla firmy a záložku ďalej nevypĺňate (pri tlači faktúry sa do okienka Poštová adresa vytlačí adresa zo záložky Základné informácie). Ak nie je poštová adresa zhodná s adresou sídla firmy, vypĺňate nasledujúce polia:
Firma: Názov firmy (vo väčšine prípadov bude zhodný s názvom firmy v hlavičke).
Ulica
PSČ
Mesto
Štát: Hodnoty sa načítavajú z menu Nástroje – Číselníky – Štáty
EAN: Medzinárodný čiarový kód zadajte, ak s danou firmou komunikujete elektronicky alebo potrebujete na faktúre tlačiť tento kód pre možnosť používania čítačky.
__________________________________________________________________
Záložka „Upresnenie"
Stredisko: Ide o informačné pole, ktoré sa nikam nenačítava; poznámka: stredisko je dôležité vybrať na dokladoch, pretože bez jeho zadania sa doklad nezaúčtuje. Môžete ho vybrať pomocou rolovacej šípky zo zoznamu stredísk.
Formát exportu: Zvolíte, v akom formáte budete chcieť mať dáta v prípade ich exportu. Vyberiete pomocou rolovacej šípky z pripravenej ponuky (EDI, XML). EDI – komunikačný formát, európsky štandard pre komunikáciu medzi firmami; poskytujú firmy EDITEL a CCV; nutné zakúpiť, XML – formát dokumentov.
Forma úhrady: Zvolíte, v akej forme budú prebiehať platby s touto firmou (napr. dobierkou, šekom, platobnou kartou, prevodom, hotovosťou, poštovou poukážkou, zápočtom a pod.). Formy úhrady možno nastaviť v číselníkoch.
Pri čiastočnej fakturácii objednávky označiť za hotovú: Ak prijaté objednávky danej firmy budú čiastočne vyfakturované, označia sa stavom Hotovo, nie Čiastočne hotovo.
Cenníková skupina: Zoznam cenníkových skupín z menu Tovar – Cenníkové skupiny; delí odberateľov do skupín v závislosti od stanoveného spôsobu výšky predajných cien.
Zľava [%]: Tu uvedená zľava sa prenáša do dokladov v module Predaj. Pomocou tlačidla Hromadné zmeny na hornej lište tabuľkového pohľadu vo voľbe Adresy firiem je možné toto pole hromadne aktualizovať.
Upozornenie: aktualizujú sa vždy tie firmy, ktoré sú v tabuľkovom pohľade zobrazené, tj. vybrané pomocou filtra. Nie je možné ich vybrať zaškrtnutím poľa naľavo.
Splatnosť [dni]: Ak u daného odberateľa požadujete splatnosť inú, ako máte uvedenú pri danom type vydaných faktúr v menu Predaj – Typy dokladov – Typy vydaných faktúr na záložke Faktúra, vyplňte toto pole; pri vystavení vydanej faktúry sa potom tento údaj v menu Predaj – Vydané faktúry na záložke Hlavná v poli Splatnosť prepočíta na túto hodnotu.
Limit fakturácie: Umožňuje nastaviť limit predaja tovaru určitej firme, ktorá nedodržiava termíny platenia faktúr. Do poľa zadajte celkovú sumu neuhradených faktúr, ktorá je pre daného odberateľa limitná; pri prekročení tohto limitu budete pri ukladaní faktúry na túto skutočnosť upozornení:
Rovnakým spôsobom je obsluha upozornená, ak je limit prekročený počas práve vytvárané faktúry.
Maximálny počet dní po splatnosti: Počet dní, ktoré chcete danej firme (odberateľovi) poskytnúť nad stanovenú dobu splatnosti (minimálne 1 deň); ak evidujete faktúry neuhradené po tomto termíne, budete na túto skutočnosť pri ich vystavovaní upozornení.
Zákaz predaja po prekročení splatnosti: Ak nechcete danej firme po prekročení splatnosti faktúry predať tovar, zaškrtnite tento príznak – vystavovanú faktúru potom nebude možné uložiť. To isté platí aj pre výdajku, rovnako ako faktúru ju nebude možné uložiť.
Nižšie uvedené 2 polia sa zobrazujú na záložke iba za predpokladu, že ste v hlavnom paneli vybrali Typ vzťahu daňový úrad, zdravotná poisťovňa alebo sociálna poisťovňa.
Kód pre tlačivá: Vyplníte kód, ktorý sa musí povinne zobrazovať na úradných tlačivách.
Názov pre tlačivá: Vyplníte názov, ktorý sa musí povinne zobrazovať na úradných tlačivách. U daňového úradu napr. na priznaní k DPH.
__________________________________________________________________
Záložka „Texty"
Texty uvedené na tejto záložke sa objavia na konkrétnej vydanej faktúre pre danú firmu.
Záložku „Texty" obsahujú všetky číselníky, všetky zoznamy. Sú to dve polia, kde si môžete vypĺňať údaje podľa vlastných potrieb. Ich vyplnenie nie je povinné.
Popis: Ľubovoľný komentár.
Upozornenie: Akákoľvek pripomienka.
Oslovenie: Zobrazí sa iba v e-mailovej komunikácii.
__________________________________________________________________
Záložka „Štítky"
Ku konkrétnej firme môžete pripojiť rôzne štítky a vytvoriť si individuálnu kategorizáciu. Napr. u neplatiacich firiem doplníte štítok „Neplatič" a potom pomocou tohto štítku vyhľadáte všetky neplatené firmy.
Pomocou tlačidla „Pripojiť" sa zobrazí tabuľka pre výber štítkov. Z ľavej tabuľky Dostupné štítky presuňte pomocou šípky štítky, ktoré chcete k danej zmluve priradiť, do pravej tabuľky Vybrané štítky, a výber potvrďte tlačidlom „OK".
Spôsob výberu príslušného štítku je popís