Zamykanie dokladov slúži na obmedzenie úprav dokladov vo vybranom období alebo v konkrétnych moduloch. Využijete ho napríklad po dokončení účtovných kontrol, pri príprave daňového priznania alebo vo chvíli, keď potrebujete zamedziť ďalším zmenám v dokladoch.
Zámok môžete nastaviť pre celé obdobie a vybrané moduly, prípadne pracovať so zámkom jednotlivých dokladov.
Kde funkciu nájdete
Funkciu nájdete v ponuke Firma → Zamykání období.
Vo formulári Zamykání období nastavíte, od kedy do kedy má byť vybrané obdobie uzamknuté a ktorých modulov sa má zámok týkať.
Zároveň je možné zamykať jednotlivé doklady. Dá sa to urobiť v jednotlivých agendách pomocou funkcie Zamknout.
Kto môže zamykať doklady a obdobia
Doklady a obdobia môže automaticky zamykať používateľ s prístupovým právom:
administrátor,
účtovník.
Právo zamykať doklady možno delegovať aj na iného používateľa. Nastavíte ho v jeho prihlasovacích údajoch zaškrtnutím príslušného oprávnenia.
⚠️ Upozornenie: Zamykanie dokladov a období je dostupné iba vo variantoch Business a Premium.
Zamykanie období
Ak máte oprávnenie na zamykanie dokladov a období, môžete vo formulári Zamykání období:
úplne zamknúť doklady vo vybranom období a moduloch,
alebo ich zamknúť pre všetkých používateľov okrem účtovníka.
Ak v danom období zamknete konkrétny modul:
nemožno v ňom opravovať doklady,
nemožno do neho pridávať nové doklady.
Vytvorenie nového zámku obdobia
Prejdite do ponuky Firma → Zamykání období.
Kliknite na tlačidlo Nový.
Otvorí sa formulár Zamykání období – Nový záznam.
Vyplňte obdobie, typ zámku a moduly, ktorých sa má zámok týkať.
Záznam uložte.
💡 Nový záznam môžete otvoriť aj klávesovou skratkou Alt + N.
Polia vo formulári Zamykání období
Od
Zadajte dátum, od ktorého má byť uzamknutie platné. Dátum môžete vyplniť ručne alebo vybrať pomocou kalendára.
Do
Zadajte dátum, do ktorého má byť uzamknutie platné. Dátum môžete vyplniť ručne alebo vybrať pomocou kalendára.
Zámek
V poli Zámek vyberte, ako sa majú doklady vo zvolenom období správať.
Typ zámku | Popis |
Otevřeno | Umožňuje bežne pracovať s modulmi a vytvárať nové doklady. |
Zamknuto mimo účetní | Doklady môže upravovať iba používateľ s prístupovým právom účtovník. |
Zamknuto | Doklady nemožno upravovať, mazať ani vytvárať nové. |
⚠️ Upozornenie: Ak boli doklady predtým uzamknuté stavom Zamknuto alebo Zamknuto mimo účetní, nestačí obdobie iba prepnúť na hodnotu Otevřeno. Tým umožníte vytváranie nových dokladov, ale predtým uzamknuté doklady zostanú zamknuté.
⚠️ Upozornenie: Na rovnaké obdobie nemožno nastaviť dva rôzne zámky, a to ani pre rôzne moduly. Zamknuté obdobia sa nesmú prekrývať.
Platnosť v moduloch
Po výbere typu zámku zaškrtnite moduly, ktorých sa má uzamknutie týkať. Zaškrtnutím modulu určíte, že sa všetky doklady v danom module budú riadiť vybraným typom zámku.
V spodnej časti formulára môžete použiť tlačidlá:
Označit vše – označí všetky moduly,
Odznačit vše – zruší označenie všetkých modulov.
Kontrola dokladov pri ukladaní zámku
Pri uložení zámku Flexi skontroluje doklady v zamykanom období a vybraných moduloch.
Pri účtovných dokladoch sa kontroluje dátum zaúčtovania. Pri neúčtovných dokladoch sa kontroluje dátum vystavenia. Uzamknú sa všetky doklady, ktoré podľa týchto dátumov spadajú do zadaného obdobia.
⚠️ Upozornenie: Zadané obdobie nie je daňové obdobie podľa DÚZP, ale účtovné obdobie podľa dátumu zaúčtovania, prípadne dátumu vystavenia pri neúčtovných dokladoch. Do uzamknutého obdobia už nebude možné vykonávať zmeny.
Ak sa vo vybranom období nachádza nezaúčtovaný doklad, Flexi vás na to upozorní. Potom sa môžete rozhodnúť, či zámok napriek tomu uložíte.
Ak chcete zamknúť aj neúčtovné doklady, zaškrtnite voľbu Zamykat i neúčetní doklady.
💡 Doklady s DÚZP spadajúcim do nasledujúceho obdobia môžu byť naďalej zahrnuté do daňového priznania podľa nastavenia a pravidiel pre DPH. Samotný zámok obdobia vychádza z účtovného obdobia, nie z daňového.
💡 Nezaúčtované doklady môže účtovník s oprávnením na zamykanie dokladov a období odomknúť a následne zaúčtovať.
Odomknutie obdobia a dokladov
Ak potrebujete odomknúť účtovné obdobie, nastavte vo formulári Zamykání období pole Zámek na hodnotu Otevřeno. Tým umožníte vytvárať nové záznamy v moduloch za dané obdobie.
Ak potrebujete odomknúť aj jednotlivé doklady alebo položky, otvorte príslušný formulár a použite tlačidlo Otevřít zámek nad zoznamom položiek.
Zobrazenie zámku v agendách
Ak vo formulári Zamykání období nie je pre daný modul a obdobie nič nastavené, zobrazí sa v lište ponúk hodnota Zamknout a s dokladmi možno bežne pracovať.
Ak je modul v danom období uzamknutý, uvidíte v lište ponúk Otevřít zámek.
Zamykanie jednotlivých dokladov
Používateľ s oprávnením na zamykanie dokladov a období môže meniť stav jednotlivých dokladov pomocou dvojtlačidla Zamknout / Otevřít zámek na hornej lište dokladu.
Ľavá, väčšia časť tlačidla slúži na rýchle prepnutie medzi stavmi:
Zamknout,
Otevřít zámek.
Pravá, menšia časť tlačidla otvorí rozbaľovaciu ponuku s ďalšími stavmi:
Stav | Popis |
Otevřeno | Doklad je plne prístupný. |
Prohlédnuto | Doklad je skontrolovaný účtovníkom alebo administrátorom, ale stále prístupný. Ak ho upraví používateľ bez práva zamykania, stav sa automaticky zmení na Otevřeno. |
Zamknuto mimo účetní | Doklad môže upravovať alebo mazať iba účtovník. |
Zamknuto | Doklad nemožno upravovať ani mazať. |
Rovnakým spôsobom môžete pracovať aj s jednotlivými otvorenými formulármi. Tlačidlo nájdete na ich hornej lište.
FAQ
Môžem zamknúť iba niektoré moduly?
Áno. Pri nastavovaní zámku vyberiete konkrétne moduly, ktorých sa má uzamknutie týkať.
Aký je rozdiel medzi stavmi Zamknuto a Zamknuto mimo účetní?
Pri stave Zamknuto nemôže doklad upravovať nikto.
Pri stave Zamknuto mimo účetní môže doklad upravovať iba používateľ s prístupovým právom účtovník.